Monica Petruț, despre eficientizarea accesului la informații, într-un interviu pentru The Story Behind the Job

În cadrul evenimentului Magnetico de la Cluj-Napoca, dedicat domeniului HR, Monica Petruț, Key Account Manager în cadrul UCMS by AROBS, a susținut o prezentare despre eficientizarea accesului la informații prin digitalizare.

La finalul evenimentului, colega noastră a acordat un interviu în cadrul emisiunii The Story Behind the Job al publicației online All About Jobs. Ea a vorbit despre schimbările ultimilor ani în procesele administrative, nevoia de digitalizare, beneficiile aduse de anumite instrumente digitale dezvoltate de UCMS by AROBS și impactul acestora. Interviul complet poate fi citit mai jos, fiind disponibil de asemenea și în format video.

Citește și:

• Magnetico Cluj-Napoca, eveniment dedicat experienței angajaților
• Nevoia unui program semnatura digitala, tot mai întâlnită în organizații

Prin ce au trecut departamentele de HR în ultimii ani?

Într-adevăr, a fost o perioadă foarte provocatoare, mai ales pe perioada pandemiei, pentru că am fost luați total pe nepregătite. Mai ales cei din departamentul de HR s-au lovit foarte tare de această provocare pentru că au fost nevoiți, deși nu erau pregătiți, să accepte faptul că angajații vor trebui să lucreze de acasă. Și asta a fost o provocare foarte mare deoarece nu aveau niște tool-uri de HR care să îi ajute în sensul acesta. Noi am venit foarte repede cu o soluție, pentru că suntem o companie care ne dorim să inovăm tot timpul pentru clienții noștri, și viitori posibili parteneri. Datorită faptului că eram adaptați acestui ritm, am reușit să facem față foarte repede.

Am dezvoltat o funcționalitate care se numește work from home, prin care am reușit să îi ajutăm pe cei din departamentele de HR să aibă o viziune foarte clară a perioadelor în care angajații lucrau de acasă, iar ulterior, după ce situația cu pandemia s-a mai ameliorat, și angajații au putut să lucreze în sistem hibrid, să poată să urmărească care dintre angajați lucrează de acasă și care sunt prezenți la birou.

Mai mult de atât, această funcționalitate le dădea posibilitatea să aibă o viziune asupra spațiului în care ei își desfășurau activitatea, pentru că la un moment dat există și o limitare referitoare la numărul de angajați care putea să stea într-un anumit birou. Și atunci cu această planificare care putea fi făcută în modulul pe care l-am dezvoltat, work from home, vizibilitatea a fost destul de mare. Feedback-ul din partea partenerilor noștri, care utilizează funcționalitatea în cauză, a fost unul extrem de pozitiv și ne bucurăm că am reușit să îi ajutăm în acest sens.

Am trecut cumva în 2022 într-o zonă în care, au apărut alte priorități sau provocări pentru departamentele de HR. Se pune accent pe readucerea oamenilor la birouri, pe retenție mai mare, din cauza valului de demisii care a existat. Cum ajută tehnologia departamentele de HR, astfel încât o bună parte din personalul de resurse umane să se degreveze de alte task-uri, și să ajungă în zona în care acum este o nevoie acută?

Nevoia de a funcționa pe partea de retenție a personalului, pe partea de employer branding, pe alte procese din HR, este nevoia mult mai mare față de nevoia strictă în a procesa salariile și a face un management al contractelor și al actelor. După cum exemplificam în prezentarea susținută, noi ne dorim acest lucru, să-i ajutăm pe specialiștii din departamentul de HR să se degreveze de anumite atribuții pe care ei le au, cum ar fi de exemplu procesarea fluturașilor de salariu, a adeverințelor. Îi ajutăm să-și creeze niște fluxuri foarte bine și clar stabilite, tocmai pentru a reuși să facă față în alte situații.

