Scrisoare de intenție: caracteristici, ghid de redactare și model

Chiar dacă poate părea că ține de domeniul trecutului, o scrisoare de intenție este cât se poate de actuală. E adevărat că procedurile de recrutare sunt pe cât de diferite, pe atât de complexe. Ce este o scrisoare de intenție, când o folosim și care sunt pașii corecți pentru o redactare convingătoare? Acestea sunt întrebări la care vom răspunde pe parcursul acestui articol.

Ce este o scrisoare de intenție?

O scrisoare de intenție, denumită și scrisoare de motivație este un document scris prin care un candidat o redactează în vederea obținerii unui loc de muncă. Aceasta însoțește CV-ul și are rolul de a completa și susține informațiile din CV.

Extrem de important pentru cunoașterea abilităților candidaților, o scrisoare de intenție este cartea ta de vizită. Deși poate părea că scopul acesteia este doar de a convinge angajatorul despre cunoștințele, abilitățile și experiențele tale, în fapt, o scrisoare de intenție model dezvăluie personalitatea candidatului.

Am fi înclinați să credem că doar scrisul de mână ne caracterizează cel mai bine. În realitate, și scrisul în format digital este un punct important în definirea personalității noastre. Felul de construire al frazelor, coerența textului, cursivitatea, tonalitatea, limbajul și bineînțeles, corectitudinea gramaticală sunt doar câteva aspecte care ne dau de gol.

Când o folosim?

Scrisoarea de intenție o folosim ori de câte ori aplicăm la un nou loc de muncă. Există posibilitatea ca acest document să nu fie solicitat la aplicare. Dar, pentru a-ți spori șansele de angajare și a-ți manifesta interesul în mod real, trimiterea unei scrisori de intenție este recomandat. Nu doar că dai dovadă de seriozitate. Ci îi ajuți pe angajatori să te cunoască mai bine.

Conținutul unei scrisori de intenție diferă de la situație la situație. Cu toate acestea, indiferent de poziția pentru care aplici, o scrisoare motivațională respectă întocmai o structură standard. Fiind primul contact cu angajatorul, este important să ieși în evidență. Pentru că un angajator primește multe scrisori de intenție, trebuie să faci astfel încât a ta să fie cea mai atractivă. De ce? Pentru că acesta poate fi singura șansă de a-i stârni curiozitatea angajatorului și de a te programa la un interviu.

De aceea, o scrisoare de intenție model reprezintă:

• Primul contact direct cu angajatorul
• Dorința ta de a face parte din echipa respectivă
• Imaginea ta reală și a aptitudinilor care te recomandă pentru postul respectiv
• Impulsul necesar de a atrage atenția angajatorului asupra ta și de a-ți analiza cu atenție CV-ul
• Factorul decisiv pentru stabilirea interviului

Scrisoare de intenție vs. CV

Așa cum am menționat, o scrisoare de intenție vine în completarea CV-ului. Totuși, care e diferența dintre ele? Ei bine, CV-ul conține toată experiența profesională. De la educație, până la aptitudini și competențe, alături de experiențe și pasiuni. Cu alte cuvinte, CV-ul este un rezumat succint asupra parcursului tău profesional. De aceea, de multe ori nu toate aceste informații sunt de interes pentru angajator.

În scrisoarea de intenție te axezi asupra acelor calități care te recomandă țintit pentru postul respectiv. Și nu doar că le enumeri, ci le și explici. În fapt, este ca și cum ai purta o discuție cu angajatorul în care i te prezinți.

Citește și Managementul banilor – 5 metode eficiente de gestionare a finanțelor

Scrisorile de intenție diferă în funcție de context. Tipologiile de locuri de muncă sunt extrem de vaste. Astfel că și scrisoarea de intenție trebuie să fie adaptată întocmai la tipul de companie. Dar și la domeniul în care activează și la postul pentru care se aplică. Iată câteva tipuri de scrisori de intenție:

• Scrisoare de intenție tradițională în care te prezinți într-un mod cât mai general
• Scrisoare de intenție specifică. Aici prezinți caracteristicile care te recomandă pentru postul țintit
• Scrisoare de intenție pentru dobândirea unei burse sau a unui loc în cadrul unei instituții de învățământ

Vezi AICI o scrisoare de intenție model completat

Cum se scrie o scrisoare de intenție?

Pentru a avea un impact pozitiv asupra angajatorului scrisoarea de intenție trebuie construită atent. Din punct de vedere a structurii, ai grijă să respecți formulările standard. Doza de originalitate pe care vrei să o atribui ai grijă să provină din limbaj. O scrisoare de intenție formală trebuie astfel creată  încât să te reprezinte cel mai bine. Naturalețea exprimării trebuie să surprindă în mod plăcut. Însă să fie împachetat în formulări decente și respectuoase. Cum am mai menționat, scopul unei scrisori de intenție este de a facilita comunicare dintre candidat-angajator. Dar și pentru a prezenta competențele tale, în concordanță cu viziunea ta.

