Pentru optimizarea procedurilor administrative, implementarea procesului de semnare digitala este esențial. Digitalizarea operațiunilor interne cu un soft resurse umane, care include și o semnatura electronica, este necesară pentru a optimiza un număr mare de activități specifice departamentului de HR. În cele ce urmează, vom prezenta mai multe beneficii pe care o semnare digitala a documentelor o aduce în mediul profesional.

Citește și:

» Cum este asigurată securitatea informatiilor în softurile HR
» Transformă-ți afacerea cu instrumente digitale potrivite nevoilor tale

Caracteristicile unei semnaturi digitale

Printr-o semnare digitala, documentelor li se aplică un simbol electronic care atestă faptul că au fost semnate. În funcție de complexitatea acesteia, poate conține semnătura desenată pe o tabletă, numele persoanei care a semnat și data și ora la care a fost semnat un anumit document. Când vorbim de documente oficiale, ele trebuie semnate cu o semnătură electronică avansată sau calificată, care este eliberată de un furnizor autorizat. Ea are rolul de a înlocui semnătura olografă, care necesită de multe ori scanarea hârtiei pentru a fi utilizată în format electronic.

Prin semnare digitala, îți reduci considerabil costurile

În special în companiile cu un număr ridicat de angajați, volumul de documente este ridicat. De exemplu, procesul de induction onboarding al unui nou angajat implică semnarea multor hârtii de către toate părțile implicate. Același lucru este valabil și când un salariat părăsește o organizație. Dacă alegi o semnare digitala pentru toate aceste proceduri, totul se va desfășura mult mai rapid, iar documentele pot fi trimise în format electronic.

În acest fel, costurile cu materialele consumabile se reduc, iar totul se desfășoară într-un timp mai scurt. Totodată, elimini cheltuielile de transport a documentelor printr-o firmă de curierat, în cazul în care acestea trebuie să ajungă la un angajat din alt oraș.

Potrivit unui studiu publicat de Lex-Persona în 2024, 87% dintre persoanele cu putere de decizie au menționat că semnătura electronică le salvează timp valoros. Procesele repetitive, manuale sunt minimizate de o soluție de semnare digitala, care te ajută să eviți erorile umane care pot apărea la procesarea actelor. Prin urmare, productivitatea angajatilor crește, iar ei se pot concentra pe alte obiective strategice. Iată cum tehnologia poate juca un rol important când ne referim la operațiunile de administrare personal.

Securitatea documentelor este avansată

Dacă este folosită o semnătură electronică avansată sau calificată, procesul de semnare digitala implică un anumit nivel de securitate a documentelor, iar acestea pot fi găsite mult mai ușor dacă sunt stocate într-un server cloud sau pe un computer.

Impact pozitiv asupra mediului

Utilizarea unei semnături electronice are un impact pozitiv asupra mediului înconjurător, pe lângă beneficiile în ceea ce privește optimizarea proceselor de resurse umane. Prin semnare digitala, personale nu mai trebuie să călătorească pentru semnarea unui document, ori acesta nu mai trebuie trimis prin curier. Indiferent de locul în care se află, semnatarii pot utiliza o semnare digitala, iar astfel se reduce și utilizarea hârtiei.

True Semnatura Electronică, partenerul tău pentru semnare digitala

Pentru a eficientiza procedura de semnare a documentelor din sfera managementului resurselor umane, folosește True Semnatura Electronică, un modul dezvoltat de UCMS by AROBS. Acesta îți permite semnarea documentelor interne, precum acte adiționale, adeverințe sau cereri ale angajaților din aplicația True HR. Un număr mare de documente pot fi semnate de personalul HR, persoanele din conducerea companiei și de către angajați, prin intermediul acestei funcționalități.

Cei implicați în procesul de semnare vor fi notificați că un document așteaptă o semnare digitala din partea lor, astfel că procedura este rapidă. Softul intuitiv asigură o comunicare mai bună între management, departamentul HR și salariați. De asemenea, din modul se pot urmări stările prin care a trecut documentul și care dintre părțile implicate trebuie să mai aplice o semnătură. Angajații pot accesa această funcționalitate din Portalul Angajatului din secțiunea de cereri proprii.

Semnarea electronică îți aduce beneficii multiple

Beneficiile procesului de semnare digitala în detrimentul metodei clasice sunt multiple. Documentele se semnează și se transmit mult mai rapid, sunt securizate și întreaga procedură este optimizată. Prin urmare, cu o semnare digitala îți dezvolți compania iar semnarea unui număr mare de documente nu va mai reprezenta o sarcină greu de îndeplinit și consumatoare de timp.

Vrei să implementezi în compania ta procesul de semnare digitala? Noi îți propunem o discuție în care să îți prezentăm cum te poate ajuta True Semnatura Electronică să eficientizezi timpul de lucru în cadrul organizației tale. Completează acum formularul pentru a beneficia de un demo gratuit!