Care sunt caracteristicile unui stat de plata?

Printre documentele care sunt gestionate lunar în rândul companiilor, se numără și un stat de plata, care conține mai multe informații. Acesta atestă calculul veniturilor salariale ale angajaților și este un document justificativ de înregistrare în contabilitate a notelor contabile de salarii. În același timp, demonstrează plata salariilor către angajați și se întocmește lunar. Prin urmare, un stat de plata este un document important din sectorul financiar-contabil și trebuie întocmit în mod obligatoriu.

Citește și:

• Încetarea contractului de muncă: ce trebuie să știi despre preaviz demisie
• Cum se calculează concediul medical? Iată tot ce trebuie să știi

Document care atestă plata salariilor

Una dintre activitățile principale de HR și salarizare din cadrul unei companii este plata angajaților, care presupune realizarea unui stat de plata. O companie în care există angajați, cărora le oferă un salariu pentru munca realizată, are obligația de a întocmi și de a păstra documente justificative privind cuantumul plăților cuvenite și efectuate, așa cum este un stat de plata. În acest sens, art. 168 din Codul Muncii prevede că:

• ”(1) Plata salariului se dovedeşte prin semnarea statelor de plată, precum şi prin orice alte documente justificative care demonstrează efectuarea plăţii către salariatul îndreptăţit.”
• ”(2) Statele de plată, precum şi celelalte documente justificative se păstrează şi se arhivează de către angajator în aceleaşi condiţii şi termene ca în cazul actelor contabile, conform legii.”

Stat de plata – definiție și caracteristici

Un stat de plată este un document care cuprinde informații despre salariile angajaților, despre contribuțiile la asigurări sociale și de sănătate, impozite, retineri salariale și alte sume cuvenite salariaților sau pe care aceștia le datorează. Fiind un document de natură justificativă, un stat de plata trebuie să cuprindă cuantumul sumelor virate atât angajaților, cât și către bugetul de stat.

Statul de plată mai poartă și denumirea de stat de salarii, denumire care poate fi găsită în diferite acte normative și cu precădere în ORDINUL MFP nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015. Statele de plată nu trebuie confundate cu documentele de natură informativă care se transmit angajaților, cum ar fi fluturasi de salariu cu detalii complexe despre veniturile individuale.

Ce informații trebuie să conțină un stat de plata?

Statul de plată este un document confidențial, care trebuie să conțină câteva informații în mod obligatoriu:

• denumirea documentului;
• numărul documentului și data la care a fost întocmit;
• luna și anul pentru care a fost realizat;
• numele persoanei care întocmește documentul;
• denumirea companiei, a secției și a serviciului;
• contribuția individuală de asigurări sociale;
• contribuția individuală la bugetul asigurărilor pentru șomaj;
• contribuția individuală de asigurări sociale de sănătate;
• cheltuieli profesionale;
• informații despre reținerile personale;
• deducerea personală de bază;
• deduceri suplimentare;
• venit baza de calcul;
• impozitul calculat și reținut;
• salariul net al angajatului;
• semnăturile conducătorului unității, a șefului departamentului financiar-contabil, a persoanei care întocmește statul de plată.

Documente și informații necesare pentru a întocmi un stat de plata

Documentele pe baza cărora se întocmește un stat de plat sunt: informațiile despre pontaj (evidenţa timpului lucrat efectiv), evidenţa şi documentele privind reţinerile legale, listele de avans chenzinal, concediile de odihnă, certificatele medicale sau alte documente relevante.

În activitatea fiecărui angajat, pot apărea situații de rețineri salariale, ce trebuie operate din salariul pe care acesta îl încasează de la locul de muncă și transferate către terți (alte entități, bănci, persoane, etc.). Este cazul unor executări silite sau pensii alimentare, ori alte obligații de natură juridică. La realizarea statului de plată trebuie să se țină cont si de aceste situații și evidențe înainte de calculul salariului.

Salariile angajaților se virează odată sau de două ori pe lună, în baza înregistrărilor dintr-un stat de plata. Avansul, lichidarea, etc., sunt incluse și ele în statul de salarii, pentru ca documentul să cuprindă întreaga sumă a salariului calculat și toate reținerile legale din perioada de decontare.

Cine întocmește un stat de plata?

Întocmirea statului de plata în cadrul companiilor nu este de obicei responsabilitatea exclusivă a unei singure persoane sau a unui singur departament, în funcție de dimensiunea organizației. Sursa de proveniență a datelor care sunt necesare pentru evidența sumelor de plată poate să difere. De aceea, într-o companie cu o organigrama mai complexă, pot să contribuie la întocmirea unui stat de plata următoarele departamente:

• departamentul financiar-contabil;
• departamentul de salarizare sau de resurse umane;
• persoana autorizată să exercite controlul financiar în companie, dacă este cazul.

Un stat de plată poate fi întocmit mult mai simplu cu ajutorul unui program salarii, prin care pot fi generate toate informațiile incluse în raportul respectiv. Prin digitalizarea procedurii, se eficientizează o activitate complexă care implică birocrație și procese consumatoare de timp.

Cine semnează statul de plată?

Semnarea statului de plată lunar atestă faptul că salariile au fost virate către angajați, și că informațiile prezente în document sunt corecte. Când ne referim la persoana responsabilă de semnarea documentului, Ordinul nr. 2634/2015 cu modificările ulterioare ne face precizarea că ,,Statul de salarii se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii”. Potrivit regulilor interne ale fiecărui angajator, aceasta poate fi, spre exemplu: managerul companiei, managerul departamentului financiar-contabil sau angajatul care a calculat salariile și a întocmit statul de plată. Semnatarul documentului răspunde pentru validitatea unui stat de plata.

Termen de păstrare și arhivare

Conform art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 cu modificările ulterioare, registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară, se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.

În ceea ce privește arhivarea unui stat de plata, au apărut recent anumite actualizări, după cum vom menționa în cele ce urmează. Conform Legii nr. 195/2022, care completează art. 25 din Legea nr. 82/1991, începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaraţie informativă privind impozitul reţinut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligaţia legală de a depune declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate, la Agenţia Naţională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani.

Acest articol a fost redactat în colaborare cu un consultant legislativ și reprezintă un suport informațional pentru cititorii site-ului truehr.ro.