Ce să iei în considerare înainte de a alege servicii de outsourcing?

Pe măsură ce o companie își mărește numărul de angajați, are nevoie de servicii de outsourcing pentru administrarea personalului. Totodată, alte motive pentru a apela la externalizarea operațiunilor de HR sunt: reducerea costurilor, un nivel de expertiză ridicat al specialiștilor din companiile de outsourcing și economisirea timpului. Odată cu dezvoltarea afacerii, apar tot mai multe responsabilități pentru departamentul de resurse umane. Eficientizarea proceselor contribuie la cresterea productivitatii muncii și optimizează gestionarea activităților de administrare personal. De asemenea, eliberează timp care poate fi îndreptat asupra afacerii pe care o conduci.

Citește și:

• Cum pot fi îmbunătățite serviciile de externalizare payroll?
• Cum ajută aplicația dp-Payroll companiile BPO

La ce sunt utile serviciile de outsourcing?

Externalizarea serviciilor de resurse umane presupune contractarea unei companii terțe, care să realizeze o parte sau toate operațiunile de HR din organizație. O companie de outsourcing se poate ocupa de procesarea salariilor, de procesele de administrare de personal cum ar fi pontaj, recrutare, procesul de onboarding, cererile angajaților și multe altele. Firma care gestionează toate aceste operațiuni are și responsabilitatea de a respecta legislația în vigoare și de a asigura securitatea datelor angajaților și a informațiilor sensibile.

Organizarea internă, esențială în trecerea la outsourcing

Decizia de a externaliza sarcinile de HR începe cu analizarea modului în care ar ajuta organizația pe termen lung. Mai mult, trebuie luat în considerare cât de pregătit este departamentul de resurse umane într-un anumit moment, pentru a ajuta organizația să realizeze tranziția către externalizare. O cercetare asupra industriei de outsourcing și a tendințelor acesteia ajută totodată la a lua decizia corectă.

În ceea ce privește organizarea internă, un aspect esențial de luat în calcul este alegerea momentului potrivit pentru externalizarea proceselor de HR către o firmă de outsourcing. Spre exemplu, chiar dacă externalizarea ar economisi bani pentru organizație, pierderea productivității în timpul tranziției poate afecta semnificativ un anumit proiect aflat în desfășurare.

Aspecte esențiale la alegerea companiei de outsourcing

Dacă ai luat decizia de a apela la serviciile unei firme de outsourcing, există mai multe criterii la care să fii atent înainte de a face o alegere. În acest sens, este recomandat să te documentezi cu privire la reputația companiilor, serviciile oferite, prețurile pe care le practică, nivelul de expertiză sau părerile altor clienți. Decide ce este mai important pentru tine și optează pentru o companie de outsourcing potrivită pentru nevoile tale de moment, dar și pe termen lung. În continuare, vom prezenta în mod detaliat lucrurile care ar trebui luate în considerare înainte de a alege compania de outsourcing.

Procese eficientizate prin digitalizare

Calitatea și rapiditatea serviciilor oferite sunt elemente fundamentale în identificarea furnizorului de servicii de outsourcing. Prin digitalizarea proceselor de HR și payroll, o companie poate realiza într-un mod eficient operațiunile externalizate. Dacă serviciile de outsourcing sunt îndeplinite cu ajutorul unor solutii software, ele pot fi gestionate mai ușor și realizate cu rapiditate, în siguranță. În plus, birocrația este minimizată și scade considerabil riscul apariției unor erori umane, comune în cazul unor operațiuni manuale, repetitive.

Servicii de suport profesionale

Atunci când poți apela la profesioniști care îți răspund cu promptitudine la solicitări, activitatea zilnică este optimizată. Orice nelămurire privind operațiunile de HR poate fi clarificată cu ajutorul unor servicii de suport de încredere, oferite de oameni cu expertiză în domeniu. Dacă te poți baza pe un partener de outsourcing care îți oferă consultanță la nivel înalt, ai parte de un beneficiu foarte important.

Sistem de securizare a informațiilor utilizate

Atât procedurile necesare administrării de personal, cât și cele de salarizare presupun gestionarea unor date personale ale angajaților. Stocarea și procesarea informațiilor necesare în operațiunile de HR și payroll, cum ar fi calcul salariu net, trebuie să fie realizate în siguranță. De aceea, este indicat să optezi pentru un furnizor de servicii de outsourcing unde securitatea informatiilor reprezintă o prioritate. Cu aplicații performante de resurse umane și salarizare, siguranța datelor este asigurată.

Încrederea în serviciile oferite

Nivelul de încredere de care beneficiază un furnizor de servicii de outsourcing este un alt aspect înspre care trebuie să-ți îndrepți atenția. Caută recenziile clienților despre serviciile și profesionalismul arătat de companiile pe care le iei în considerare, înainte de a lua o decizie. Modul în care decurg colaborările cu alte organizații îți poate oferi o imagine clară asupra imaginii unei companii și a serviciilor pe care le pune la dispoziție.

Externalizarea altor funcții în viitor  

De asemenea, un alt lucru pe care îl poți avea în vedere este posibilitatea de a externaliza pe parcursul colaborării și alte proceduri de resurse umane. Spre exemplu, după începutul colaborării cu o companie de outsourcing, ai nevoie ca aceasta să se ocupe și de transmiterea fluturașilor de salariu, sau de actualizarea organigramei interne. Prin urmare, este important să alegi o companie care îți permite să adaugi în viitor și alte servicii.

Companiile de outsourcing, potrivite la nevoie

Externalizarea unor servicii de resurse umane ale companiei, sau chiar a tuturor, este o decizie logică dacă aduce eficiență și economisirea costurilor. În cazul în care nu ai o echipă specializată, sau dezvoltarea companiei are loc într-un ritm mult prea rapid, este firesc să apelezi la servicii de outsourcing. În acest fel, vei avea acces la o echipă de profesioniști din domeniul resurselor umane și a salarizării. Ia în considerare toate elementele importante pentru nevoile tale și alege compania potrivită, cu ajutorul căreia să crești eficiența și productivitatea din cadrul organizației tale.

UCMS by AROBS, partener tehnologic pentru companiile de outsourcing

Pentru ca serviciile oferite să fie de o calitate cât mai bună, firmele de outsourcing pot lua în considerare digitalizarea proceselor pe care le au în grijă. Adoptarea unor soluții software le va ajuta să-și eficientizeze activitatea și să simplifice operațiunile realizate pentru clienți și parteneri. UCMS by AROBS oferă de peste 25 de ani aplicații performante de HR și payroll. Cele două soluții consacrate din portofoliul nostru, True HR și dp-Payroll, au un mod intuitiv de folosire, beneficiază de suport specializat și ajută companiile să realizeze cu rapiditate operațiunile specifice de resurse umane și salarizare. Pentru a afla mai multe detalii despre soluțiile software dezvoltate UCMS by AROBS, programează un demo alături de specialiștii noștri.