Întrebări utile la cumpărarea soluției de gestionare resurse umane | Partea 1

Dacă ai decis că este momentul să apelezi la o soluție de gestionare resurse umane și salarizare în vederea automatizării procedurilor administrative, atunci trebuie să prospectezi în prealabil piața. Cu cât există o gamă mai variată de produse, cu atât ne este mai greu să îl alegem pe cel mai potrivit nevoilor noastre. Asta se întâmplă și în cazul soluțiilor IT. O scurtă căutare pe Google ne va afișa o diversitate de variante software pentru o aplicație HR și payroll de gestionare resurse umane. Cu funcții diverse, cu o prezentare atrăgătoare, multe anunțuri vor încerca să te convingă că ”aceasta este soluția potrivită pentru compania ta”.

Totuși, cum reușești să filtrezi informațiile și să alegi o aplicație HR potrivită pentru afacerea ta? Prin adresarea întrebărilor corecte. Iată câteva sugestii de întrebări pe care să le adresezi furnizorilor, astfel încât să obții cele mai utile informații.

1. Pentru ce număr de angajați se pliază această soluție de gestionare resurse umane și payroll?

Este important să abordezi această problemă. Unele soluții de gestionare resurse umane au funcționalități reduse, potrivite pentru start-up-uri, întreprinderi mici, întreprinderi mijlocii, în timp ce unele sunt complexe și se adresează unor corporații.

2. Activitatea firmei este extinsă la nivel global sau doar local?

Având în vedere diversitatea culturală, experiența firmelor care activează la nivel global este la alt nivel. A reuși să te adaptezi la cerințele unei piețe atât de diverse este cu adevărat o performanță, demnă de luat în considerare.

3. Această aplicație HR este pliabilă pentru nevoile afacerii mele?

Cu cât o aplicație HR este mai configurabilă, cu atât îndeplinește mai concret nevoile unei afaceri. De aceea este important să te orientezi spre soluții de gestionare resurse umane care au experiență în industrii diverse.

4. Ați mai implementat această soluție de gestionare resurse umane și payroll pe acest domeniu de activitate?

Experiența implementării pe domeniul de activitate al companiei tale îți este benefică, deoarece soluția va fi mai ușor de adaptat pentru nevoile tale.

5. Soluția permite stocarea datelor în Cloud?

O soluție de gestionare resurse umane care stochează datele în Cloud permite o mai mare flexibilitate de utilizare. De asemenea, spațiul de stocare al datelor este mai mare, iar riscul de pierdere a lor este scăzut.

6. Aveți un ghid de utilizare a aplicației?

Noile tehnologii necesită anumite cunoștințe pentru a putea fi utilizate la capacitate maximă. Nu este niciun secret că oamenii care lucrează în domeniul HR nu sunt foarte tehnici. De aceea trebuie să te asiguri că angajații tăi vor putea utiliza această soluție de gestionare resurse umane și payroll în mod corespunzător.

7. Sub ce formă pot achiziționa aplicația?

Există companii care îți oferă posibilitatea de a cumpăra o aplicație HR cu licență și companii care o oferă spre închiriere sau chiar ambele variante. Cere mai multe detalii despre acest aspect.

8. Pot beneficia de suport tehnic?

Nu puține sunt situațiile în care ai nevoie de suport din partea specialiștilor. Întreabă dacă beneficiezi de asistență tehnică și dacă se percep costuri suplimentare / dacă este inclus în pachet.

9. Ce servicii sunt incluse în prețul total ofertat?

Cu cât știi toate detaliile despre preț de la început, cu atât mai bine poți segmenta piața. Politica de prețuri este foarte diferită de la o companie la alta. Pentru a putea compara prețurile, este necesar să cunoști toate serviciile care se taxează.

10. Care sunt costurile pentru modificările / configurările ulterioare?

Odată cu utilizarea aplicației de gestionare resurse umane este posibil să conștientizezi că ai nevoie de noi funcționalități sau că cele pe care deja le utilizezi au nevoie de îmbunătățiri. Dacă știi bugetul total alocat pentru implementarea unei soluții de gestionare resurse umane și payroll, trebuie să ai în vedere și costurile ulterioare.

11. Soluția de gestionare resurse umane are un sistem de securitate al datelor?

Cu atât mai mult cu cât politica de GDPR este foarte strictă. Interesează-te despre modalitatea prin care aplicația asigură protecția datelor angajaților și care sunt modalitățile de logare în aplicație. Optează pentru soluțiile care permit autentificarea în doi pași. Astfel riscul ca datele să ajungă la persoane neautorizate este diminuat.

12. Se poate integra acest soft de resurse umane și payroll cu alte platforme?

Importul de date dintr-o platformă în alta este o funcție necesară. Asigură-te cu nu pierzi datele angajaților, istoricul modificărilor lor sau, că nu ești nevoit să le înregistrezi manual.

13. Ce funcționalități îmi oferă această soluție de gestionare resurse umane și payroll?

Dacă știi care este scopul utilizării unui program pentru administrarea personalului și a salarizării, atunci solicită detalii pentru a afla dacă softul în cauză oferă o soluționare concretă a problemelor tale.

14. Care este viteza de procesare a datelor?

Cere specificații tehnice despre soft. Iar dacă nu stăpânești bine acest domeniu, informează-te în prealabil.

15. Cum se procedează în cazul modificărilor legislative?

În cazul achiziționării unui soft payroll, legislația este un punct primordial. În realizarea fiecărui calcul salariu net ai nevoie de respectarea legislației. Ei bine, cum procedezi când intervin modificări? Află acest aspect direct de la furnizor.

16. Există posibilitatea de a crea fluxuri de lucru personalizate?

Fiecare companie are proceduri specifice de lucru. În ce măsură aplicația va permite păstrarea ritmului de lucru deja creat? Ai nevoie de un răspuns la această întrebare.

17. Cine face implementarea softului? O echipă internă sau trebuie să apelez la o echipă specializată?

Cu cât știi mai specific modul în care se desfășoară procesul de implementare, cu atât poți realiza o estimare a costurilor mai exactă.

18. Cât durează procesul de implementare a softului?

Vezi în ce măsură îți influențează activitatea procesul de implementare. Este important să știi dacă în această perioada activitatea din departamentul de resurse umane îți este restricționată.

19. Ce presupune procesul de implementare și ce resurse implică?

Află din timp dacă ai nevoie de anumite materiale, pentru ca procesul de implementare să ocupe cât mai puțin timp.

20. După implementarea softului beneficiez sau nu de un training de utilizare?

Odată instalată aplicația trebuie să înveți să o utilizezi. Asigură-te că vei primi trainingul necesar.

Înainte de a alege un soft de HR și payroll este nevoie de o bună documentare asupra existente. Cu atât mai mult cu cât este vorba despre eficientizarea procedurilor de lucru din afacerea ta. De aceea vom continua într-un articol viitor lista de întrebări pe care să le adresezi furnizorului de software în vederea alegerii celei mai bune variante pentru afacerea ta.