Modul nou în True HR – Semnează electronic documentele angajaților

Semnează electronic documentele angajaților direct din aplicația True HR, economisind timp și resurse financiare! Distanțare socială, telemuncă, digitalizare sunt cuvinte care descriu fidel realitatea din ultimul an. Așa că ne-am adaptat la noul mod de lucru și am accelerat implementarea unor noi funcționalități. Prin urmare am dezvoltat modulul True Semnătura Electronică.

Citește și:

» Ce avantaje îți oferă True Work from Home?
» Ce avantaje îți oferă modulul True Semnătură Electronică?

Care este rolul acestei funcționalități?

Nu este niciun secret faptul că procedurile birocratice sunt nu doar complicate, însă mari consumatoare de timp și energie. Iar în fiecare domeniu există un flux de documente care trebuie gestionate. Semnarea olografă a actelor de către toate părțile implicate este o cerință obligatorie. Însă acest lucru a devenit mai greu în ultimul an odată cu distanțarea socială și telemunca. De ce? Pentru că presupune activități extra: printează documentele, trimite-le la destinatar și, ulterior, recuperează-le în timp util, astfel încât să fii la zi.

Acest proces nu doar că este solicitant, însă este și costisitor. Iar în departamentul de resurse umane gestionarea documentelor este una dintre activitățile de bază.

De aceea îți oferim posibilitatea să eficientizezi acest proces pentru ca atât tu, cât și angajații tăi să puteți semna digital toate documentele.

Semnează electronic documentele pentru a:

• Proteja angajații

Dacă nu mai sunt necesare deplasările la birou pentru semnarea documentelor, atunci interacțiunile dintre angajați sunt reduse. Astfel scade și posibilitatea de contractare a virusului COVID-19.

• Eficientiza procedurile din departamentul de resurse umane

Utilizarea unui software HR este un mod foarte eficient de gestionare a documentelor. Însă semnarea manuală a documentelor este în continuare dificilă în acest context. Semnează electronic documentele prin True HR pentru a putea să generezi fluxul de documente ce trebuie semnate. Ulterior ele pot fi semnate atât colectiv, cât și individual de manager/director. Prin urmare aplici semnătura digitală. De asemenea, simplifici procesul și reduci costurile. Mai mult, cu modulul True HR optimizezi timpul înregii echipe. Semnează electronic documentele și investește-ți timpul rămas în activitățile strategice.

• Contribui la protejarea naturii

Cu cât se reduce fluxul de semnare olografă, cu atât nevoia de a folosi hârtie scade. Semnează electronic și vei contribui la scăderea și producția de hârtie și, implicit a defrișării.

Cum funcționează True Semnătura Electronică?

1. Generezi un flux de aprobare. Fie încarci în True HR din surse externe documentele ce urmează a fi semnate. Fie selectezi documentele din baza de date True HR;
2. Specialistul HR responsabil de această operațiune semnează electronic documentele.
3. Angajatul semnează electronic documentele direct în aplicația True HR. Cum? Prin intermediul funcției self-service: True Portalul Angajatului;

4. În final managerul de HR poate vizualiza și semna fie toate documentele deodată, fie individual.

Această funcționalitate permite semnarea electronică a tuturor documentelor din departamentul HR: contracte de muncă, acte adiționale, adeverințe de orice tip pentru salariat și orice document care trebuie semnat, fie de angajator, fie de angajat, fie de ambii. Semnătura digitală este certificată. Desigur că are aceeași valoare precum semnătura olografă. Astfel, modulul îți oferă garanția că orice angajat semnează electronic în siguranță.

Astfel True HR permite, dincolo de o administrare de personal eficientă, și un management al documentelor foarte bine organizat. De ce? Pentru că permite centralizarea tuturor documentelor, generarea de documente noi pe baza unor template-uri predefinite și semnarea lor cu semnătură certificată. Pe lângă aceasta, permite și:

• Filtrarea listei în funcție de starea documentelor;
• Aplicarea unui filtru de selectare doar a documentelor pentru un anumit angajat;
• Dintr-un flux de documente, permite vizualizarea documentului pentru câte un angajat;
• Bifarea în listă a unuia, mai multor sau tuturor angajaților.

Semnează electronic documentele în siguranță deplină

Semnarea documentelor prin True HR se face în condiții de legalitate deplină. Astfel nu există riscul de falsificare. De altfel, accesul în aplicație se face doar pe bază de utilizator și parolă. Prin urmare este asigurată confidențialitatea datelor. Accesul la documente este permis doar persoanelor autorizate.

Semnează electronic documentele angajaților prin True HR! Haide să discutăm mai multe despre aplicațiile noastre! Contactează-ne la [email protected] sau la telefon: 0720 534 424.