Semnarea electronica, o procedură tot mai răspândită la nivel mondial

În ultima perioadă, semnarea electronica a documentelor a devenit o practică tot mai necesară în mediul de afaceri. Această procedură este foarte utilă în contextul pandemic, când este mai dificil ca actele să fie semnate de mână de către părțile implicate într-un proces de semnare, deoarece întâlnirile fizice sunt limitate. Atunci când se folosește semnarea electronica, nu mai este nevoie de tipărarea documentelor și scanarea ulterioară a acestora pentru a fi trimise mai departe. Astfel întregul proces se desfășoară mai repede și nu este necesar contactul fizic.

În cele ce urmează, vom prezenta caracteristicile utilizării semnăturii electronice, dar și cum s-a transformat mediul de afaceri datorită acesteia.

Pentru început, putem spune că prin intermediul semnăturii electronice, se economisesc resurse materiale și timp. Mai exact, documentul nu mai trebuie trimis prin curier la destinație pentru a fi semnat. Astfel întreaga operațiune are parte de eficiență și rapiditate. De asemenea, securitatea unui document semnat electronic este crescută iar acesta rămâne salvat în mediul virtual. Totodată, semnarea electronica cu o semnătură calificată are aceeași valoare legală precum semnarea olografă a documentelor.

Citește și:

» Descarcă gratuit ebook-ul și află cum te ajută True Semnătură Electronică în activitatea zilnică!
»  Folosește un soft dedicat pentru managementul personalului

Semnarea electronica a înregistrat o creștere considerabilă în ceea ce privește utilizarea ei

Dacă ar fi să ne referim la aspectul comercial al acesteia, piața soluțiilor de semnătură electronică este una care a cunoscut cea mai rapidă creștere la nivel global, conform unui studiu al celor de la Finances Online. În anul 2020, aceasta a ajuns la o cifră de 2.8 miliarde de dolari. Mai mult, specialiștii preconizează că până în 2026 se așteaptă o creștere globală de până la 14.1 miliarde de dolari.

Alte studii arată că prin folosirea semnăturii în format digital, timpul mediu de semnare a unui document de către toate părțile implicate a scăzut de la 5 zile la mai puțin de o oră. Mai mult, trecerea de la semnarea olografă a unei hârtii la digitalizarea procedurii a însemnat economisirea resurselor materiale într-o proporție situată între 55% și 78.62%. O analiză a celor de la Cygnature din 2019 arată că 81% dintre afaceri consideră semnătură electronică ca fiind un element esențial în privința aspectelor legale și de securitatea documentelor din procedurile zilnice. Aici sunt incluse companii din domenii precum banking și finanțe, industria farmaceutică sau sănătate.

Astfel, tot mai multe afaceri se îndreaptă spre implementarea unei semnături electronice pentru o administrare de personal mai rapidă. De asemenea, o semnatură electronică joacă un rol important și pentru relaționarea cu parteneri, clienți și instituțiile statului. Motivele principale pentru această creștere ar fi: eficiența fluxului de lucru, creșterea cererii de securitate a documentelor sau legislația care facilitează semnarea electronica. De asemenea, șansele ca unele acte să fie pierdute sunt mult mai mici dacă se semnează digital.

Siguranța documentelor semnate electronic

Contracte de achiziții, de prestări servicii, dar și documente interne, precum acte adiționale sau adeverințe pot fi semnate în format digital. Formatul cel mai comun al acestora fiind PDF-ul. Companiile preferă semnarea electronica în relația cu partenerii, clienții dar și în ceea ce privește departamentele proprii. De exemplu, cererile angajaților pot fi semnate mult mai rapid. În acest fel, ei vor avea acces în timp util la adeverințe și documente de interes personal.

Siguranța în privința unui document semnat electronic este asigurată în mai multe privințe. În primul rând, un document pe care a fost aplicată o semnătură electronică calificată nu poate fi falsificat. Mai mult, ai o certitudine în privința identității semnatarului. În schimb, semnătura olografă poate fi falsificată, astfel se poate ajunge la situații neplăcute. Câteva inovații în privința securității semnăturii electronice sunt: autentificarea biometrică, verificarea în doi pași sau logarea în aplicație bazată pe SMS. Din aceste motive, semnarea electronica este alternativa cea mai potrivită la metoda clasică de a certifica documentele.

Avantajele aduse de semnarea electronica a documentelor

La momentul actual, există trei tipuri de semnătură electronică folosite frecvente: semnătura electronică simplă, avansată și semnătură electronică calificată. Prin semnarea electronica a unui document cu o semnătură calificată, se poate observa dacă acesta a fost modificat ulterior, după ce aceasta a fost aplicată. Acest beneficiu oferă un plus de încredere, fiind încă un motiv pentru care tot mai multe firme se îndreaptă spre folosirea unei semnături calificate. Totodată, este specificată autoritatea de semnare pe document, riscul falsificării fiind foarte redus. Procedurile în privința securității unui document semnat electronic pot fi multiple și pot implica introducerea unui cod sau parcurgerea mai multori pași de autentificare. Astfel, securitatea documentului este crescută.

Modulul True Semnătură Electronică, dezvoltat pentru eficientizarea procedurii de semnare a documentelor

Un soft resurse umane integrat cu un modul ce permite semnarea electronica a documentelor interne este soluția pentru a semna rapid un număr mare de documente. Funcționalitatea True Semnătură Electronică te ajută să scapi de operațiunile manuale repetitive necesare în mod obișnuit atunci când trebuie aplicate semnături pe mai multe hârtii. Poți stabili un proces etapizat de semnare iar semnătura digitală să fie aplicată atât de management, cât și de angajați. În acest fel, birocrația scade la minimum și timpul de lucru se reduce semnificativ.

Chiar și înaintea pandemiei, digitalizarea procedurii de semnare începuse în rândul mai multor companii. Ele au conștientizat necesitatea și chiar beneficiile pe care o semnătură electronică le poate aduce. Astfel au apelat la aceasta înainte ca ea să se transforme într-un trend. Accelerarea utilizării acestei metode de semnare a fost dată de distanțarea fizică necesară. Totuși, se consideră că va deveni o normalitate indiferent de contextul sanitar. Productivitatea angajaților crește, iar posibilitatea apariției unor erori scade simțitor prin alegerea acestei metode de semnare.

Astfel, se poate observa că semnarea electronica a documentelor va deveni tot mai răspândită în anii următori, datorită unor avantaje consistente pe care această procedură le aduce. Rapiditatea procedurii, eficientizarea acesteia, securizarea documentelor și reducerea considerabilă a costurilor va determina numeroase business-uri, mari sau mici, să aleagă implementarea ei. Nu în ultimul rând, anumite întârzieri în privința trimiterii documentelor vor dispărea.

Dacă îți dorești digitalizarea procedurilor de semnare a documentelor interne din compania ta, te invităm la o discuție despre soluția oferită de UCMS by AROBS. Completează următorul formular și ai parte de un demo gratuit.