În companiile de pretutindeni, semnarea electronica a documentelor a devenit tot mai necesară, motiv pentru care organizațiile au căutat cele mai eficiente metode de a digitaliza semnarea actelor. Atunci când utilizezi semnarea electronica, nu mai ești nevoit să tipărești documente și să le scanezi ulterior, pentru a fi trimise mai departe. În cele ce urmează, vom prezenta beneficiile utilizării semnăturii electronice dar și cum a transformat procesele de resurse umane.

Citește și:

» De ce să oferi angajaților un portal self service?
» Ce criterii de evaluare a angajatilor să utilizezi?

Principalele beneficii ale semnării electronice a documentelor

Ce avantaje ai dacă implementezi o semnatura electronica în cadrul companiei tale? În primul rând, economisești timp și resurse materiale, deoarece documentul nu mai trebuie trimis prin curier la destinație pentru a fi semnat, iar consumul de hârtie scade semnificativ. Astfel întreaga operațiune are parte de eficiență și rapiditate. Mai mult, semnarea electronica cu o semnătură electronică calificată are aceeași valoare legală precum semnarea olografă a documentelor.

Tot mai multe companii utilizează semnarea electronica

Dacă ar fi să ne referim la aspectul comercial al acesteia, piața soluțiilor de semnătură electronică este una care a cunoscut cea mai rapidă creștere la nivel global, conform unui studiu al celor de la Finances Online. În anul 2020, aceasta a ajuns la o cifră de 2.8 miliarde de dolari, iar până în 2026 se așteaptă o creștere de până la 14.1 miliarde de dolari la nivel mondial.

Alte studii arată că prin folosirea semnăturii în format digital, timpul mediu de semnare a unui document de către toate părțile implicate a scăzut de la 5 zile la mai puțin de o oră. Mai mult, trecerea de la semnarea olografă a unei hârtii la digitalizarea procedurii a însemnat economisirea resurselor materiale într-o proporție situată între 55% și 78.62%.

O analiză a celor de la Cygnature din 2019 arată că 81% dintre afaceri consideră semnătură electronică ca un element esențial în privința aspectelor legale și de securitatea documentelor din procedurile zilnice. Aici sunt incluse companii din domenii precum banking și finanțe, industria farmaceutică sau sănătate.

Eficientizează operațiunile administrative recurente

Astfel, tot mai multe businessuri aleg să adopte semnarea electronica pentru o administrare de personal mai rapidă, dar și pentru relaționarea cu parteneri, clienți și instituțiile statului. Motivele principale pentru această creștere a utilizării semnăturii digitale sunt:

• eficiența fluxului de lucru;
• creșterea cererii de securitate a documentelor;
• legislația care facilitează semnarea electronica;
• eliminarea posibilității de a pierde documente.

Siguranța documentelor semnate electronic este sporită

Documente interne, precum acte adiționale sau adeverințe pot fi semnate în format digital, iar formatul cel mai comun al acestora este PDF. Companiile preferă semnarea electronica în ceea ce privește departamentele proprii, dar și în relația cu partenerii și clienții. De exemplu, cererile angajaților pot fi semnate mult mai rapid, iar ei vor avea acces în timp util la adeverințe și documente de interes personal.

Siguranța în privința unui document semnat electronic este asigurată în mai multe privințe. În primul rând, un document pe care a fost aplicată o semnătură electronică calificată nu poate fi falsificat și ai o certitudine în privința identității semnatarului. În schimb, semnătura olografă poate fi falsificată, astfel se poate ajunge la situații neplăcute. De asemenea, inovații în privința securității semnăturii electronice sunt autentificarea biometrică, verificarea în doi pași sau logarea în aplicație bazată pe SMS. Din aceste motive, semnarea electronica este alternativa potrivită la metoda clasică de a certifica documentele.

Tipurile de semnătură electronică și caracteristici

În prezent, există trei tipuri de semnătură electronică folosite frecvent: semnătura electronică simplă, semnătura electronică avansată și semnătură electronică calificată. Prin semnarea electronica a unui document cu o semnătură electronică calificată, se poate observa dacă acesta a fost modificat ulterior, după ce a fost aplicată o semnătură. Acest beneficiu oferă un plus de încredere, fiind încă un motiv pentru care tot mai multe firme se îndreaptă spre folosirea unei semnături de acest gen.

Totodată, este specificată autoritatea de semnare pe document, riscul falsificării fiind foarte redus. Procedurile în privința securității unui document semnat electronic pot fi multiple și pot implica introducerea unui cod sau parcurgerea mai multori pași de autentificare. Astfel, securitatea documentului este crescută.

True Semnătură Electronică eficientizează semnarea documentelor

Un soft resurse umane ce include un modul care permite semnarea electronica a documentelor te ajută să le semnezi rapid și în siguranță, pe baza unui flux bine stabilit. Funcționalitatea True Semnătură Electronică te ajută să înlocuiești operațiunile manuale repetitive cu o soluție digitală optimă.

Poți stabili un proces etapizat de semnare iar semnătura digitală să fie aplicată atât de management, cât și de angajați. În acest fel, birocrația scade la minimum și timpul de lucru se reduce semnificativ. Totodată, productivitatea angajaților crește, iar posibilitatea apariției unor erori scade simțitor prin alegerea acestei metode de semnare.

Astfel, se poate observa că semnarea electronica a documentelor va deveni tot mai răspândită în anii următori, datorită unor avantaje consistente pe care această procedură le aduce. Rapiditatea procedurii, eficientizarea acesteia, securizarea documentelor și reducerea considerabilă a costurilor va determina numeroase businessuri să aleagă implementarea ei. Nu în ultimul rând, anumite întârzieri în privința trimiterii documentelor vor dispărea.

Dacă îți dorești digitalizarea procedurilor de semnare a documentelor interne din compania ta, te invităm la o discuție despre soluția oferită de UCMS by AROBS. Solicită acum un demo gratuit al soluției noastre!