Cele mai frecvente greșeli din procedura de salarizare și cum să le eviți

Procedura de salarizare implică o activitate intensă, care adesea este solicitantă. Acuratețea este trăsătura principală, de aceea se necesită o atenție sporită la detalii.

Un proces de salarizare foarte bine organizat asigură satisfacția angajaților, în timp ce protejează compania din punct de vedere legislativ.

De aceea, când intervin erori se creează un impact negativ puternic, care, în funcție de natura lor, pot determina apariția anumitor pericole. Din fericire, majoritatea greșelilor din procedura salarizare pot fi corectate dacă există cunoștințe contabile solide, experiență, o planificare strategică și instrumentele necesare. Iată cele mai frecvente greșeli care intervin în procedura salarizare.

1. Clasificare incorectă a angajaților

Modul de clasificare al angajaților are un efect direct asupra remunerației. Normele legislative impun anumite standarde în ceea ce privește salarizarea angajaților în funcție de meserie, studii, tipul de instituție, etc. Există sancțiuni semnificative pentru clasificarea greșită. Pentru a evita această greșeală în procedura salarizare este important ca înainte de angajarea unui membru nou să consulți fișa postului pentru funcția în care vei încadra noua persoană. Astfel vei afla și specificațiile salariale pe care trebuie să le respecți. Stabilirea corectă a clasificării angajaților poate ajuta la prevenirea încălcărilor legislative și a sancțiunilor ulterioare. Astfel procedura salarizare este corectă.

2. Greșeli în plata taxelor și a impozitelor

Procedura salarizare implică achitarea de taxe și impozite. Există situații în care intervin erori la achitarea lor. Fie că sunt din neatenție, fie că provin din date colectate incorect, a plăti prea puțin sau prea mult valoarea taxelor și impozitelor poate afecta bilanțul lunar și anual.

3. Amânarea plății salariilor

Amânarea plății salariilor este o tactică des întâlnită, foarte nocivă pentru procedura salarizare. Efectele negative ale acestei urmări se răsfrâng atât asupra angajaților, care vor fi nemulțumiți și, în timp vor acumula frustrări, dar și asupra companiei prin aplicarea unor penalități. Pe lângă acestea, cu cât amâni efectuarea plăților, cu atât se acumulează mai multe datorii. Astfel poți ajunge în ipostaza în care să facem față cu greu achitării tuturor plăților și îți îngreunezi procedura salarizare.

4. Calcularea greșită a salariilor

În realizarea unui calcul salar net intervin o serie de variabile care influențează rezultatul final. În primul rând, pontajul. Este important ca fiecare angajat să se ponteze corect. În realizarea calcului este important să știi cât a lucrat angajatul, dacă a lucrat în weekend sau nu, pe tură de noapte sau de zi, ore suplimentare sau nu. Un program software payroll performant calculează salariile pe baza informațiilor din sistem.

Dacă nu folosești o metodă electronică de pontare, poți lua în considerare True Pontaj Electronic – un sistem pontaj electronic ușor configurabil. În al doilea rând, trebuie avute în vedere alte variabile care sunt incluse în procedura salarizare. Poate fi vorba de bonusuri acordate în funcție de targhete atinse, comisioane din vânzări, prime sau al 13 lea salariu. La acestea pot interveni anumite rețineri din salariu. Cu cât este mai complex calculul, cu atât pot interveni mai multe greșeli, chiar dacă utilizezi o aplicație de salarizare. Într-adevăr softul automatizează calculul, dar este nevoie și de vigilența contabilului.

Unele softuri au și funcționalitatea de corectare a calculelor. Fie că e vorba de un calcul din luna curentă sau de un calcul aferent unei luni anterioare, funcția de corecții de calcul al unui soft payroll permite corectarea calculelor și refacerea întregii raportări lunare.

5. Lipsa setării a unor date limită

Timpul este totul în procedura salarizare. De aceea, setarea unor date limită ajută la îndeplinirea obiectivelor propuse. Cu atât mai mult cu câte ne referim la achitarea taxelor. Dacă nu există date limită setate la care să fie efectuate anumite plăți se poate întârzia achitarea acestora. Acest aspect poate influența puternic costurile companiei, întrucât pot interveni penalități pentru întârziere. De aceea este nevoie de setarea unor date limite la care să se efectueze plățile, pentru a fluidiza procedura salarizare. Un sistem de salarizare este foarte utilă în acest sens, deoarece poate permite setarea de alerte care să îți amintească de termenul limită stabilit.

Cum poți preveni apariția greșelilor în procedura salarizare?

„A greși e omenește”, vorba aceea. Însă depinde de noi să reducem frecvența cu care greșim. Ce putem face să ne îmbunătățim procedura salarizare și să evităm greșelile? Iată câteva sugestii:

Investește în instrumente performante

Un software de salarizare este o soluție fiabilă care permite automatizarea procedurilor și a calculelor, alături de o mai bună gestionare a acestor sarcinilor administrative de personal. O aplicație de salarizare funcționează pe baza unor algoritmi exacți, astfel încât calculele salariale sunt precise. Mai mult, te scapă și de grija modificărilor legislative, cum e cazul aplicației dp-Payroll.

Adună informații solide

Cele mai multe erori pot apărea din lipsa de informații sau informații eronate. Legile și politicile se schimbă întotdeauna. De aceea este esențial să te menții informat asupra noutăților din domeniu și a felului în care compania ta se poate adapta lor.

Analiza îndeaproape a unor rapoarte interne

Cea mai simplă metodă de a preveni greșelile în procedura salarizare este prin generarea de rapoarte și analizarea lor. Îți creezi o imagine de ansamblu asupra tuturor cheltuielilor și poți observa mai ușor erorile care au intervenit. Astfel vei putea preveni repetarea greșelilor.

Ți-a plăcut acest articol? Citește și:

» Ce este HRIS și de ce este util pentru compania ta?
» Mituri și adevăruri despre softurile payroll
» Nu ai digitalizat procedurile în departamentul de resurse umane? Iată consecințele