Avantajele folosirii unui soft dedicat pentru managementul documentelor

În ultimii ani, specialiștii HR au întâmpinat numeroase dificultăți în ceea ce privește managementul documentelor angajaților și nu numai. Companiile care nu beneficiază de un sistem în care să fie centralizate toate documentele și informațiile de interes, sunt nevoite să gestioneze o mulțime de hârtii. Acest lucru este mult mai dificil când activitatea profesională se desfășoară în sistem hibrid sau în care munca la distanta este preponderentă. De aceea, un soft pentru managementul documentelor simplifică activitatea departamentului de resurse umane și eficientizează comunicarea cu angajații.

Citește și:

» Organizare eficientă cu un management digital al operațiunilor de HR
» Cum este asigurată securitatea informatiilor atunci când se folosesc softuri HR

Timpul este unul dintre cele mai importante componente din companiile performante, iar cu o organizare optimă poate fi eficientizat pentru o productivitate crescută. Totuși, multă energie și timp se irosește pentru căutarea unor documente în format fizic, sau a unor fișiere care nu sunt structurate într-un mod clar. Un studiu al celor de la McKinsey a arătat faptul că angajații petrec în medie 1,8 ore pe zi și 9,3 ore pe săptămână pentru a căuta informațiile de care au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile.

Managementul documentelor cu o aplicație rapidă și intuitivă

Oamenii din companii efectuează zilnic managementul documentelor precum: ghiduri, prezentări, materiale pentru procesul de onboarding, proceduri, organigrama cu toți angajații și alte resurse esențiale. Odată cu dezvoltarea organizațiilor, astfel de operațiuni devin tot mai dese și mai solicitante, moment în care intervine un soft resurse umane, care permite și managementul documentelor prin metode rapide și intuitive. Succesul unui business pe termen lung depinde și de optimizarea procedurilor interne, pentru a câștiga timp care poate fi folosit pentru nevoile clienților, ori pentru planificarea unor noi strategii care să aducă o ascensiune a companiei.

Un soft pentru managementul documentelor, necesar pentru procese complexe

Pe măsură ce operațiunile administrative devin mai complexe, utilizarea instrumentelor digitale pentru efectuarea lor, inclusiv a unui soft pentru managementul documentelor, devine necesară. Informațiile sunt fundamentale pentru desfășurarea activității, iar identificarea lor cu rapiditate trebuie să se afle pe lista de priorități a unei companii cu obiective înalte, care pune acccent pe eficiență. Totodată, la aprobarea sau semnarea rapidă a unor documente contribuie o semnatura electronica, care poate fi integrată într-o aplicație resurse umane. În acest fel, procesul de transmitere și de semnare a documentelor este mult simplificat, iar fluxul de lucru și pentru alte operațiuni devine mai rapid.

O altă cercetare, efectuată de Hubbion arată faptul că un profesionist petrece 18 minute pentru a căuta un document, timp care se poate reduce la un minut sau mai puțin atunci când se folosește o soluție pentru managementul documentelor, și când angajații își desfășoară activitatea într-un mod organizat. Mai mult, costul cu materialele consumabile se reduce, iar companiile care folosesc tehnologia când vine vorba de managementul documentelor devin mai prietenoase cu mediul înconjurător, printr-un consum minim de hârtie.

Securitatea informațiilor este și ea sporită când diverse acte importante sunt gestionate în format electronic. Spre exemplu, accesul la anumite documente poate fi permis doar pentru unele persoane prin utilizarea unor date de autentificare în sistem. Prin urmare, fiecare poate vedea doar ce are nevoie pentru a-și desfășura activitatea. Efectuarea unor instructaje periodice despre securitatea informațiilor va reduce la minimum riscul ca un document să ajungă în atenția unor persoane care nu ar trebui să-l poată vedea.

Managementul documentelor angajaților, eficientizat cu un soft administrare personal

Pentru a gestiona cu ușurință toate documentele și informațiile angajaților, necesare în scopul de a efectua multiple operațiuni de HR, inclusiv procedura de salarizare, un program pentru administrarea personalului te va ajuta considerabil. Softul permite stocarea și managementul următoarelor documente: documente necesare angajării, datele de identificare ale angajatului, date despre contractul de muncă, evidența controalelor medicale, cereri de concediu, documente pentru delegații, rapoarte și altele.

Un astfel de soft îți oferă o privire de ansamblu asupra tuturor documentelor de interes despre angajați, și îți oferă avantajul a extrage datele de care ai nevoie indiferent de locul în care te afli, fără a fi necesară accesarea unei arhive în format fizic. Utilizarea tehnologiei pentru a gestiona aceste informații reduce semnificativ birocrația și eficientizează activitatea departamentului de resurse umane.

Funcționalități multiple cu o aplicatie HR implementată în organizația ta

Un sistem self-service pentru salariați contribuie la managementul documentelor pentru toate departamentele interne. Cu portalul angajatului, oamenii din echipa ta pot vizualiza documente încărcate în software care sunt utile pentru ei: proceduri interne, fișa postului, ghid de beneficii sau fișă de lichidare, precum și alte documente de interes. În plus, angajații pot descărca adeverințe necesare lor și au posibilitatea de a accesa fluturasi de salariu cu toate detaliile pe care angajatorul dorește să le includă. O astfel de soluție digital este intuitivă, dezvoltată pentru a putea fi folosită fără a avea cunoștinte tehnice avansate.

Orice companie trebuie să gestioneze documentele pe care le folosește pentru diverse proceduri, să le organizeze și să le facă ușor accesibile angajaților, atunci când au nevoie de ele. Un sistem complex de resurse umane devine o necesitate, și nu doar o inovație, după o transformare radicală adusă de o pandemie. Multe procese de HR au trecut printr-o transformare digitală, fapt ce a permis ca managementul documentelor să fie desfășurat într-un mod mult mai optimizat.

Accesul la documentele de interes este simplificat

Indiferent dacă angajații muncesc de la birou, remote sau în sistem work from home, ei vor avea nevoie de anumite documente. Posibilitatea de a le accesa în format digital este un beneficiu major, atât pentru salariați, cât și pentru companie, care poate efectua managementul documentelor mult mai ușor. Un sistem eficient de gestionare a documentelor te poate ajuta să îți organizezi toate informațiile într-un singur loc, accelerează fluxul de lucru, îmbunătățește comunicarea între departamente și oferă acces oricând la documente importante.

True HR, o aplicație performantă pentru administrarea personalului și a documentelor

Sistemul de gestionare a resurselor umane True HR îți facilitează efectuarea procedurilor interne de zi cu zi, printre care și managementul documentelor. Aplicația dezvoltată și inovată de UCMS by AROBS are în componență 19 funcționalități distincte, în care se regăsesc modulele True Administrare de Personal, True Portalul Angajatului, True Cereri Angajați sau alte programe care îți sprijină managementul documentelor în format digital. Cu ajutorul lor, elimini multe din procesele manuale consumatoare de timp și vei simplifica activitatea personalului, totul pentru metode de lucru mai eficiente și mai productive.

Ai nevoie de o aplicație HR complexă, cu ajutorul căreia să efectuezi managementul documentelor într-un mod eficient? Noi îți propunem o discuție în care să afli mai multe despre serviciile și produsele oferite de UCMS by AROBS, configurabile în funcție de nevoile tale. Solicită un demo gratuit și vino să descoperi cum te putem ajuta la dezvoltarea afacerii tale!