În interviul de astăzi stăm de vorbă cu Zenaida Cremeneanu, care deține o experiență de aproape 30 de ani în HR, și se află de 19 ani în cadrul Siemens România. Anterior, a petrecut 3 ani în Big Four, dar și 7 ani într-o companie românească. De-a lungul activității profesionale, a contribuit la implementări și proiecte internaționale care au ajutat-o în dezvoltarea carierei.

În prezent, coordonează activitatea unei echipe de 25 de oameni, care se ocupă de procese de HR precum payroll, admin și travel pentru 4500 de angajați Siemens România. Absolventă de Politehnică, Zenaida este o persoană căreia îi place să lucreze cu oameni și pentru oameni. Provocările zilnice de care are parte sunt cele legate de schimbările organizaționale, dar și de mediul de afaceri din România.

Mai întâi aș dori să evidențiez că Siemens are în România mai multe entități juridice care cuprind peste 4500 de angajați. Asfel, Siemens S.R.L. oferă soluții și produse inteligente pentru electrificare și automatizare care contribuIe la transformarea sustenabilă și eficiența energetică a clădirilor, infrastructurilor și industriei. Siemens Energy este una dintre cele mai importante companii de tehnologie în domeniul energiei din țara noastră. Siemens Mobility dezvoltă soluții  sustenabile și moderne pentru producția vehiculelor pe șine, automatizare și electrificare feroviară, iar Siemens Healthineers este un pionier al descoperirilor în asistența medicală. De asemenea, există 3 unități de producție pentru componente industriale, în Simea Romania.

Departamentul Global Business Services- Hire to Retire, Employees Life Cycle (GBS H2R ELC RO) pe care îl conduc oferă servicii de admin, payroll, travel și reporting pentru toate aceste companii Siemens din România.

Cerințele și provocările apărute în procesele de admin, payroll și travel sunt diferite, deoarece domeniile de activitate ale clienților noștri interni sunt atât de diverse și complexe.

Valorile noastre fundamentale – know-how, inovație, seriozitate și responsabilitate – ne ghidează în fiecare proiect pe care îl finalizăm.

Experiența m-a învățat că performanța se obține prin implicare constantă și de calitate, prin învățare continuă, formarea echipei și creșterea cunoștințelor acesteia, prin comunicare eficientă, și nu în ultimul rând printr-o minte deschisă către nevoile clienților noștri interni – colegii noștri.

Și tot din experiență pot să spun că realmente înveți când greșești. Iar când am evoluat profesional, am avut o echipă și am învățat cu toții din diversele provocari apărute, am devenit cu toții mai buni pas cu pas.

Cum spuneam anterior, nu vorbim de o singură companie. Provocarea constantă este reprezentată de volumul informației care trebuie gestionat, respectarea termenelor și rezultatul final pe care ni-l dorim lipsit de erori, în măsura în care este posibil. Gestionăm tot acest cumul de factori cu răbdare, cu profesionalism și cu încredere.

Pentru a respecta termenele limită în depunerea unor documente, încercăm constant să ne eficientizăm comunicarea internă, avem remindere frecvente, ședințe și training-uri pentru a optimiza cât mai multe procesele și pentru a colecta și centraliza la timp informațiile de care avem nevoie.

În ceea ce privește numărul de ore lucrate, ne putem baza 100% pe informațiile primite din True HR, prin modulul de pontaj și prin portalul angajaților.

Alături de echipa extinsă People & Organization contribuim la retenția colegilor valoroși. De exemplu, avem un proces numit „referall program” prin care invităm colegii să ne recomande viitori candidați. Dacă după procesul standard de selecție și recrutare candidatul recomandat este angajat, urmează să i se monitorizeze modul în care se integrează în echipă și activitatea. După 6 luni, în cazul în care noul angajat confirmă așteptările, colegul care a făcut recomandarea primește un bonus.

De asemenea, ne-am gândit cum să colectăm ideile angajaților și atunci am înființat un program care a avut mare succes în fabrici. Programul, intitulat ”3i”, presupune colectarea ideilor angajaților, cu ajutorul cărora se pot îmbunătăți procesele actuale. Astfel, angajații au fost încurajați să se gândească cum le este mai ușor muncească, de la lucruri mai simple, care țin de logistică și până la a interveni în flux. Ideile impelementate efectiv sunt recompensate.

Avem un proiect de care suntem foarte mândri, o soluție inedită, și anume ”un coleg digital”, denumit CARL (Cognitive Assistant for Interactive User Relationship and Continuous Learning), care funcționează de 3 ani în România.