Cum organizezi textul din scrisoare astfel încât să fie de impact? Respectă aceste reguli:

Notează datele de contact în partea stângă sus a paginii dacă scrisoarea este trimisă în format fizic. În cazul scrisorilor trimise prin email, datele de contact pot fi trecute la final. Ce date trebuie să conțină?  Numele și prenumele complet (ai grijă să corespundă întocmai cu cel din CV), adresa, codul poștal, numărul de telefon, adresa de email și data la care este trimisă scrisoarea. Opțional poți adăuga rețelele de socializare: Linkedin, Twitter, Facebook, Instagram.

Numele și funcția persoanei care este responsabilă de procesul de recrutare. Pentru ca scrisoarea să fie cât mai personală, este important să te adresezi direct angajatorului, menționându-i numele.

Datele de contact ale companiei în cadrul căreia urmează sa te angajezi. Aceste date se notează în partea dreaptă sus pentru scrisorile de intenție care sunt trimise în format fizic. Pentru scrisorile electronice menționarea aceste informații nu mai este necesară.

Formula de adresare (sau salutul) este inclusă în fiecare model scrisoare de intenție. Ai grijă să o personalizezi. Sau, mai bine zis să o alegi pe cea mai potrivită în funcție de natura postului pentru care aplici. Un post mai serios impune utilizarea unei formule mai rigide. Pe când pozițiile creative îți pot lăsa libertatea de a alege formule mai joviale. Desigur, trebuie să ai în vedere și valorile / imaginea companiei. Cu cât este mai personalizat mesajul, cu atât șansele de a trimite un model scrisoare de intenție angajare este mai mare.

După ce te asiguri că respecți toate detaliile de mai sus, te poți concentra pe redactarea scrisorii. În introducere, prezintă motivul pentru care vrei să aplici pe acel post. De asemenea trebuie să menționezi concret postul pentru care aplici. Și nu doar atât. Angajatorul trebuie să știe locul de unde ai aflat despre disponibilitatea postului respectiv. Cu alte cuvinte:

• Primul paragraf – conține motivul pentru care aplici pe acest post, locul de unde ai aflat că se fac angajări, postul pentru care aplici. Ce faci în situația în care este o aplicare spontană? Sau altfel spus, compania nu face angajări, dar trimiți candidatura preventiv pentru oportunități viitoare. Fii cât mai explicit în ceea ce privește poziția ta. Punctează concis jobul / joburile de interes pentru tine din cadrul companiei.

Citește și Top 10 sarcini ale unui manager resurse umane

Cum se scrie o scrisoare de intenție exemplu?  Având un conținut presuasiv, dar echilibrat. Cuprinsul este partea mai importantă dintr-un model scrisoare intenție. Astfel că în maxim două paragrafe trebuie să îi prezinți angajatorului atuurile tale. Dar într-un mod în care să îi stârnești curiozitatea. De aceea limbajul utilizat trebuie să fie coerent. Într-o tonalitate pozitivă. Important! Prezintă într-un mod cât mai realistic experiența ta și caracteristicile care te recomandă.

Vezi AICI un exemplu scrisoare de intenție

Pentru un plus de credibilitate, menționează și anumite trăsături care sunt importante pentru poziția pe care aplici. Dar și cele pe care simți că nu le deții, dar vrei să le îmbunătățești. Ai grijă doar să fie o trăsătură complementară, nu una de bază. Altfel ai putea să fii respins. Concis:

• Paragraful al doilea – conține argumentele tale care vor răspunde la întrebarea „de ce să te aleg pe tine”. Notează experiența acumulată. Mai mult decât atât, prezintă rezultatele pe care le-ai adus la locul de muncă anterior.
• Paragraful al treilea – face o scurtă referire la CV-ul tău. De asemenea, aici îți exprimi dorința de a te prezenta la un interviu. Să menționezi că vor putea afla mai multe despre parcursul tău profesional în cadrul unei discuții directe.

Scrisoarea de intenție pentru angajare trebuie să aibă o concluzie clară. Formulările finale trebuie să concluzioneze argumentele din cuprins. Trebuie să cuprindă și disponibilitatea ta pentru o viitoare întrevedere. Nu uita să mulțumești destinatarului atât pentru oportunitate, cât și pentru faptul că ți-a citit scrisoarea.

• Formula de încheiere trebuie să fie într-o notă optimistă și profesională. Desigur, depinde de postul pentru care aplici. Cu atât mai mult dacă ai redactat o scrisoare de intenție scurtă. Îndepărtează-te de formulări personale și alege-le pe cele profesionale. Un exemplu de formule de încheiere ar putea fi: „Cu considerație”, „Cu stimă”, „Cu sinceritate”, „Cu respect”
• Semnătura este elementul final care se regăsește în scrisoarea de intenție. Aici trebuie să notezi numele și prenumele tău. Nu uita de datele tale de contact. Angajatorul trebuie să te poată găsi ușor.

Citește și Cât plătește angajatorul la stat pentru un angajat?

