În orice companie cu un număr mare de angajați, managementul documentelor angajaților poate fi complicat și consumator de timp. Dacă nu utilizezi un soft în care să centralizezi toate documentele și informațiile de interes, care să îți asigure un flux optim al proceselor de administrare de personal, vei avea dificultăți în gestionarea lor. Atunci când te confrunți zilnic cu un volum mare de hârtii, ele se pot pierde ușor și există un risc ridicat în compromitarea securității lor. De acee, ai nevoie de o soluție modernă, eficientă și sigură, care să îți simplifice munca.

Citește și:

» Organizare eficientă cu un management digital al operațiunilor de HR
» Cum este asigurată securitatea informatiilor atunci când se folosesc softuri HR

O metodă utilă pentru munca în format hibrid sau full remote

Gestionarea unor documente fizice este mult mai dificilă când activitatea profesională se desfășoară în sistem hibrid, sau când munca la distanta este preponderentă. De aceea, un soft pentru managementul documentelor îți simplifică activitatea și te ajută să eficientizezi comunicarea cu angajatii. În acest articol îți prezentăm principalele avantaje de care ai parte cu un soft pentru managementul documentelor, alături de câteva soluții potrivite pentru nevoile tale.

Te ajută să gestionezi eficient timpul de lucru

Eficientizarea timpului este foarte importantă pentru a avea un business de succes, iar cu o organizare optimă și cu tool-urile potrivite acest lucru poate fi realizat, pentru ca productivitatea muncii să fie la nivel înalt. Pentru căutarea unor documente în format fizic, sau a unor fișiere care nu sunt structurare într-un mod clar, este nevoie de foarte mult timp și energie. Un studiu despre nivelul de productivitate din companii, efectuat de McKinsey, a arătat faptul că angajații petrec în medie 1,8 ore pe zi și 9,3 ore pe săptămână pentru a căuta informațiile de care au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile.

Efectuezi managementul documentelor rapid și intuitiv

Știm că ai nevoie să efectuezi managementul documentelor precum: ghiduri, prezentări, materiale pentru procesul de onboarding, proceduri, organigrama companiei și alte resurse esențiale. Odată cu dezvoltarea organizației tale și cu creșterea numărului de angajați, astfel de operațiuni devin tot mai dese și mai solicitante. În acest moment intervine un soft resurse umane, care permite managementul documentelor prin metode rapide și intuitive.

Succesul unui business pe termen lung depinde și optimizarea procedurilor interne, pentru a câștiga timp care poate fi folosit pentru nevoile clienților, ori pentru planificarea unor noi strategii care să sprijine performanța companiei.

Un soft pentru managementul documentelor, necesar pentru procese complexe

Pe măsură ce operațiunile administrative devin mai complexe, ai nevoie de instrumente digitale pentru a le efectua, inclusiv a unui soft pentru managementul documentelor. Informațiile sunt fundamentale pentru desfășurarea activității, iar identificarea lor cu rapiditate trebuie să se afle pe lista ta de priorități, dacă îți dorești să ai parte de o eficiență ridicată în companie. Totodată, la aprobarea sau semnarea rapidă a unor documente contribuie o semnatura electronica. Prin utilizarea ei, procesul de transmitere și de semnare a documentelor este simplificat, dar și securizat.

Economisești resurse cu o administrare eficientă a documentelor

Prin utilizarea tehnologiei pentru managementul documentelor, îți reduci costul cu materialele consumabile sau cu spațiile de depozitare. Nu în ultimul rând, compania ta devine mai prietenoasă cu mediul încojurător, prin minimizarea consumului de hârtie, astfel că contribuie la eforturile în privința sustenabilității pe termen lung.

Îți asiguri confidențialitatea documentelor

Securitatea informatiilor este și ea sporită când diverse acte importante sunt gestionate în format electronic. Spre exemplu, accesul la anumite documente poate fi permis doar pentru unele persoane, care trebuie să se autentifice în sistem pentru a le vizualiza.

Prin urmare, fiecare poate vedea doar documentele sau informațiile necesare pentru a-și desfășura activitatea. Efectuarea unor instructaje periodice despre securitatea informațiilor va reduce la minimum riscul ca un document să ajungă în atenția unor persoane care nu ar trebui să-l poată vedea.

Managementul documentelor angajaților, eficientizat cu un soft dedicat

Pentru a gestiona cu ușurință toate documentele și informațiile angajaților, necesare în scopul de a efectua multiple operațiuni de HR, inclusiv procedura de salarizare, un program pentru administrarea personalului te va ajuta considerabil.

Softul permite stocarea și managementul următoarelor documente: documente necesare angajării, datele de identificare ale angajatului, date despre contractul de muncă, evidența controalelor medicale, cereri de concediu, documente pentru delegații, rapoarte și altele.

Totodată, programul îți poate trimite notificări înainte ca valabilitatea anumitor documente să expire, iar astfel eviți situații neplăcute.

Cauți o soluție mai eficientă pentru gestionarea documentelor din zona HR? Descarcă ebook-ul nostru gratuit și află cum îți poate veni în ajutor funcționalitatea True Administrare de Personal.

Extragi rapid datele și minimizezi birocrația

Un astfel de soft îți oferă o privire de ansamblu asupra tuturor documentelor de interes despre angajați, și îți oferă avantajul a extrage datele de care ai nevoie indiferent de locul în care te afli, fără a fi necesară accesarea unei arhive în format fizic. Utilizarea tehnologiei pentru a gestiona aceste informații reduce semnificativ birocrația și eficientizează activitatea departamentului de resurse umane.

Funcționalități multiple cu o aplicatie HR implementată în organizația ta

Cu portalul angajatului, inclus într-un sistem de resurse umane, oamenii din echipa ta pot vizualiza documente încărcate în software care sunt utile pentru ei: proceduri interne, fișa postului, ghid de beneficii sau fișă de lichidare, precum și alte documente de interes. În plus, angajații pot descărca adeverințe necesare lor și au posibilitatea de a accesa fluturasi de salariu cu toate detaliile pe care dorești să le incluzi. O astfel de soluție digitală este intuitivă, fiind dezvoltată pentru a putea fi folosită fără a avea cunoștinte tehnice avansate.

Beneficiezi de o transformare digitală necesară

Orice companie trebuie să gestioneze documentele pe care le folosește pentru diverse proceduri, să le organizeze și să le facă ușor accesibile angajaților, atunci când au nevoie de ele. Un sistem bine pus la punct este astfel o necesitate în acest sens, pentru ca managementul documentelor sa fie optimizat.

Oferi angajaților o metodă simplă de a accesa documentele

Indiferent dacă angajații muncesc de la birou, remote sau în sistem work from home, au nevoie de anumite documente. Posibilitatea de a le accesa în format digital este un beneficiu major, atât pentru salariați, cât și pentru companie, care poate efectua managementul documentelor mult mai ușor. Un sistem eficient de gestionare a documentelor te poate ajuta să organizezi toate informațiile într-un singur loc, accelerează fluxul de lucru, îmbunătățește comunicarea între departamente și oferă acces oricând la documente importante.

Programează un demo gratuit al aplicației True HR

Ai nevoie de o aplicație HR complexă, cu ajutorul căreia să efectuezi managementul documentelor într-un mod eficient? Noi îți propunem o discuție în care să afli mai multe despre serviciile și produsele oferite de UCMS by AROBS, configurabile în funcție de nevoile tale. Programează un demo gratuit și descoperă cum te putem ajuta să-ți optimizezi procesele!