Lectură de 5 minute

În ultimii ani, specialiștii HR au întâmpinat numeroase dificultăți în ceea ce privește managementul documentelor angajaților. Dacă nu beneficiezi de un sistem intuitiv în care să centralizezi toate documentele și informațiile de interes, ești nevoit să gestionezi o mulțime de hârtii, care se pot pierde ușor, iar securitatea lor este destul de scăzută.

O metodă utilă pentru munca în format hibrid sau full remote

Gestionarea unor documente fizice este mult mai dificilă când activitatea profesională se desfășoară în sistem hibrid, sau când munca la distanta este preponderentă. De aceea, un soft pentru managementul documentelor îți simplifică activitatea și te ajută să eficientizezi comunicarea cu angajatii. În acest articol îți prezentăm principalele avantaje de care ai parte cu un soft pentru managementul documentelor, alături de câteva soluții potrivite pentru nevoile tale.

Citește și:

» Organizare eficientă cu un management digital al operațiunilor de HR
» Cum este asigurată securitatea informatiilor atunci când se folosesc softuri HR

Te ajută să gestionezi eficient timpul de lucru

Eficientizarea timpului este foarte importantă pentru a avea un business de succes, iar cu o organizare optimă și cu tool-urile potrivite acest lucru poate fi realizat, pentru ca productivitatea muncii să fie la nivel înalt. Pentru căutarea unor documente în format fizic, sau a unor fișiere care nu sunt structurare într-un mod clar, este nevoie de foarte mult timp și energie. Un studiu al celor de la McKinsey a arătat faptul că angajații petrec în medie 1,8 ore pe zi și 9,3 ore pe săptămână pentru a căuta informațiile de care au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile.

Efectuezi managementul documentelor rapid și intuitiv

Știm că ai nevoie să efectuezi managementul documentelor precum: ghiduri, prezentări, materiale pentru procesul de onboarding, proceduri, organigrama companiei și alte resurse esențiale. Odată cu dezvoltarea organizației tale și cu creșterea numărului de angajați, astfel de operațiuni devin tot mai dese și mai solicitante. În acest moment intervine un soft resurse umane, care permite managementul documentelor prin metode rapide și intuitive.

Succesul unui business pe termen lung depinde și optimizarea procedurilor interne, pentru a câștiga timp care poate fi folosit pentru nevoile clienților, ori pentru planificarea unor noi strategii care să aducă o ascensiune a companiei.

Un soft pentru managementul documentelor, necesar pentru procese complexe

Pe măsură ce operațiunile administrative devin mai complexe, ai nevoie de instrumente digitale pentru a le efectua, inclusiv un soft pentru managementul documentelor. Informațiile sunt fundamentale pentru desfășurarea activității, iar identificarea lor cu rapiditate trebuie să se afle pe lista ta de priorități, dacă îți dorești să ai parte de o eficiență ridicată în companie. Totodată, la aprobarea sau semnarea rapidă a unor documente contribuie o semnatura electronica. Prin utilizarea ei, procesul de transmitere și de semnare a documentelor este simplificat, dar și securizat.

Economisești timp și resurse cu o administrare eficientă a documentelor

O altă cercetare, efectuată de Hubbion arată faptul că un profesionist petrece 18 minute pentru a căuta un document, timp care se poate reduce la un minut sau mai puțin atunci când se folosește o soluție pentru managementul documentelor, alături de un mod de lucru organizat.

Mai mult, prin utilizarea tehnologiei pentru managementul documentelor îți reduci costul cu materialele consumabile sau cu spațiile de depozitare. Nu în ultimul rând, compania ta devine mai prietenoasă cu mediul încojurător, prin minimizarea consumului de hârtie.

Îți asiguri confidențialitatea documentelor

Securitatea informatiilor este și ea sporită când diverse acte importante sunt gestionate în format electronic. Spre exemplu, accesul la anumite documente poate fi permis doar pentru unele persoane, care trebuie să se autentifice în sistem pentru a le vizualiza.

Prin urmare, fiecare poate vedea doar documentele sau informațiile necesare pentru a-și desfășura activitatea. Efectuarea unor instructaje periodice despre securitatea informațiilor va reduce la minimum riscul ca un document să ajungă în atenția unor persoane care nu ar trebui să-l poată vedea.

