Evenimentele marca Business Mark din această toamnă au continuat cu ediția 2024 a conferinței Magnetico Oradea, desfășurată în data 24 octombrie. Cătălina Breukers, Business Development Manager, UCMS by AROBS, într-un dialog cu Olivia Pocioian, HR Service Manager, Global Payroll Operations Europe, Celestica, au făcut referire la diferențele dintre procesele de payroll din România și cele din alte state europene.

Citește și:

» Anca Bosinceanu, prezentare la HR Uncovered despre creșterea liderilor performanți

Celestica, o echipă prezentă la nivel global

Cătălina Breukers, Business Development Manager, UCMS by AROBS: Cum îți desfășori activitatea alături de echipa ta?

Olivia Pocioian, HR Service Manager, Global Payroll Operations Europe, Celestica: Facem parte dintr-o echipă globală, deservim 24 de țări unde Celestica este prezentă. Avem un hub în Malaysia unde se deservește toată Asia, 85% din populația angajată se află acolo, mai avem un hub în Mexic, care deservește Statele Unite, Mexic și Canada, iar în România deservim partea din Europa și ne ocupăm de payroll pentru aceste țări. Momentan avem 8 țări pe care le gestionăm, cele mai mari sunt România, Spania, Irlanda, UK, Austria, Elveția, Cehia.

Cătălina Breukers: Știm ce provocări întâlnim în procesele de HR Admin și payroll în România, și ni se pare ca sunt multe și se întâmplă repede. Spune-ne, te rog, cum gestionați 8 țări fiecare cu specificul ei ca și echipă.

Olivia Pocioian: Avem contacte cu payroll providers, obținem toate modificările legislative de la ei. Avem și un sistem integrat de salarizare pe care îl folosim și care este actualizat de furnizorii noștri, iar din România gestionăm toate procesele.

Cum arată frecvența modificărilor legislative

Cătălina Breukers: Există țări cu mai multe modificări legislative decât România?

Olivia Pocioian: În România parcă noi suntem mai speciali, noi trebuie să implementăm de pe o lună pe alta, dar sunt țări în care se lasă timp. De exemplu, în Irlanda este o modificare care trebuie implementată până în 1 ianuarie 2025, pentru ca angajatorii să înțeleagă ce se întâmplă, dar a fost amânată cu o jumătate de an, pentru că nu era confortabil pentru toată lumea.

Cătălina Breukers: Unde sunt cele mai multe modificări legislative într-un an din toate aceste țări?

Olivia Pocioian: În România și în Spania.

Diferențe între concediile medicale din diferite țări

Cătălina Breukers: Dincolo de țări și limite geografice, politice, există și diferențe culturale și există numeroase spețe care se nasc din asta. Concediile medicale cresc în perioada culesului, la noi. Cum procedezi când trebuie să faci corecții, în contextul în care fiecare țară are specificul său?

Olivia Pocioian: La noi, concediul medical este lăsat în speța angajatului, el trebuie să ni-l prezinte, dacă nu, trebuie efectuate modificări diverse, însă în Spania sau în Cehia ne putem conecta la o bază de date în care medicul introduce concediul medical și de unde noi putem descărca documentele, pentru a le introduce în sistemul de calcul salarial. În Canada, sistemul în ceea ce privește concediile medicale e total diferit – seamănă cu ce avem în UK sau Germania. Nu au concedii medicale, ci o asistentă care lucrează în companie și care aprobă concediul medical în sistem – sună angajatul, îl întreabă cum se simte, totul merge mult pe încredere. Asta scade frecvența concediilor medicale.

Tratamentul fiscal în privința bonusurilor angajaților

Cătălina Breukers: Tot povesteam de partea de componente salariale și diverse bonusuri, există astfel de complicații și în străinătate și cum se tratează fiscal?

Olivia Pocioian: În România pot să vă spun că totul este simplu, avem țări în care totul este foarte complicat, de exemplu în Spania bonusul de performanță este complex. Acolo avem baza de calcul pentru bonusul de performanță, iar statul spaniol consideră că momentul în care se plătește bonusul de performanță, dacă este 2024 pentru 2023, atunci toate contribuțiile trebuie plătite pentru 2023, adică anul la care se referă bonusul respectiv. Atunci noi trebuie să facem un calcul de retro contribuție, împărțim suma primită la 12 luni pentru că persoana a primit bonusul pentru 2023, și calculăm contribuțiile sociale pentru lunile respective, dar pe fluturaș apare 2024. În declarație nu trebuie să facem rectificative, cum ar fi în România, ci în declarația lunii în curs există un cod pentru care se trec toate aceste contribuții pentru fiecare persoană în parte.

Cătălina Breukers: Aceste norme metodologice sunt clare în momentul în care se publică?

Olivia Pocioian: De obicei discutăm cu consultanții, cu cei de la HR, ca sa fie cât mai inteligibil, și bineînțeles și angajații să înțeleagă.

Cătălina Breukers: Și relațiile cu statul, raportarea, cum funcționează în alte țări?

Olivia Pocioian: Este la fel de complicată. Raportările se fac și în celelalte țări, noi de exemplu avem Revisal, dar în Spania avem social security, o altă raportare către label office.

Cum se gestionează echipele aflate în mai multe țări

Cătălina Breukers: Să gestionezi angajați din 8 țări, ai nevoie de o echipă. Cum găsești acei oameni, cum îi pregătești, cum îi menții?

Olivia Pocioian: Ne-am confruntat de-a lungul timpului cu diverse situații, și am observat că tinerii se adaptează foarte repede, foarte ușor la solicitările noastre, și atunci în perioada de internship vedem care se mulează pe stilul nostru, pe modul de înțelegere a sistemelor, cât de bine pot să facă conexiunile. Avem și proceduri foarte bine puse la punct, pe fiecare avem câte o procedură de salarizare, pașii ce trebuie urmați în închidere, în realizarea declarațiilor, etc.

Adaptabilitatea și eficiența, esențiale în procesele de salarizare

Cătălina Breukers: Ce concluzii ai oferi oamenilor care activează în domeniul administrării de personal și a salarizării?

Olivia Pocioian: Oamenii din activitatea de payroll trebuie să fie foarte flexibili, adaptabili, de asemenea să știe să citească dincolo de cifre, când văd o cifră să-și dea seama că ceva nu este în regulă.

Cătălina Breukers: Ca să concluzionăm, România nu este locul cel mai greu pentru a gestiona procesele de salarizare, doar că la noi lucrurile se întâmplă mai spontan, nu avem câteva luni să ne adaptăm la modificările legislative. Anul trecut am avut undeva la 80 de update-uri în sistemul nostru software. Ne-ar ajuta să fie comunicate din timp, să avem timp să le implementăm, însă ce cred că este în folosul omului de HR ar fi să ai o soluție, un software, un tool ușor adaptabil, flexibil. Cred că ar fi bine dacă s-ar putea digitaliza multe procese repetitive, care consumă timp. Știm că REVISAL este în schimbare… ar ajuta ca furnizorii de soft să vină în sprijinul utilizatorilor prin adaptarea cât mai rapidă la cerințele statului.

Cum pot fi realizate optim operațiunile de payroll

Gestionarea proceselor de salarizare în diverse țări europene aduce provocări unice, de la conformarea cu legislația locală până la înțelegerea diferențelor culturale. O echipă adaptabilă, o comunicare eficientă și utilizarea unor instrumente software avansate contribuie la depășirea acestor provocări, permițând procesarea corectă și la timp a salariilor, indiferent de particularitățile fiecărei țări.