Semnarea electronică, un proces mai simplu cu True Semnătura Electronică

Semnarea electronica a reprezentat un proces la mare căutare în activitatea profesională din ultimul an. Acest lucru se datorează în principal faptului că munca de la distanță a reprezentat noua realitate, iar multe dintre procesele care se desfășurau manual au trebuit digitalizate. Printre care și procesul de semnare electronică a documentelor.

Descoperind nevoia tot mai crescută pentru o semnătură digitală, echipa noastră a început dezvoltarea unui nou modul. Astfel, a apărut modulul True Semnătură Electronică, un modul care facilitează semnarea electronica a documentelor din compania ta. Acesta poate fi folosit în situații variate, cum ar fi: semnarea actelor adiționale pentru angajații care sunt în regim de work from home, semnarea contractelor de muncă, semnarea desfacerilor de contract și așa mai departe.

Citește și:

» Cum se poate folosi semnătura electronică în companii?
» Ce avantaje îți oferă True Work from Home?

Ce este semnătura electronică?

Pentru a putea trece la detalii mai tehnice, este important ca mai întâi să clarificăm ce este semnătura electronică. Ulterior, vom evidenția câte tipuri de semnătură electronică există și care sunt particularitățile fiecăreia.

Ca o scurtă definiție, semnătura electronică reprezintă un simbol în format electronic care prezintă aceeași valoare legală cu o semnătură olografă. Scopul acesteia este de a valida autentiticitatea unor acte digitale și a putea identifica semnatarul prin intermediul ei. Astfel, semnarea electronica a documentelor este sigură și rapidă.

Tipuri de semnături electronice:

În prezent, semnarea electronica se poate face cu 3 tipuri de semnături distincte:

• Primul tip se referă la semnătura electronică simplă. Aceasta are un nivel scăzut de încredere. Acest tip poate fi reprezentat de datele de contact trecute în e-mail sau de o semnătură realizată pe tabletă/smartphone. Ea nu este recomandată decât pentru semnarea electronica a documentelor cu un nivel scăzut de risc.
• Al doilea tip face referire la semnătura electronică avansată. Aceasta este o semnătură cu un grad mai mare de încredere, care îndeplinește cerințele prevăzute în regulamentul eIDAS (Regulamentul UE privind identificarea electronică pentru tranzacțiile electronice pe piața unică europeană.) Ea poate fi creată cu mai mute tipuri de tehnologii și este folosită în contexte cu un nivel mediu de risc (semnarea electronica a formularelor, cererilor de decont, cererilor de concedii etc.)
• Ultimul tip este reprezentat de semnatura electronică calificată. Aceasta este semnătura cu cel mai ridicat grad de încredere, fiind recunoscută de orice stat membru ca fiind echivalentă cu semnătura olografă. Ea este emisă de un prestator de servicii calificat. Mai mult, prin semnarea electronica a documentelor cu ajutorul acestui tip de semnătură, furnizorul este cel care își asumă că semnătura respectă toate criteriile și condițiile impuse de regulamentul eIDAS.

Cu ajutorul modulului True Semnătură Electronică, se pot obține atât semnături electronice avansate, cât și calificate.

Semnarea electronica – un proces mai simplu cu True Semnătură Electronică

Procesul de semnarea olografă a documentelor este pe deoparte greoi și pe de cealaltă parte consumator de timp și resurse financiare. În special în contextul actual. Astfel, pentru a schimba modul de lucru, este important să îți îndrepți atenția către procesele digitale care te ajută în acest sens.

Spre exemplu, semnarea electronica a documentelor, reprezintă o alternativă eficientă din punct de vedere al costului și al timpului alocat întregului proces.

Pe scurt, modulul True Semnătură Electronică al soluției software True HR, facilitează semnarea digitală a diverselor tipuri de documente (contracte de muncă, acte adiționale, adeverințe, cereri, formulare etc.) Scopul ei de bază este acela de a permite semnarea documentelor atât de manageri, dar și de angajați. Astfel, întregul proces se va desfășura într-un timp mai scurt și cu costuri mai reduse. Mai mult, modulul permite semnarea individuală sau colectivă a documentelor. Nu în ultimul rând, cu ajutorul ei se pot genera documentele pentru mai mulți angajați, acestea fiind centralizate într-un proces etapizat de semnare.

Beneficiile principale ale semnăturii electronice

Acum că ai aflat ce este semnătura electronică și cum funcționează modulul UCMS by AROBS, este important de evidențiat cum te ajută acesta în semnarea electronica a documentelor.

Mai exact, printre beneficiile principale ale modulului se numără:

• Centralizarea documentelor care trebuie semnate într-un singur flux de aprobare. Astfel, fiecare persoană implicată în procesul de semnare electronica poate să aprobe sau să refuze semnarea documentului.
• Modulul permite atât semnarea individuală, cât și colectivă a întregului flux de documente.
• Prin interfața modulului se pot configura mai multe tipuri de fluxuri de semnare. Fiecare dintre acestea este personalizat în funcție de nevoile companiei și de tipul documentelor care trebuie semnate.
• Se permite colaborarea cu diverși furnizori de certificare. Astfel, fiecare companie beneficiază de o putere de decizie și o flexibilitate crescută.
• Poți beneficia de securitate deplină a semnăturilor, în timp ce economisești resurse financiare și de timp.

Citește și interviul oferit de Ionuț Gherle, CEO UCMS by AROBS, cotidianului de business Wall-Street despre noul modul True Semnătura Electronică

Concluzionând, putem spune că modulul prezintă un grad ridicat de complexitate și configurabilitate. Astfel, fiecare partener își poate îndeplini nevoile în ceea ce privește semnarea electronica. Mai mult, pentru că ne dorim să îți oferim o imagine cât mai clară despre noul nostru modul, te invităm să descoperi mai multe caracteristici despre True Semnătură Electronică. Citește interviul oferit de către Directorul General al UCMS by AROBS, Ionuț Gherle, pentru cotidianul de business Wall-Street și află mai multe despre True Semnătura Electronică: