Sfaturi utile pentru a organiza o video conferință eficientă

O video conferință este un instrument foarte util în aceste vremuri. De aceea, a devenit o parte importantă la locul de muncă. Mai ales că numărul persoanelor care lucrează în regim work from home cel puțin o dată pe săptămână este într-o continuă creștere. Mai exact, studiile arată că este vorba despre un procent de 70% din populația globului. De aceea echipele sunt divizate în toate orașele, țările sau chiar continentele, iar organizarea conferințelor video a devenit o soluție la îndemâna oricui.

Citește și:

» De ce este important să oferi angajaților un pachet salarial atractiv?
» Cum să menții un stil de viață echilibrat când muncești de acasă?

Cu ajutorul unei camere web și un microfon se pot organiza discuții ca și cum toți cei de față s-ar afla într-o încăpere comună.

De aceea, precum în cazul întâlnirilor fizice, și pentru o video conferință se solicită o planificare prealabilă. Doar așa te asiguri că acesta va fi productivă. Indiferent că este prima dată când organizezi o video conferință, sau ai deja un exercițiu în acest sens, iată câteva aspecte de care să ții cont:

1.Ține o agendă

Organizarea este punctul cheie în majoritatea activităților. Notarea într-o agendă a unui plan de discuție te va ajuta să știi durata conferinței. Astfel participanții vor ști la ce să se aștepte. Prin urmare îți pot organiza timpul mai eficient. Dar nu numai atât.

Șansele ca aceasta să își atingă scopul sunt mai mari. De asemenea, este mai puțin probabil ca aceasta să fie încheiată prematur.

Acest aspect le va permite participanților să pregătească în prealabil întrebările la care caută răspunsuri. Creezi astfel tuturor oportunitatea de a se pregăti în avans, iar timpul petrecut în video conferință va decurge mai rapid.

2.Setează data în calendar

De câte ori ți s-a întâmplat să îți amintești pe ultima sută de metri de un eveniment și să faci pregătirile în grabă? Ei bine, este o problemă comună pentru persoanele care au foarte multe sarcini de îndeplinit. Notează data conferinței în calendar. Setează alerte regulate, astfel încât să te asiguri că vei beneficia de timpul necesar pentru a te pregăti corespunzător.

3.Fă un test în avans

Tehnologia poate creat uneori probleme. Pot interveni blocaje în video conferință pe care nu le putem controla, ori, în alte cazuri nu suntem confortabili cu utilizarea ei. De aceea, o testare prealabilă este recomandată.

Dacă vei vorbi toată video conferința într-un microfon defect se vor rata informații vitale. În aceeași ordine de idei, dacă te vei alătura mai târziu conferinței din cauza că va trebui să fixezi anumite probleme tehnice, va fi o risipă de timp. Mulți participanți își vor pierde răbdarea, astfel încât unii participanți vor părăsi conferința. Nu îți dorești asta.

Cel mai bun mod de a evita acest lucru? Testează echipamentul înainte de a începe fiecare video conferință. Adică telefonul, microfonul, camera web și conexiunea la internet. Dacă utilizezi un software dedicat pentru video conferință, asigură-te că ai totul descărcat în prealabil.

4.Menține activă atenția participanților

Deja ne-am obișnuit cu toții că în cadrul unei video conferințe mulți dintre participanți se ocupă cu alte activități. Studiile o confirmă. Conform unui sondaj creat de Intercall, cea mai mare companie internațională de teleconferințe, 65% din respondenți au afirmat că în timpul unei video conferințe fac și alte activități.

Cum poți menține participanții activi? Printr-o prezentare atrăgătoare, un discurs prezentat cu fluctuații potrivite ale vocii. Asigură-te că atragi atenția asupra aspectelor importante prin intonația potrivită. Mai mult, încearcă să faci și câteva glume, dacă natura conferinței o permite. Nu uita nici să îi provoci la discuție prin adresarea de întrebări.

5. Păstrează legătura cu participanții după apel

Conform unui studiu al Universității Iowa memoria auditivă tinde să fie mai puțin eficientă decât cea tactilă sau vizuală. Așa se explică motivul pentru care mulți dintre noi uităm detaliile unui discurs dacă nu luăm notițe. De aceea este util ca după încheierea conferinței, să trimiți un scurt rezumat despre ceea ce s-a discutat. Astfel te asiguri că nimeni nu a ratat informațiile importante și, mai ales, că nu vor fi uitate.