Beneficiile procesului de semnare digitala în cadrul departamentului HR

Pentru ca procedurile administrative să se desfășoare mai rapid, procesul de semnare digitala a devenit tot mai important în ultima perioadă. Unele companii au început digitalizarea operațiunilor interne cu un soft resurse umane înainte de pandemie, însă multe și-au îndreptat atenția după apariția ei. Pentru a evita folosirea hârtiei în exces și încărcarea spațiilor de depozitare din birou, soluția este îndreptată către o semnare digitala a documentelor. În cele ce urmează, vom prezenta mai multe beneficii pe care le aduce o semnatura electronica în mediul profesional, și în special pentru departamentul HR.

Citește și:

» Semnarea electronica, o procedură tot mai răspândită la nivel mondial
» Transformarea afacerii cu cele mai potrivite instrumente digitale

Caracteristicile unei semnaturi digitale

Printr-o semnare digitala, documentelor li se aplică un simbol electronic care atestă faptul că au fost semnate. În funcție de complexitatea acesteia, poate conține semnătura desenată pe o tabletă, numele persoanei care a semnat și data și ora la care a fost semnat un anumit document. Când vorbim de documente oficiale, ele trebuie semnate cu o semnătură electronică avansată sau calificată, care este eliberată de un furnizor autorizat. Ea are rolul de a înlocui semnătura olografă (de mână), care necesită de multe ori scanarea hârtiei pentru a fi utilizată în format electronic.

Reducerea costurilor prin semnare digitala

În special în companiile mari, cu un număr ridicat de angajați, volumul de documente este ridicat. De exemplu, procesul de onboarding al unui nou angajat implică semnarea multor hârtii de către toate părțile implicate. Același lucru este valabil și când un salariat părăsește o organizație. Dacă alegi o semnare digitala pentru toate aceste proceduri, totul se va desfășura mult mai rapid, iar documentele pot fi trimise în format electronic.

În acest fel, costurile companiei cu materialele consumabile se reduc, iar totul se desfășoară într-un timp mai scurt. Procesele repetitive, manuale sunt minimizate de o soluție de semnare digitala, care te ajută să eviți erorile umane care pot apărea la procesarea actelor. Prin urmare, productivitatea angajaților crește, iar ei se pot concentra pe alte obiective strategice. Iată cum tehnologia poate juca un rol important când ne referim la operațiunile de administrare personal.

Dacă este folosită o semnătură electronică avansată sau calificată, procesul de semnare digitala implică un anumit nivel de securitate a documentelor, iar acestea pot fi găsite mult mai ușor dacă sunt stocate într-un server cloud sau pe un computer. Totodată, se evită contactul direct dintre semnatari, într-o perioadă în care izolarea sau limitarea interacțiunii fizice sunt aspecte care ne preocupă.

Impactul pe care îl are o semnare digitală asupra mediului

Utilizarea unei semnături electronice are un impact pozitiv asupra mediului înconjurător, pe lângă beneficiile în ceea ce privește organizarea internă a business-ului. Prin semnare digitala, personale nu mai trebuie să călătorească pentru semnarea unui document, ori acesta nu mai trebuie trimis prin curier. Indiferent de locul în care se află, semnatarii pot utiliza o semnare digitala, iar astfel se reduce si folosirea hârtiei. Mai ales acum, când activitatea multora dintre noi se desfășoară în sistem work from home, semnătura digitală prezintă o utilitate crescută.

True Semnatura Electronică, partenerul tău pentru semnare digitala

Pentru a eficientiza procedura de semnare a documentelor din sfera managementului resurselor umane, folosește True Semnatura Electronică, un modul dezvoltat de UCMS by AROBS. Acesta îți permite semnarea documentelor interne, precum acte adiționale, adeverințe sau cereri ale angajaților din aplicația True HR. Un număr mare de documente pot fi semnate de personalul HR, persoanele din conducerea companiei și de către angajați, prin intermediul acestei funcționalități.

Cei implicați în procesul de semnare vor fi notificați că un anumit document așteaptă o semnare digitala din partea lor, astfel că procedura devine mai rapidă. Softul este intuitiv și asigură o comunicare mai bună între management și salariați. De asemenea, din modul se pot urmări stările prin care a trecut documentul și ce parte mai trebuie să aplice semnatura electronica. Un angajat poate accesa această funcționalitate din Portalul Angajatului din secțiunea de cereri proprii.

Beneficiile alegerii procesului de semnare digitala în detrimentul metodei clasice sunt dovedite. Documentele se semnează și se transmit mult mai rapid, sunt securizate și întreaga procedură devine mult mai eficientă. Prin urmare, cu o semnare digitala îți dezvolți compania iar semnarea unui număr mare de documente nu va mai reprezenta o sarcină greu de îndeplinit și consumatoare de timp.

Vrei să implementezi în compania ta procesul de semnare digitala? Noi îți propunem o discuție în care să îți prezentăm cum te poate ajuta modulul True Semnatura Electronică să eficientizezi timpul de lucru în cadrul organizației tale. Completează formularul și vei beneficia de un demo gratuit.