Folosirea semnaturii digitale în mediul profesional

Lectură de 4 minute

Utilizarea semnaturii digitale este din ce în ce mai răspândită în ultimii ani în companiile din întreaga lume. Această tendință a luat amploare odată cu trecerea la munca remote, moment în care procedura obișnuită de semnare a devenit complicată. Prin urmare, soluția la îndemână a fost implementarea semnaturii digitale în organizațiile care au pus accentul pe tehnologizarea procedurilor interne și nu numai. Printre avantajele cele mai importante aduse de această funcționalitate se numără: reducerea costurilor, evitarea deplasării pentru a semna un document și faptul că este o procedură foarte rapidă.

Citește și:

» Organizare eficientă cu un management digital al operațiunilor de HR
» Beneficiile procesului de semnare digitala în cadrul departamentului HR

Folosirea semnaturii digitale, una dintra procedurile importante ale viitorului

Evoluția mediului profesional și contextul social vor face ca semnatura electronica să fie o necesitate în perioada următoare, în special pentru companiile care își doresc modernizarea operațiunilor de resurse umane. În același timp, organizațiile în care activează un număr mare de angajați, cele care doresc mărirea echipei într-un ritm accelerat sau în care rata fluctuației de personal este ridicată, își pot eficientiza considerabil procesele administrative cu ajutorul semnaturii digitale și a tehnologiei în general. Nu în ultimul rând, inflația a făcut necesară creșterea salariilor în anumite companii, iar actele adiționale pot fi semnate mult mai repede cu o semnătură electronică. În scopul de a menține continuitatea afacerii la un nivel înalt și pentru a răspunde așteptărilor de digitalizare atât interne, cât și din partea clienților, multe companii au adoptat schimbările necesare, printre care și folosirea semnaturii digitale.

O cercetare a celor de la DocuSign efectuată în anul 2021 a arătat că 95% dintre organizații folosesc în prezent semnătura electronică, sau doresc să o utilizeze în viitor. Mai mult, un aspect foarte important este acela că două treimi dintre companiile care au implementat procedura semnaturii digitale, au făcut acest lucru doar în ultimii doi ani, și nu mai devreme. Putem observa așadar un trend ascendent al utilizării serviciului de semnare digitală, ca măsură necesară în contextul actual. Acestea s-au adaptat la nevoile cauzate de pandemie, înțelegând beneficiile care vin alături de semnătura electronică. Pentru menținerea business-ului competitiv, semnarea documentelor în format digital se poate dovedi a fi un aspect esențial.

Nevoile departamentelor interne pentru utilizarea semnaturii digitale

Pentru rapiditate și eficiență în activitățile specifice, majoritatea personalului din diferite departamente ale companiei vor dori implementerea semnaturii digitale. Spre exemplu, departamentul de resurse umane va avea nevoie de această facilitate pentru a simplifica procesul de recrutare și procesul de onboarding. Oamenii din departamentul vânzări ar putea avea aprobate și semnate anumite contracte mult mai repede cu o semnătură electronică, iar achizițiile de asemenea ar putea avea loc printr-un flux mai rapid. Necesitatea semnaturii digitale poate fi extinsă la întreaga organigrama, fapt ce ar crește productivitatea și ar îmbunătăți comunicarea interna.

Folosirea semnăturii electronice permite semnarea și trimiterea documentelor în câteva minute către părțile implicate în procesul de semnare. Datorită posibilității de a semna de oriunde și oricând, managerii și angajații dintr-o companie nu trebuie să se afle la birou sau chiar în același oraș pentru realizarea procedurii. De asemenea, semnarea unui document nu mai necesită tipărirea și scanarea ulterioară, un proces care încetinea transmiterea actelor. Caracteristicile și beneficiile semnaturii digitale au determinat business-urile să caute cea mai potrivită metodă pentru introducerea acestei funcționalități în procedurile interne.

Digitalizarea continuă a proceselor administrative din mediul profesional

Eficiența adusă în companii de un soft resurse umane, de unde ai opțiunea folosirii inclusiv a semnaturii digitale, contribuie decisiv la alegerea organizațiilor de a utiliza tehnologia pentru operațiunile zilnice. Odată cu trecerea la un format hibrid de muncă, angajații s-au obișnuit cu instrumentele digitale necesare pentru a-și îndeplini anumite sarcini. Timpul de lucru este optimizat astfel, iar companiile vor putea răspunde mai repede la solicitările clienților, cât și ale angajaților. Multe organizații au decis deja adoptarea semnaturii digitale pentru operațiunile interne, măsură care a redus birocrația și a simplificat comunicarea între management, departamentul de HR și personal.

Managerii de resurse umane pot avea parte de un volum mai redus de muncă prin implementarea semnaturii digitale, și își pot dedica mai mult din timpul și resursele lor pentru îmbunătățirea experienței de lucru a oamenilor din companie, dar și a relației profesionale cu aceștia. Simplificarea managementului documentelor asigură organizarea optimă a administrării de personal. Rezultatul este o creștere a satisfacției în întreaga companie și o motivație crescută la locul de muncă.

Securitate ridicată a documentelor prin folosirea semnaturii digitale

Securitatea și protecția datelor pentru diverse tipuri de documente este adusă de o semnătură electronică avansată sau calificată. Acest lucru este important pentru departamentele de resurse umane, deoarece ele gestionează informațiile angajaților, personale și posibil sensibile pentru angajați. Prin implementarea semnaturii digitale în fluxurile de lucru ale departamentului HR, specialiștii pot controla mai ușor securitatea și accesul la documente, și pot respecta reglementările legale și de conformitate din industrie. În ceea ce privește diferențele dintre o semnătura electronică avansată și una calificată, acestea ar fi:

• Semnătura electronică avansată are un nivel mediu de încredere și se folosește pentru semnarea documentelor cu un nivel mediu de risc (ex: cereri de concediu);
• Semnătura electronică calificată este bazată pe un certificat digital calificat, care oferă cel mai ridicat nivel de încredere. Poate fi folosită pentru semnarea unor documente cu nivel ridicat de risc, cum ar fi contractele comerciale sau de prestări servicii.

Proceduri interne eficiente care economisesc timp și resurse materiale

Companiile care își îndreaptă atenția înspre simplificarea procedurilor interne, vor reuși să crească productivitatea angajaților, care vor aprecia totodată eforturile organizației de a le pune la dispoziție instrumente digitale performante, precum o semnătură electronică. Astfel personalul va avea mai mult control asupra proceselor în care sunt implicați și își vor putea desfășura activitatea mai ușor.

Îți dorești ca organizația ta să beneficieze de implementarea semnaturii digitale? Cu modulul True Semnătură Electronică, poți semna acte adiționale, adeverințe, dar și alte documente necesare în cadrul companiei. Dacă vrei să afli mai multe, te invităm la o discuție în care să îți prezentăm cum această funcționalitate îți va optimiza desfășurarea activității. Completează formularul și beneficiază de un demo gratuit al semnaturii digitale, dar și al altor module din aplicațiile True HR și dp-Payroll!