Descoperă soluția software complexă True HR! Programează acum un demo al aplicației!

Managementul documentelor angajaților, eficientizat cu un soft administrare personal

Pentru a gestiona cu ușurință toate documentele și informațiile angajaților, necesare în scopul de a efectua multiple operațiuni de HR, inclusiv procedura de salarizare, un program pentru administrarea personalului te va ajuta considerabil.

Softul permite stocarea și managementul următoarelor documente: documente necesare angajării, datele de identificare ale angajatului, date despre contractul de muncă, evidența controalelor medicale, cereri de concediu, documente pentru delegații, rapoarte și altele.

Totodată, programul îți poate trimite notificări înainte ca valabilitatea anumitor documente să expire, iar astfel eviți situații neplăcute.

Extragi rapid datele și minimizezi birocrația

Un astfel de soft îți oferă o privire de ansamblu asupra tuturor documentelor de interes despre angajați, și îți oferă avantajul de a extrage datele de care ai nevoie indiferent de locul în care te afli, fără a fi necesară accesarea unei arhive în format fizic. Utilizarea tehnologiei pentru a gestiona aceste informații reduce semnificativ birocrația și eficientizează activitatea departamentului de resurse umane.

Funcționalități multiple cu o aplicatie HR implementată în organizația ta

Un sistem self service angajati contribuie la managementul documentelor pentru toate departamentele interne. Cu portalul angajatului, oamenii din echipa ta pot vizualiza documente încărcate în software care sunt utile pentru ei: proceduri interne, fișa postului, ghid de beneficii sau fișă de lichidare, precum și alte documente de interes. În plus, angajații pot descărca adeverințe necesare lor și au posibilitatea de a accesa fluturasi de salariu cu toate detaliile pe care dorești să le incluzi. O astfel de soluție digitală este intuitivă, fiind dezvoltată pentru a putea fi folosită fără a avea cunoștinte tehnice avansate.

Beneficiezi de o transformare digitală necesară

Orice companie trebuie să gestioneze documentele pe care le folosește pentru diverse proceduri, să le organizeze și să le facă ușor accesibile angajaților, atunci când au nevoie de ele. Un sistem complex de resurse umane devine o necesitate, și nu doar o inovație, după schimbările radicale cauzate de pandemie. Multe procese de HR au trecut printr-o transformare digitală, fapt ce a permis managementul documentelor într-un mod mult mai optimizat.

Oferi angajaților o metodă simplă de a accesa documentele

Indiferent dacă angajații muncesc de la birou, remote sau în sistem work from home, ei vor avea nevoie de anumite documente. Posibilitatea de a le accesa în format digital este un beneficiu major, atât pentru salariați, cât și pentru companie, care poate efectua managementul documentelor mult mai ușor. Un sistem eficient de gestionare a documentelor te poate ajuta îți organizezi toate informațiile într-un singur loc, accelerează fluxul de lucru, îmbunătățește comunicarea între departamente și oferă acces oricând la documente importante.

True HR, o aplicație performantă pentru administrarea personalului și a documentelor

Sistemul de gestionare a resurselor umane True HR îți facilitează efectuarea procedurilor interne de zi cu zi, printre care și managementul documentelor. Aplicația dezvoltată și inovată de UCMS by AROBS are în componență 19 funcționalități distincte, în care se regăsesc modulele True Administrare de Personal, True Portalul Angajatului, True Cereri Angajați sau alte funcționalități care îți sprijină managementul documentelor în format digital. Cu ajutorul lor, elimini multe din procesele manuale consumatoare de timp și vei simplifica activitatea personalului, totul pentru metode de lucru mai eficiente și mai productive.

Programează un demo și descoperă în detaliu caracteristicile aplicației

Ai nevoie de o aplicație HR complexă, cu ajutorul căreia să efectuezi managementul documentelor într-un mod eficient? Noi îți propunem o discuție în care să afli mai multe despre serviciile și produsele oferite de UCMS by AROBS, configurabile în funcție de nevoile tale. Programează un demo gratuit și vino să descoperi cum te putem ajuta să-ți dezvolți afacerea!