Mediul profesional se află într-o evoluție continuă, iar managementul timpului este un aspect important pentru a ține pasul cu toate modificările care apar. Pentru o productivitate crescută a angajaților dintr-o companie, organizarea eficientă este necesară, mai ales într-un format hibrid. Printre abilitățile cele mai  importante ale unui angajat performant se numără capacitatea de a munci în echipă, comunicarea optimă, dar și un management cât mai eficient al timpului, care contribuie la o dezvoltare profesionala pe termen lung. În rândurile următoare, vă vom prezenta câteva modalități prin care se poate realiza mangementul timpului, astfel încât productivitatea întregii organizații să fie la nivelul dorit.

Citește și:

» Cât de important este să oferi un program flexibil angajaților?
» Sporește productivitatea angajatilor cu ajutorul soluțiilor digitale

Cât este de important managementul timpului în activitatea profesională?

Puterea noastră de concentrare poate avea de suferit uneori, din diverse motive, iar asta face ca anumite proiecte importante să rămână nefinalizate la sfârșitul unei zile de muncă. De asemenea, avem deseori multe sarcini de realizat și prea puțin timp pentru a le îndeplini. De aceea, managementul timpului este o abilitate esențială la locul de muncă. Poate fi dificil să știi de unde să începi, deoarece există numeroase abordări în ceea ce privește managementul timpului.

Limitează elementele care îți distrag atenția

Pentru o organizare cât mai eficientă a timpului de lucru, există anumite aspecte esențiale de luat în considerare. În primul rând, crearea unui plan detaliat despre ceea ce trebuie făcut și elaborarea unui plan de actiune în această privință.

Totodată, o analiză proprie a comportamentului fiecăruia poate duce la descoperirea unor obiceiuri care pot fi îmbunătățite și la soluții pentru a îmbunătăți managementul timpului. Aici poate fi inclusă limitarea unor lucruri care duc la distragerea atenția, cum ar fi utilizarea rețelelor sociale prea des sau un spațiu în care nu avem parte de liniște.

Prioritizează sarcinile din activitatea zilnică

În timpul programului, deseori primim notificări sau mailuri de la colegi care ne pot întrerupe fluxul de lucru. De aceea, ordinea în care le acordăm atenție trebuie realizată în funcție de priorități, pentru ca activitatea de la care am fost întrerupți să nu aștepte prea mult timp. În acest sens, un studiu efectuat de Universitatea din California, Irvine arată că o persoană are nevoie de mai mult de 20 de minute pentru a reveni la o sarcină după ce i-a fost distrasă atenția.

Managementul timpului, esențial pentru activitățile complexe

O mare parte din munca de zi cu zi necesită o atenție deplină și o gândire amănunțită, motiv pentru care managementul timpului joacă un rol important. Oamenilor nu le este în general ușor să treacă direct în modul de concentrare, iar o distragere a atenției îngreunează de cele mai multe ori procesul.

De aceea, printre strategiile de management al timpului poate fi inclus modelul „deep work”. Acesta presupune petrecerea unei perioade neîntrerupte de timp pentru a îndeplini o sarcină fără a fi distras de alte activități. Prin utilizarea acestei metodei, devii indisponibil în acel interval de timp, iar toată concentrarea este îndreptată înspre o singură activitate.

Ține cont de perioadele în care ești mai productiv

Fiecare dintre noi avem anumite perioade în timpul zilei în care suntem mai productivi. Programarea sarcinilor importante în acel interval orar este o stragie importantă în ceea ce privește managementul timpului. Lucrează la sarcini solicitante din punct de vedere mental atunci când știi că ești la cel mai înalt nivel de productivitate și stabilește sarcini mai ușor de realizat, mai puțin solicitante din punct de vedere mental pentru momentele în care puterea de concentrare este mai scăzută.

Digitalizarea proceselor administrative cu un soft resurse umane

Pentru creșterea eficienței din organizație, minimizarea birocrației și reducerea proceselor manuale repetitive, alege implementarea unei aplicatii HR intuitive. Prin digitalizare, operațiunile care ocupă de obicei mult timp pot fi efectuate mult mai rapid, astfel managementul timpului este îmbunătățit semnificativ.

În acest mod, nu vei fi nevoit să-ți petreci perioade lungi de timp pentru sarcini care pot realizate în format digital, cum ar fi operațiunile de administrare personal, aprobarea unor cereri ale angajaților, eliberarea unor adeverințe sau gestionarea pontajului printr-un sistem pontaj electronic.

Identifică ce poate fi îmbunătățit

Nu poți controla fiecare distragere ce apare, dar poți controla ceea ce faci cu timpul, după ce acel moment a trecut. Prin urmare, o analiză a modului în care îți petreci timpul în prezent te va ajuta să identifici ce poți îmbunătăți în managementul timpului. Odată ce înțelegi acest lucru și identifici unde poți câștiga timp prețios, poți începe să faci schimbări. Spre exemplu, dacă îți desfășori munca remote, poate ai nevoie să-ți amenajezi spațiul de lucru într-o altă încăpere, pentru a fi deranjat mai puțin.

Pauze regulate pentru a-ți recăpăta puterea de concentrare

Chiar și în perioadele încărcate, avem nevoie de câte o pauză de la ceea ce facem pentru a ne reîncărca cu energie. În articolul „Conquering Digital Distractions”, publicat de Harvard Business Review, psihologul Larry Rosen prezintă necesitatea unei pauze pentru creierul uman după 90 de minute de activitate. În special după o oră și jumătate de lucru cu instrumente digitale, un repaus de cel puțin 10 minute contribuie la recăpătarea puterii de concentrare. În acest fel, ai parte de managementul timpului într-un mod optim, care să sprijine productivitatea.

Împărtășește informații despre managementul timpului

Atunci când realizezi o listă de activități, poți prioritiza sarcinile care trebuie finalizate curând și le poți programa pe mai târziu pe cele care pot fi amânate. Respectarea unui astfel de plan înseamnă să optimizezi managementul timpului și să prioritizezi activitățile importante. Puterea exemplului poate funcționa foarte bine și când vine vorba de managementul timpului în organizația ta. Cu ajutorul unor abilitati de leadership, poți împărtăși și celorlalți membri din companie idei despre modul în care îți gestionezi activitatea și cum să își organizeze sarcinile zilnice.