Evită aceste greșeli pentru a avea o scrisoare de intenție model

Scopul acestei scrisori de intenție este de a-ți garanta un interviu. De aceea fii atent ca aceasta să arate impecabil. Pe lângă limbaj și formă, evită următoarele greșeli:

Unul dintre cele mai dăunătoare aspecte. În momentul în care scrisoarea ta cuprinde greșeli gramaticale, credibilitatea ta și a cunoștințelor tale este pusă la îndoială. Pentru a te asigura că scrisoarea ta este impecabilă, poți ruga pe un apropiat să o citească și să te corecteze dacă e cazul. O dublă verificare este oricând binevenită. Și chiar recomandată.

Limbajul trebuie să fie simplu, scurt și cuprinzător. Desigur, în funcția de natura postului pentru care aplici poți opta și pentru exprimări academice. Dar chiar și atunci, structurează informația concis, în fraze scurte. Ambiguitatea va dezorienta pe angajator. Așa că nu va ști de ce să te aleagă pe tine. Organizează paragrafele prin spațierea corespunzătoare.

Această greșeală este frecventă atunci când aceeași scrisoare intenție angajare o trimiți către mai multe companii. Nu se recomandă acest lucru. Chiar dacă poziția pe care aplici este aceeași. Ai grijă ca scrisoarea să aibă conținut unic. Gândește-o special pentru firma la care aplici. Pentru un plus de valoare, analizează înainte compania. Site-ul web, canalele de socializare reprezintă imaginea și vocea companiei. Integrează în scrisoarea ta elemente similare din punct de vedere al vocabularului și al tonalității. Vei reuși astfel mai rapid să te identifici cu valorile companiei. Ceea ce este un plus.

Angajatorul nu este interesat de rezultatele tale din plan personal. El caută la tine anumite calități și abilități. Chiar dacă ai o scrisoare de intenție scurtă, notează cele mai relevante caracteristici. De asemenea, cum am menționat și mai sus, prezintă-i concret rezultatele pe care le-ai avut la locul de muncă anterior. Scoate în evidență beneficiile pe care le va avea angajatorul în urma angajării tale.

Citește și: Ce joburi se caută în perioada pandemiei?

Rezistă tentației de a face referire la salariu anterior. Nu menționa expectanțele salariale de la postul pentru care aplici. Amintește-ți că scopul acestei scrisori de intenție este de a obține un interviu. Abia acolo vei putea stabili detaliile financiare.

O scrisoare de intenție model este despre tine. Nu despre compania în care ai lucrat. De aceea, evită să faci precizări despre fosta companie. Cu atât mai mult nu îți arăta nemulțumirile. Dacă vei face asta îți vei crea o imagine negativă. Nici unui angajator nu îi place ca numele companiei să fie asociat cu angajați nemulțumiți.

Scrisoare de intenție model este despre tine, nu despre compania în care ai lucrat. De aceea, evită să faci precizări despre fosta companie. Cu atât mai mult nu îți arăta nemulțumirile. Dacă vei face asta îți vei crea o imagine negativă. Niciunui angajator nu îi place ca numele companiei să fie asociat cu angajați nemulțumiți.

Fii cât mai realist și sincer. O scrisoare de intenție este despre calitățile tale. Totuși, forma în care le prezinți trebuie fie fidelă realității. Nu exagera în adjective. Păstrează un ton echilibrat. Vorbește sincer despre ceea ce știi să faci, ceea ce poți să faci și ceea ce vrei să înveți să faci.   

Scrisoarea de intenție – un pas mai aproape de obținerea unui loc de muncă

Să ai în vedere faptul că o scrisoare de intenție nu îți garantează interviul. Însă dacă vei respecta standardele impuse, va fi ca o cheie deschizătoare de uși. Nu este suficient să ai o scrisoare de intenție model dacă nu reflectă realitatea. Cu atât mai mult dacă nu ai adaptat-o întocmai specificului companiei și a postului. De aceea recomandăm să fii foarte receptiv la nevoile companiei, pe care să simți că le poți suplini.

Astfel că este util ca anunțul de angajare să îl citești cu foarte mare atenție.  Nu doar că îți vei clarifica sarcinile pe care le vei avea la noul loc de muncă. Vei ști, însă și ce anume să punctezi în scrisoarea de intenție. Ține minte că scrisoarea de intenție te reprezintă în cele mai mici detalii. Compune-o astfel încât să conțină informații valoroase. Pentru că prin ea ai ocazia să detaliezi toate experiențele notate în CV.  Și nu uita să îți arăți disponibilitatea de învățare a unor sarcini noi. Dacă menționezi acest aspect în scrisoarea de intenție, șansele de a obține interviul cresc.

Ți-a plăcut articolul? Citește și:

» Cele mai frecvente greșeli din procedura de salarizare și cum să le eviți
» Nu ai digitalizat procedurile în departamentul de resurse umane? Iată consecințele
» Cum a evoluat telemunca? Istoric și context | Infografic

Ne găsești și pe Facebook / Linkedin

Surse: hipo.ro, bundeangajat.olx.ro, www.umfcv.ro