Atunci când ai de ales între o soluție software de HR cunoscută pe piață, și opțiunea de a dezvolta și implementa una nouă, de la zero, este esențial să iei mai multe lucruri în considerare. În primul rând, trebuie să-ți identifici propriile nevoi, și să alegi aplicația HR capabilă să răspundă atât la nevoile de moment, cât și la cerințele ulterioare ale organizației. În continuare, vom analiza principalele diferențe dintre cele două tipuri de soluții software.

Particularitățile unui software consacrat

Un software HR recunoscut pe piață este dezvoltat de-a lungul multor ani, fiind utilizat de o serie de clienți, din diferite industrii și testat pe o varietate de nevoi. Astfel, îți permite să gestionezi un număr mare de procese. Este o soluție stabilă, care totuși are și câteva dezavantaje:

• ciclurile de dezvoltare sunt mai lungi;
• soluția poate fi uneori mai costisitoare;
• cel mai probabil va implica o implementare mai complexă.

Dacă este, însă, tipul de soluție potrivit pentru compania ta, avantajele cu care vine ți se vor părea semnificativ mai importante:

• soluția a fost testată în tot felul de situații specifice, pe o bază mare de clienți;
• disponibilitate promptă a departamentului de suport, pregătit să răspundă la întrebări.

Cu ce atuuri și dezavantaje vine un program nou-dezvoltat?

Încă de la început te poți gândi că a dezvolta un program de la zero poate fi exact ce ai nevoie pentru că este croit pe cerințele tale și poate, evident, să îți aducă beneficii precum:

• răspuns punctual la nevoile tale curente;
• cost redus de dezvoltare și de implementare;
• se potrivește și funcționează foarte bine în infrastructura ta curentă.

Totuși, o astfel de dezvoltare poate veni cu o serie de dezavantaje pe termen mediu și lung. De aceea, este important să ai răspunsuri pentru întrebări de tipul:

• Ce se va întâmpla cu acest mic program de-a lungul timpului?
• Ce va face dezvoltatorul mai departe cu el?
• Îl va transforma într-un produs de business, îl va dezvolta mai departe și pentru alții?

DACĂ DA, e important să te asiguri că nu îl va vinde concurenței tale (caz nu tocmai neobișnuit, din nefericire). Iar, dacă se întâmplă acest lucru, ar fi bine să fii conștient că vei pierde beneficiile legate de disponibilitatea dezvoltatorului (care va fi ocupat și cu alt client și s-ar putea să nu îți mai ofere prioritate atunci când ai nevoie de noi funcționalități).

DACĂ NU, dacă rămâi singurul utilizator al softului, vei fi un ”prizonier” al politicii lui de a continua întreținerea soluției. În zona HR/ERP vorbim de suport continuu pentru a implementa modificări legislative sau pentru a oferi asistență în momentele critice. Toate acestea vor fi strâns legate de disponibilitatea persoanelor care cunosc în detaliu particularitățile soluției și care te poate ajuta într-un timp scurt, însă doar atunci când sunt disponibili.

Cum răspund cele două tipuri de soluții la nevoile tale ulterioare

Pentru a vedea în detaliu cum se adaptează cele două softuri la nevoia de a gestiona noi procese din zona de administrare de personal și nu numai, ne-am propus să exemplificăm această situație pentru ambele variante.

Program nou – dezvoltat rapid

Pe termen lung, organizația ta va evolua și va avea noi cerințe de business, așa că posibilitatea de a le implementa în soluția dezvoltată la comandă este foarte importantă.

EXEMPLU: După 3 ani de la implementarea programului, dorești să implementezi și un modul pentru evaluarea angajatilor. Pentru dezvoltarea acestei funcții, va trebui să treci printr-un proces amplu. În primul rând, trebuie să descrii exact ceea ce ai nevoie (fluxul, formulele, interfețele, rapoartele), aspecte pe care programatorul le va analiza, iar mai apoi va reveni cu o estimare de preț și una de timp. Noua funcționalitate se va implementa, în cel mai fericit caz, la 12 luni de când ți-a venit ideea de a avea o astfel de soluție.

