Utilizarea softurilor de HR presupune gestionarea unui număr mare de date, iar securitatea informatiilor trebuie să fie optimă în cadrul acestora. Într-un soft resurse umane, dar și într-un program salarii, sunt prezente datele personale ale angajaților, dar și alte informații importante. Din acest motiv, este esențial să fie acordată o atenție deosebită înspre securitatea informațiilor la introducerea acestor date și pe parcursul utilizării soluțiilor software.

Citește și:

» Transformarea afacerii cu cele mai potrivite instrumente digitale
» Îmbunătățește procesul de calcul de salarii cu un program salarizare

Datele personale trebuie păstrate în siguranță

Desfășurarea muncii în sistem remote a adus spre o  vulnerabilitate crescută a datelor din sistemele software. Din cauza unor conexiuni nesigure la internet, acestea pot fi accesate de părți externe mult mai ușor. Într-un studiu realizat în 2020 de către GetApp’s, 45% din respondenți au identificat telemunca drept un risc major în ceea ce privește securitatea informatiilor. Mai ales când este vorba de date din zona resurselor umane, riscurile cresc, fiind vorba de date sensibile, multe dintre acestea având și caracter personal.

Posibilitatea ca datele personale ale angajaților să fie accesate din exterior este un risc major, pe care nu și-l dorește nimeni. Date despre actele de identitate, date bancare, venituri salariale sau examene medicale ale personalului din companie trebuie păstrate în deplină siguranță pentru a evita situații neplăcute. Dacă astfel de date ar ajunge la persoane din exteriorul organizației, angajații și-ar pierde încrederea în companie, iar efectele se vor vedea pe termen lung și în procesele de recrutare.

Securitatea informatiilor, un aspect important la achiziția unui software

Spre exemplu, o persoană răuvoitoare ar putea folosi datele personale ale salariaților pentru a solicita carduri de credit pe numele acestora, acesta fiind doar unul dintre efectele posibile ale unei breșe în securitatea informatiilor. Acest incident ar fi greu de reparat și ar implica pierderi de imagine și pierderi financiare pe termen lung. De aceea, atunci când se alege un soft HR, o atenție specială trebuie îndreptată spre modurile în care este asigurată securitatea informatiilor.

Modalități de a menține la nivel înalt securitatea informatiilor în soluții software de HR

Am vorbit despre importanța de a păstra în siguranță datele personale ale oamenilor din companie. Acum, vom face referire la câteva modalități prin care securitatea informatiilor dintr-un soft de resurse umane sau de salarizare poate să fie la cel mai înalt nivel.

Criptarea celor mai importante informații

Furnizorii de soluții software criptează în general date sensibile pentru a le crește protecția. Atunci când cauți o aplicație pentru compania ta, asigură-te că beneficiază de acest serviciu. Aici poate fi și cazul tabelelor din softul HR, care de cele mai multe ori conțin informații personale și sunt exportate pentru a fi folosite în diverse scopuri.

Colaborare strânsă între dezvoltatorii software și departamentul juridic

Când se dorește analiza securității unui software sau implementarea unuia nou, este foarte util ca specialiștii în domeniul juridic să fie consultați, pentru ca ei să facă o evaluare în legătură cu securitatea informatiilor și să propună noi metode pentru acest scop.

Oferă acces doar unde este necesar

Permite oamenilor din echipă să acceseze doar ceea ce au nevoie din platforma de HR. De exemplu, superiorii ar putea avea posibilitatea să vizualizeze informații despre veniturile salariale, dar nu și despre datele bancare sau date personale amănunțite. Astfel, informațiile sensibile vor avea un risc mai scăzut de a ajunge în exterior fiindcă au parte de o expunere redusă.

Traininguri regulate despre securitatea informatiilor

Uneori, se poate întâmpla ca din cauza unei greșeli făcute de un membru al companiei, cineva din exterior să aibă acces la diverse date importante din interiorul organizației. De aceea, este important ca persoanele care au acces la informații de HR să beneficieze cu regularitate de instructaj în domeniul securității datelor. În acest mod, șansele ca ei să comită astfel de erori vor scădea considerabil. Trainingurile pot fi oferite de furnizorul de soluții software sau de un alt partener.

Utilizarea unor parole greu de descifrat

Este foarte important ca angajații să-și țină în deplină siguranță parola de acces în softuri precum portalul angajatului. Totodată, este recomandată folosirea unei parole puternice și complexe, cu caractere de diferite feluri. Mai mult, aceasta trebuie schimbată cu regularitate pentru ca securitatea informatiilor să nu aibă de suferit.

Plan bine stabilit în caz de breșe de securitate

Chiar dacă toate regulile necesare pentru o protecție solidă a datelor sunt respectate, pot exista riscuri. De aceea, este necesar să ai un plan bine pus la punct atunci când securitatea informatiilor are de suferit. Securitatea sistemului și a datelor va fi restabilită mult mai rapid prin existența unor proceduri clar stabilite dinainte  în această direcție. De asemenea, când are loc o breșă în securitatea informatiilor, trebuie notificați cei vizați de furtul de date și contactate autoritățile cât mai rapid. Dacă toata lumea știe ce are de făcut în timp util, pierderile se pot diminua considerabil.

Protecția datelor personale trebuie să fie o prioritate în organizații

Datele personale ale angajaților trebuie protejate cât mai bine de către companie, căreia îi revine responsabilitatea de a lua toate măsurile care o privesc pentru a menține la nivel înalt securitatea informatiilor. Totuși, este nevoie de un efort comun din partea tuturor membrilor organizației pentru a păstra în siguranța date ce nu trebuie să ajungă în atenția unor persoane din exterior. Măsurile luate din timp în scopul de a asigura securitatea informatiilor vor scădea semnificativ șansele ca organizația din care faci parte să aibă de suferit la acest capitol.