Cum se poate folosi semnătura electronică în companii?

Contextul epidemiologic din ultimul an ne-a îndemnat la adoptarea unor măsuri de urgență care să ne ajute să ne adaptăm la noua realitate. Se vorbește tot mai mult despre eficientizarea modului de lucru, despre digitalizarea procedurilor și reducerea sarcinilor redundante, astfel încât să se simtă o influență pozitivă asupra pieței muncii, aducând avantaje atât angajatorilor, cât și angajaților.

Citește și:

» Ce avantaje îți oferă modulul True Semnătură Electronică?
» Odată cu transformarea digitală gestionarea pontajului angajaților este mai ușoară

Sănătatea este pusă pe primul plan, de aceea, majoritatea măsurilor adoptate au scopul de a oferi protecție, prin minimizarea interacțiunii umane. În domeniul HR aceasta a fost și este încă o reală provocare. O măsură menită să ofere un răspuns la aceasta, este implementarea semnăturii electronice, asupra căreia s-au conturat noi reglementări.

În ce condiții se poate folosi semnătura electronică în departamentele de HR?

Modalitățile în care se poate folosi semnătura electronică în departamentele de HR sunt reglementate în OUG 36 /2021. În noile condiții de lucru, telemunca a devenit principala formă de prestare a activității. Ținând cont de nevoia de îmbunătățire continuă a modului în care afacerile își desfășoară activitatea, alături de simplificarea procedurilor de HR, semnatura electronica avansată sau semnătura electronică calificată se poate utiliza la încheierea contractului de muncă. Totuși, acesta trebuie să fie însoțită de marca temporală electronică sau calificată, alături de sigiliul calificat al angajatorului.

Mai mult decât atât, angajatorului i se permite aplicarea semnăturii electronice pe orice document din sfera relațiilor de muncă dintre el și angajat. Desigur că se dorește sporirea eficienței și reducerea timpului de lucru alocat birocrației. De aceea, semnătura electronică este validă pe orice tip de document, atâta timp cât acesta este întocmit electronic și validat cu o semnătură electronică avansată.

În aceeași măsură, semnătura electronică devine recunoscută chiar și în relația dintre angajator și instituțiile statului. Prin urmare, orice document întocmit semnat electronic este valid, nesolicitându-se semnătura olografă.

Ce obligații revin angajaților în vederea utilizării semnăturii electronice?

Dacă angajatorului i se permite aplicarea semnăturii electronice pe toate documentele necesare din raportul de muncă, angajatului nu este obligat să semneze la rândul lui, electronic. Totuși, este important ca atât angajatorul, cât și angajatul, pe același document să opteze pentru același tip de semnătură. Adică, ambii semnează electronic sau olograf.

De asemenea, având în vedere că documentele se trimit în format electronic, mai ales în condițiile de telemuncă, angajatul este obligat garanteze securitatea informațiilor oferite, datele fiind confidențiale.

Cum te putem ajuta noi să facilitezi procesul de semnare a documentelor?

Pentru a veni în ajutor departamentelor de HR, am creat în softul de administrare personal True HR modulul True Semnatura Electronica. Astfel, atât angajatorul, cât și angajații pot semna toate documentele generate din secțiunea de contracte, simplu și rapid. De ce să alegi acest modul?

1. Poți aplica semnătura digitală pe orice fel de documente care se generează din True HR generate din secțiunea de contracte sau care provin din surse externe;
2. Poți crea un flux de documente ce urmează să fie semnate și, printr-o singură mișcare să aplici semnătura pe toate documentele existente în flux;
3. Beneficiezi de securitate deplină, la documente având acces doar persoanele autorizate;
4. Poți aplica semnătură electronică cu certificat calificat;
5. Economisești resurse financiare și eficientizezi procesul de semnare al documentelor.

Aplică semnătura electronică pe documentele ocr-izate

Alături de caracteristicile prezentate mai sus, semnătura electronică poate fi aplicată și pe documentele ocr-izate, adică documentele convertite în format digital, cu text tipărit sau scris de mână. Printre acestea se numără adeverințele de medicina muncii, care pot fi semnate mult mai rapid în format digital, în comparație cu o operațiune manuală repetitivă.

Soluțiile noastre inovatoare pentru managementul resurselor umane și al salarizării True HR, respectiv dp-Payroll au o experiență de peste 25 de ani și sunt folosite cu încredere de peste 500 de companii, din industrii diverse, precum banking, BIG4, BPO, IT, servicii medicale, producție, retail, automotive, mass-media și advertising, transport, servicii și construcții.

Haide să discutăm și găsim cea mai bună soluție pentru compania ta!