Procesele digitale de HR, așa cum este și utilizarea semnaturii digitale, sunt implementate în tot mai multe companii la nivel global. Această tendință a luat amploare odată cu trecerea la munca remote, moment în care procedura obișnuită de semnare a devenit complicată. Prin urmare, soluția la îndemână a fost utilizarea semnaturii digitale în cadrul organizațiilor, o procedură foarte rapidă prin care minimizezi birocrația și reduci costurile.

Citește și:

» Organizare eficientă cu un management digital al operațiunilor de HR
» Beneficiile procesului de semnare digitala în cadrul departamentului HR

Utilizarea semnaturii digitale, tot mai necesară

Evoluția mediului profesional și contextul social au făcut ca semnatura electronica să fie o necesitate, în special pentru companiile care își doresc transformarea operațiunilor de resurse umane. De asemenea, organizațiile cu un număr ridicat de angajați, sau în care rata fluctuației de personal este ridicată, își pot eficientiza considerabil procesele administrative cu ajutorul semnaturii digitale.

Semnezi rapid actele adiționale cu o soluție intuitivă

Nu în ultimul rând, inflația a făcut necesară creșterea salariilor în anumite companii, iar actele adiționale pot fi semnate mult mai repede cu o semnătură electronică. În scopul de a menține continuitatea afacerii la un nivel înalt și pentru a răspunde așteptărilor de digitalizare atât interne, cât și din partea clienților, multe companii au adoptat schimbările necesare, printre care și implementarea semnaturii digitale.

Multe companii au înțeles necesitatea semnaturii digitale

O cercetare DocuSign din 2021 despre motivele pentru a implementa o semnătură electronică, a arătat că 95% dintre organizații foloseau acest instrument, sau doreau să îl utilizeze în viitor. Mai mult, două treimi dintre companiile care au implementat procedura semnaturii digitale, au făcut acest lucru doar începând cu anul 2020. Astfel, există un un trend ascendent al implementării acestei operațiuni. Acestea s-au adaptat la nevoile cauzate de pandemie, înțelegând beneficiile care vin alături de semnătura electronică.

Pentru eficientizarea activitatii interne, dar și pentru menținerea business-ului competitiv, semnarea documentelor în format digital este un aspect esențial. Un articol din 2023 semnat de explodingtopics.com arată că numărul de business-uri care utilizează semnătura digitală a crescut cu 50%, în comparație cu începutul pandemiei din 2020.

O semnatura digitala îți asigură fluxuri optime de lucru

Pentru rapiditate și eficiență în activitățile specifice, diferite departamente ale companiei își doresc implementerea semnaturii digitale. Spre exemplu, departamentul de resurse umane are nevoie de această facilitate pentru a simplifica procesul de recrutare și procesul de onboarding.

Cei din departamentul de vânzări ar putea avea aprobate și semnate anumite contracte mult mai repede cu o semnatura electronica, iar achizițiile ar putea avea loc printr-un flux mai rapid. Necesitatea semnaturii digitale poate fi extinsă la întreaga organigrama, fapt ce ar crește productivitatea angajatilor și ar îmbunătăți comunicarea interna.

Care este procesul de utilizare al semnaturii digitale?

Folosirea semnăturii electronice permite semnarea și trimiterea documentelor în câteva minute către părțile implicate în procesul de semnare. Datorită posibilității de a semna de oriunde și oricând, managerii și angajații dintr-o companie nu trebuie să se afle la birou sau chiar în același oraș pentru realizarea procedurii. De asemenea, semnarea unui document nu mai necesită tipărirea și scanarea ulterioară, un proces care încetinea transmiterea actelor. Caracteristicile și beneficiile semnaturii digitale te ajută să-ți optimizezi semnificativ operațiunile interne.

Ce beneficii îți aduce semnarea documentelor în format electronic?

Eficiența adusă în companii de un soft resurse umane complex, în care există opțiunea utilizării semnaturii digitale, contribuie decisiv la alegerea organizațiilor de a utiliza tehnologia pentru operațiunile zilnice. Odată cu trecerea la un format hibrid de muncă, angajații s-au obișnuit cu instrumente digitale necesare pentru a-și îndeplini anumite sarcini.

Timpul de lucru este optimizat, iar companiile pot răspunde mai repede la solicitările clienților, cât și ale angajaților. Multe organizații au decis adoptarea semnaturii digitale pentru operațiunile interne, măsură care a redus birocrația și a simplificat comunicarea între management, departamentul de HR și personal.

Ca manager de resurse umane, prin implementarea semnaturii digitale îți reduci volumul de muncă, și îți pot dedica mai mult timp și resurse pentru îmbunătățirea experienței de lucru a angajaților, dar și a culturii organizaționale. Simplificarea managementului documentelor asigură organizarea optimă a administrării de personal, iar astfel va crește și satisfactia angajatilor.

Utilizarea semnaturii digitale asigură securitatea documentelor

Securitatea și protecția datelor pentru diverse tipuri de documente este adusă de o semnătură electronică avansată sau calificată. Acest lucru este important pentru departamentele de resurse umane, deoarece ele gestionează informațiile angajaților, și date personale sensibile ale acestora.

Prin implementarea semnaturii digitale în fluxurile de lucru ale departamentului HR, poți controla mai ușor accesul la documente, și de asemenea respecți reglementările legale privind securitatea lor.

Cum se diferențiază o semnătură electronică avansată de o semnătură calificată?

În ceea ce privește diferențele dintre o semnătura electronică avansată și una calificată, acestea ar fi:

• Semnătura electronică avansată are un nivel mediu de încredere și se folosește pentru semnarea documentelor cu un nivel mediu de risc (ex: cereri de concediu);
• Semnătura electronică calificată este bazată pe un certificat digital calificat, care oferă cel mai ridicat nivel de încredere. Poate fi folosită pentru semnarea unor documente cu nivel ridicat de risc, cum ar fi contractele comerciale sau de prestări servicii.

Economisește timp și resurse materiale prin utilizarea semnaturii digitale

Atunci când iei măsurile necesare pentru a simplifica procedurilor interne, crești eficiența din cadrul companiei tale. Totodată, angajații vor aprecia eforturile organizației de a le pune la dispoziție instrumente digitale performante, precum o semnătură electronică. Astfel, personalul va avea mai mult control asupra proceselor în care sunt implicați și își vor putea desfășura activitatea mai ușor.

Simplifică-ți procesele de semnare cu True Semnătura Electronică

Îți dorești ca organizația ta să beneficieze de implementarea semnaturii digitale? Cu modulul True Semnătură Electronică, poți semna acte adiționale, adeverințe, dar și alte documente necesare în cadrul companiei. Dacă vrei să afli mai multe, te invităm la o discuție în care să îți prezentăm cum funcționează modulul integrat în aplicația True HR. Completează acum formularul și beneficiază de un demo gratuit al semnaturii digitale!