După cum spuneam în prezentare, avem funcționalitatea True HR in Touch, ea funcționează foarte bine în general în automotive și producție, pentru că foarte mulți din angajații din producție, de fiecare dată când au nevoie de un fluturaș de salariu, mergeau la departamentul de HR. O soluție a fost găsită la un moment dat, exista o anumită zi din săptămână în care angajații puteau să acceseze departamentul de HR. Dar în momentul în care venea acea zi, holurile erau pline, iar doamnele din departamentul de HR nu mai apucau să facă absolut nimic.

Cu funcționalitatea aceasta, am reușit să degrevăm persoanele care se ocupau strict de partea respectivă, prin acest chioșc pe care noi îl poziționăm în fabrici și angajații se gestionează singuri, nu mai au nevoie de cineva de la departamentul de HR care să îi ajute și să le dea documentele și adeverințele de care au nevoie.

Cât de ușor adoptă un astfel de comportament angajații?

Noi, oamenii, în general suntem extrem de reticenți la schimbare, și este foarte greu. Ca experiență avută cu partenerul nostru despre care vorbeam în prezentarea pe care am susținut-o, în primele luni nu au folosit-o absolut deloc, dar datorită faptului că li s-a impus schimbarea, în momentul în care au aflat că nu mai au de ce să acceseze departamentul de HR pentru că au HR-ul lor în fabrică, pe care pot să-l acceseze în momentul în care își doresc, schimbarea respectivă a fost acceptată. La început a fost dificil, dar pe urmă nu au mai fost probleme.

Asta înseamnă că după ce au văzut beneficiile ei, s-au bucurat că au un astfel de instrument la dispoziție.

Exact, pentru că avantajul foarte mare era că nu mai exista o singură zi pe săptămână în care ei puteau să acceseze informațiile de care aveau nevoie, fluturașul de salariu, istoricul de concedii și altele, ci puteau să facă lucrul acesta în fiecare zi, când își doreau.

Cât de mult mai au de rezolvat angajatorii români probleme care par banale, cum ar fi accesul angajaților în clădire, dar care în realitate mai există în companii?

După cum bine ai punctat, situații de acest gen există și sunt prezente aproape zilnic. Noi încercăm să venim în ajutorul partenerilor noștri, avem funcționalități diferite. La ceea ce te refereai tu, avem o funcționalitate care se numește True Pontaj Electronic. Putem să ne integrăm inclusiv cu soluții de control acces și putem să venim cu multiple variante în sensul acesta.

Care este impactul real asupra departamentelor de HR al automatizării anumitor procese?

Impactul este foarte mare, și după cum îți dădeam exemplul funcționalității HR in Touch, chiar am efectuat un studiu de caz care a reușit să implementeze soluția respectivă. Existau doi oameni în departamentul de HR care se ocupau doar de această parte, de a da adeverințe angajaților, de a le da tot felul de informații cu privire la dosarul de personal, iar în momentul în care am implementat funcționalitatea, acei doi oameni au putut să se ocupe de alte procese importante de HR. De exemplu, de partea de retenție a personalului, de employer branding și alte lucruri care sunt foarte necesare în contextul actual.

Care sunt cele mai importante funcționalități ale produselor voastre, sau în general? Ce zone au nevoie de automatizare? Cum va arăta piața în 2023 din această perspectivă?

Partea de administrare de personal este una foarte importantă, pentru că acolo se gestionează dosarul angajatului, partea de employee self-service este din nou foarte importantă, iar ce o văd eu ca fiind foarte importantă, și ce am început să implementăm anul acesta, este partea de semnătură electronică, care este un plus foarte mare pentru companiile care vor folosi această funcționalitate. Se reduc foarte mult costurile, se reduce foarte mult timp, și se eficientizează foarte mult procesele din departamentele de HR. Se creează niște fluxuri, foarte bine stabilite și în momentul respectiv, iar lucrurile se întâmplă foarte repede și bineînțeles putem să ne ocupăm de alte lucruri importante.