Clasic sau Digital? – Excel sau software payroll?

Lectură de 4 minute

Trecerea la operațiuni de salarizare efectuate cu un software payroll este soluția găsită de companii pentru a diminua timpul necesar acestor activități. Mediul profesional încearcă să se adapteze la noile condiții de lucru, schimbate în urma pandemiei, motiv pentru care procesul de digitalizare este accelerat în multe organizații. Implemetarea unei aplicații payroll ajută organizațiile în optimizarea fluxului de lucru prin valorificarea tehnologiilor disponibile.

Un software payroll poate părea dificil de utilizat, motiv pentru care unii specialiști HR ar putea să prefere metodele clasice. Totuși, un sistem de salarizare digital poate fi operat cu un minim de cunoștinte tehnice și reduce volumul de muncă într-o măsură semnificativă.

Citește și:

» Cum te ajută softurile în dezvoltarea organizationala
» Cele mai frecvente greșeli din procedura de salarizare și cum să le eviți

De ce să înlocuiești metodele clasice cu un software payroll?

Procedurile complexe de payroll sunt foarte importante pentru fiecare organizație. Remunerația personalului realizată cu acuratețe și la timp, este esențială pentru a evita nemulțumiri din partea angajaților, un moral scăzut al acestora și reducerea performanței la locul de muncă. De asemenea, întârzierea efectuării unor plăți poate aduce probleme privind reputația companiei sau de alte natură.

Prin intermediul unui software payroll, îți poți desfășura activitatea de salarizare cu o viteză mai mare, eficiență și precizie. În continuare, îți vom prezenta pe larg câteva dintre avantajele aduse de digitalizarea procedurilor de salarizare.

Eficientizarea costurilor pe termen lung

În general, departamentul de resurse umane are nevoie de foarte mult timp pentru a gestiona manual  toate procesele de salarizare, de la calculul de salarii, corecții de calcul, rapoarte, depunerea unor documente către instituțiile statului și altele. Utilizarea unui software payroll pentru astfel de operațiuni reduce timpul de lucru necesar pentru efectuarea lor și diminuează semnificativ cheltuielile companiei. Prin implementarea tehnologiei potrivite, poți evita să cheltui sume mari și să petreci un timp îndelungat pentru sarcini administrative, ce pot fi realizate mult mai ușor prin digitalizarea lor.

Reducerea riscului de apariție a unor erori umane

Spre deosebire de operațiunile clasice, efectuate manual într-un document Excel, un software payroll minimizează riscul unor greșeli în operațiunile de salarizare, iar dacă ele apar, se pot corecta cu ușurință. Într-o platforma digitală de payroll, datele angajaților trebuie introduse o singură dată, și nu de fiecare dată când se efectuează o plată către ei.

În acest fel, vor scădea semnificativ șansele de a apărea greșeli la introducerea informațiilor despre salariați, sau despre veniturile lor salariale. Cu mai puține oportunități de a introduce manual informații inexacte, un software payroll reduce riscul unor erori umane în procedurile lunare sau recurente, efectuate de către specialiștii HR.

Accesibilitatea documentelor

Fie că ne referim la un angajat care caută informații despre un salariu de pe o lună anterioară, sau o persoană din management care încearcă să acceseze un anumit raport, un software payroll simplifică găsirea informațiilor necesare, ele fiind centralizate. Mai multe tipuri de rapoarte și informații de salarizare pot fi stocate online și accesate în siguranță de către specialiști HR sau manageri, care au nevoie la un moment dat să le vizualizeze. Totodată, stocarea datelor este nelimitată și nu ai nevoie de spațiu fizic pentru a le depozita, și ulterior de un timp îndelungat pentru a le căuta și accesa.

Posibile provocări la utilizarea unui software payroll

Când vorbim de o metodă digitală pentru procesele de salarii, o zonă în care ar putea apărea dificultăți este cea de stabilitate și siguranță privind securitatea datelor. În acest sens, există mai multe recomandări care pot fi făcute utilizatorilor atunci când accesează un software payroll. De asemenea, există soluții precum: dubla autentificare, criptarea datelor, un back-up al informațiilor și planuri bine stabilitate dacă apar breșe de securitate.

În comparație, dacă documentele despre angajați și despre veniturile lor sunt păstrate în format fizic, așa cum se procedează în modul clasic, trebuie luată în considerare arhivarea lor într-un loc sigur, accesibil doar persoanelor cu responsabilități în acest sens. Chiar și așa, datele confidențiale pot fi văzute în mod accidental atunci când sunt tipărite.

Cu un software payroll, securitatea informatiilor este asigurată și prin acordarea unor roluri specifice utilizatorilor, astfel încât fiecare să aibă acces doar la informațiile de interes, necesare pentru operațiunile pe care le desfășoară.

De ce să alegi un software payroll?

Atunci când numărul de angajați din compania ta este în continuă creștere, volumul de documente care trebuie gestionat de specialiștii HR și numărul de operațiuni ce trebuie efectuate crește considerabil. Prin urmare, o soluție digitală de administrare personal și un software payroll le sprijină activitatea, contribuind la proceduri eficiente și la creșterea productivității.

Adaptabilitatea unui software payroll în funcție de nevoile și particularitățile companiilor este un factor determinant pentru utilizarea lui. Pentru ca echipa pe care o ai în cadrul companiei să funcționeze la nivel înalt și să-și desfășoare activitatea eficient, alegerea unui sistem digital de payroll este un pas mare în direcția potrivită.

Software payroll cu experiență de la UCMS by AROBS

Dacă îți dorești o soluție digitală pentru a efectua operațiuni complexe de salarizare, descoperă dp-Payroll de la UCMS by AROBS. Acest software payroll creat în urmă cu 25 de ani este inovat constant și reprezintă o soluție sigură pentru specialiștii HR.

Modul intuitiv de folosire și suportul specializat oferit utilizatorilor sunt particularități care definesc aplicația noastră, fiind de asemenea ușor configurabilă și actualizată în permanență cu modificările legislative.

Prin urmare, te invităm la o discuție cu specialiștii UCMS by AROBS pentru a-ți prezenta în detaliu caracteristicile aplicației dp-Payroll. Completează formularul și programează un demo gratuit și vei avea ocazia să descoperi cum îți poate sprijni activitatea un software payroll.