Software consacrat pe piață

În cazul în care ai beneficia de un software consacrat, există șanse mari ca acesta să includă deja modulul de evaluare a performanței care să aibă fluxuri, formule, interfețe și rapoarte gata definite și care, eventual, trebuie doar configurate pe baza nevoilor tale. Astfel, este posibil ca în 3 luni să ai la dispoziție soluția implementată și să începi utilizarea ei în cadrul companiei.

De asemenea, mai ai un avantaj: s-ar putea să înveți cum să realizezi procesul din experiența înglobată deja în software-ul consacrat. În schimb, un program dezvoltat la solicitarea ta, va fi mereu în urma nevoilor tale.

Cum să nu te întorci la vechiul soft

La un moment dat, poate apărea nevoia de a implementa o nouă soluție digitală pentru procesele de resurse umane, care au devenit tot mai variate. De asemenea, îți dorești o securitate sporită a datelor și o gestionare mai eficientă a operațiunilor recurente. În momentul de față, utilizezi un software foarte vechi, dezvoltat acum mulți ani care nu mai răspunde nevoilor din companie. Spre exemplu:

• nu (mai) este compatibil cu hardware-ul și alte programe sau platforme pe care le folosești acum;
• este lent/se blochează și este mai puțin eficient;
• nu mai primește actualizări de securitate, ceea ce înseamnă că este expus la o serie de riscuri – iar asta poate duce la compromiterea datelor și activităților din companie;
• duce la multe dificultăți de comunicare și interoperabilitate cu alte sisteme sau dispozitive.

Chiar dacă îți este foarte greu să renunți la software-ul actual, decizi că ai nevoie de o nouă soluție, personalizată pe nevoile actuale ale companiei. Pornești la drum cu noua soluție, dar ai în gând fostul program, care a reprezentat o zonă de confort, pentru atât de mult timp.

Deși, aparent, ești într-o nouă etapă, pregătit pentru acomodarea cu un nou sistem, începi negocierile cu echipa de dezvoltare (compania care îți dezvoltă noul soft) pentru a aduce soluția cât mai aproape de zona de confort a ta și a angajaților care urmează să o utilizeze. În plus, nu vrei să investești într-o soluție prea scumpă, ci îți dorești o soluție să fie ieftină și să funcționeze la un nivel optim.

Ce probleme pot apărea după alegerea unei noi soluții?

În implementările de noi soluții software, deseori beneficiarii se gândesc la aplicația pe care o utilizau înainte, pe care o cunoșteau pe îndelete, și ajung să își pună semne de întrebare în legătură cu alegerea făcută. Un exemplu elocvent în acest caz ar fi următorul:

Ajungi la concluzia că software-ul existent nu mai răspunde nevoilor curente ale companiei și că are anumite lacune. Cu greu te decizi să cauți și să implementezi un alt software. Problema este că, atunci când dezvolți o aplicație, trebuie să faci anumite compromisuri.

Așadar, ai decis că trebuie să înlocuiești softul cu unul care se potrivește mai bine cu ceea îți dorești. Ca orice despărțire, e dureroasă. O vreme o să te gândești “dar oare…?”. Ai trecut printr-un proces mental de a decide că nu mai puteți merge pe același drum. Ai căutat și ai găsit ceva nou, ceva interesant (în urma unui proces de selecție riguros – atât cât ai putut face), alături de care vrei să construiești un viitor.

De ce aduci un soft nou să arate, să se comporte, și să-ți pună datele la dispoziție exact ca cel vechi? Acesta este “sindromul EX-ului” care apare atunci când nu accepți că, dacă ți-a plăcut că “noul” este mai atletic, atunci să te aștepți că ceasul deșteptător va suna la 5:30 ca să meargă la sală sau să-și facă alergarea. Practic, va trebui să schimbi și tu câte ceva la tine, să ieși din zona de confort, să fii curios și să-ți dorești să nu-ți consumi energia pe ce nu trebuie, adică să aloci resurse financiare pe modificări menite “să fie exact ca în vechiul…software”.