Managementul timpului sau cum poți crește productivitatea cu o organizare eficientă

Mediul profesional se află într-o evoluție continuă, iar managementul timpului este un aspect important pentru a ține pasul cu toate modificările care apar. Pentru o productivitate crescută a angajaților dintr-o companie, organizarea eficientă este necesară mai ales într-un format hibrid. Printre abilitățile cele mai căutate de angajatori pe piața de recrutare se numără munca în echipă, comunicarea eficientă și managementul timpului, care contribuie la o dezvoltare profesionala pe termen lung.

În rândurile următoare, vă vom prezenta câteva modalități prin care se poate realiza mangementul timpului astfel încât productivitatea întregii organizații să fie la nivelul propus.

Citește și:

» De ce să folosești sisteme de pontaj pentru afacerea ta?
» Sporește productivitatea angajatilor cu ajutorul soluțiilor digitale

Puterea noastră de concentrare poate avea de suferit uneori, din diverse motive, iar asta face ca anumite proiecte importante să rămână nefinalizate la sfârșitul unei zile de muncă. De asemenea, avem deseori multe sarcini de realizat și prea puțin timp pentru a le îndeplini. De aceea, managementul timpului este o abilitate esențială la locul de muncă. Poate fi dificil să știi de unde să începi, deoarece există numeroase abordări în ceea ce privește managementul timpului.

Informații utile pentru managementul timpului

Pentru o organizare cât mai eficientă a timpului de lucru, există anumite aspecte esențiale pe care te poți concentra. În primul rând, dezvoltarea unui program detaliat cu ceea ce trebuie făcut și elaborarea unui plan de actiune în această privință.

Totodată, o analiză proprie a comportamentului fiecăruia poate duce la descoperirea unor obiceiuri care pot fi îmbunătățite și la soluții pentru managementul timpului. Aici poate fi inclusă limitarea unor lucruri care duc la distragerea atenția, cum ar fi utilizarea rețelelor sociale prea des sau un spațiu de lucru în care nu avem parte de liniște.

Prioritizarea acțiunilor din activitatea zilnică

În timpul programului, deseori primim notificări sau mailuri de la colegi care ne pot întrerupe fluxul de lucru. De aceea, ordinea în care le acordăm atenție trebuie realizată în funcție de priorități, pentru ca activitatea de la care am fost întrerupți să nu aștepte prea mult timp. În acest sens, un studiu efectuat de Universitatea din California, Irvine, arată că o persoană are nevoie de mai mult de 20 de minute pentru a reveni la o sarcină de lucru după ce i-a fost distrasă atenția.

O mare parte din munca de zi cu zi necesită o atenție deplină, concentrată și o gândire amănunțită, motiv pentru care managementul timpului joacă un rol important. Oamenilor nu le este în general ușor să treacă direct în modul de concentrare, iar o distragere a atenției îngreunează de cele mai multe ori procesul. De aceea, printre strategiile de management al timpului poate fi inclus modelul „deep work”. Acesta presupune petrecerea unei perioade neîntrerupte de timp pentru a îndeplini o sarcină fără a fi distras de alte activități. Prin utilizarea acestei metode, devii indisponibil în acel interval de timp, iar toată concentrarea este îndreptată înspre o singură activitate.

Digitalizarea proceselor administrative cu un soft resurse umane

Pentru creșterea eficienței din organizație, minimizarea birocrației și reducerea proceselor manuale repetitive, o aplicatie HR intuitivă poate fi luată în considerare. Cu ajutorul tehnologiei, operațiunile care ocupă de obicei mult timp pot fi efectuate mult mai rapid, astfel managementul timpului este îmbunătățit semnificativ. În acest mod, nu vei fi nevoit să-ți petreci perioade lungi de timp pentru sarcini care pot realizate în format digital, cum ar fi operațiunile de administrare personal, aprobarea unor cereri ale angajaților, eliberarea unor adeverințe sau gestionarea pontajului printr-un sistem pontaj electronic.

Managementul timpului în funcție de orele de productivitate ridicată

Fiecare dintre noi avem anumite perioade în timpul zilei în care suntem mai productivi. Programarea sarcinilor importante în intervalul orar în care am observat că suntem mai eficienți este o strategie importantă în ceea ce privește managementul timpului.

Lucrează la sarcini solicitante din punct de vedere mental atunci când știi că ești la cel mai înalt nivel de productivitate și stabilește sarcini mai ușor de realizat, mai puțin solicitante din punct de vedere mental pentru momentele în puterea de concentrare este mai scăzută.

Identifică ce poate fi îmbunătățit

Nu poți controla fiecare distragere ce apare, dar poți controla ceea ce faci cu timpul după ce acel moment a trecut. Prin urmare, o analiză a modului în care îți petreci timpul în prezent te va ajuta să identifici ce poți îmbunătăți în managementul timpului. Odată ce înțelegi acest lucru și identifici unde poți câștiga timp prețios, poți începe să faci schimbări. Spre exemplu, dacă îți desfășori munca remote, poate vei descoperi că trebuie să îți amenajezi spațiul de lucru într-o altă încăpere pentru a fi deranjat mai puțin.

Pauze regulate pentru a-ți recăpăta puterea de concentrare

Chiar și în perioadele încărcate, avem nevoie de câte o pauză de la ceea ce facem pentru a ne reîncărca cu energie. În articolul „Conquering Digital Distractions”, publicat de Harvard Business Review, psihologul Larry Rosen prezintă necesitatea unei pauze pentru creierul uman după 90 de minute de activitate. În special după o oră și jumătate de lucru cu instrumente digitale, un repaus de cel puțin 10 minute contribuie la recăpătarea puterii de concentrare. În acest fel, ai parte de managementul timpului într-un mod optim, care să sprijine productivitatea.

Împărtășește informații despre managementul timpului

Atunci când realizezi o listă de activități, poți prioritiza sarcinile care trebuie finalizate curând și le poți programa pe mai târziu pe cele care pot fi amânate. Respectarea unui astfel de plan înseamnă managementul timpului optimizat și concentrarea pe cele mai importante activități la un moment dat. Puterea exemplului poate funcționa foarte bine și când vine vorba de managementul timpului în organizația ta. Cu ajutorul unor abilitati de leadership, poți împărtăși și celorlalți membri din companie idei despre modul în care îți gestionezi activitatea și cum să își organizeze sarcinile zilnice.

Autonomia și responsabilitatea pot fi soluții eficiente pentru desfășurarea activității profesionale și managementul timpului. Dacă oferi angajaților informațiile potrivite și le comunici așteptările tale, ei pot explora ceea ce funcționează cel mai bine în ceea ce privește organizarea activității. Acest lucru îi poate motiva să acorde o atenție specială în ceea ce privește managementul timpului pentru a fi eficienți și productivi în munca pe care o desfășoară.