Este o aplicație dezvoltată de Siemens, ce funcționează ca un chatbot capabil să răspundă unui număr mare de întrebări din domeniul HR. Angajații îl pot accesa oricând și pot găsi răspuns la toate procesele de HR, și este personalizat pentru fiecare dintre companiile Siemens deservite de noi.

Cu ajutorul lui CARL am reușit să câștigăm timp, ne-a eficientizat activitatea și a avut un impact major în digitalizarea proceselor noastre. A fost și este foarte bine primit de angajați.

CARL știe să răspundă la aproximativ 80% din întrebările angajaților, iar noi avem datoria să preluăm întrebările fără un răspuns evident și să îl îmbunătățim, pentru a-i extinde funcționalitatea. Deține cunoștințe vaste din domeniile: payroll, admin, taxe, știe să răspundă la aproximativ 1500 de interogări.

Acolo unde sunt întrebări despre schimbările legislative, preocuparea noastră este să facem modificările necesare pentru a oferi un răspuns precis. CARL ne degrevează și de anumite întrebări repetitive și ne oferă timp pentru a ne ocupa de alte acțiuni din sfera HR și nu numai. Trebuie să apreciez efortul echipei mele, care se străduiește continuu să-l îmbunătățească.

Digitalizarea ne-a ajutat sa colectăm informația, să o prelucrăm și să o importăm în aplicația de admin și payroll cu rapiditate. Am creat conexiuni între o aplicație externă, True HR și dp-Payroll care să ne simplifice munca, să elimine erorile de procesare și să ne ofere instrumente de verificare coerente.

True HR a ajuns celebru în lumea Siemens, pentru că ne-a ajutat foarte mult cu optimizarea proceselor, prin posibilitatea de a realiza numeroase interogări și raportări către grup. Ne-am digitalizat la timp, repede și bine.

Pentru noi, digitalizarea este un proces continuu. Am început prin a folosi Portalul Angajatului din True HR, care a automatizat procesul de Time & Attendance (pontajul timpului lucrat și timpul nelucrat), apoi modulul de delegații și deconturi, care ne-a ajutat în gestionarea procesului de travel. Am corelat apoi cu informația de admin dintr-o aplicație externă, și cumulând-le am făcut un singur input pentru payroll.

În aplicația dp-Payroll am eficientizat configurările și rapoartele utilizând consolidarea bazelor de date, am dezvoltat continuu livrabilele pentru management și contabilitate. Rezultatul este o închidere simultană a payroll-ului pentru 4500 angajați din mai multe companii, în 5 zile lucrătoare.

Parteneriatul cu UCMS are o istorie îndelungată, de peste 25 ani. Ca parteneri, ați avut abilitatea de a construi anumite module adaptate cerințelor noastre, care, ulterior, s-au dovedit foarte utile și altora. Rezumând, ne-am bazat întotdeuna pe capacitatea echipei UCMS de adaptare la cerințe noi, pe profesionalism și pe timpul rapid de răspuns.

Ultimul modul implementat este True Semnătură Electronică, început în iunie anul trecut cu una dintre companiile Siemens. Acum, este utilizată în 3 companii, deservește peste 2000 de angajați și ne-a optimizat foarte mult timpul de semnare al documentelor, un proces foarte complicat, în special având în vedere munca remote și colegii localizați în toată țara.

De exemplu, la una din firmele Siemens, am semnat în 3 zile peste 1000 de acte adiționale în preajma sărbătorilor de Crăciun cu ajutorul semnăturii electronice din True HR. În trecut, în perioada în care se lucra doar de la birou, finalizam acest proces în aproximativ 3 luni. Ulterior, am adăugat diverse documente în workflow, de exemplu alt tip de scrisori sau documentele de offboarding.

Semnătura electronică a avut un succes foarte mare.

Soluțiile UCMS au răspuns cerințelor noastre privind stabilitatea informației, flexibilitatea soluțiilor, adaptabilitate la schimbările noastre frecvente cât și cele generate de mediul legislativ și economic. În 2008 am ales implementarea True HR, în completarea soluției dp-Payroll, pentru a genera rapoarte complexe necesare managementului în legătura cu personalul din companie. Din True HR am colectat toate informațiile necesare despre angajați.

Din perspectiva auditării interne, aplicațiile UCMS au fost întotdeauna considerate fiabile, capabile să facă față testelor de securitate și de calitate necesare.

Au capacitatea de a livra rezultatele în formatele cerute de noi și de a interfera rapid cu restul aplicațiilor noastre. În plus, beneficiem de coerență în date și ne ajută faptul că putem obține date dintr-un istoric îndepărtat.

Comunicarea cu echipa UCMS este unul dintre atuurile relației noastre de lungă durată. Faptul că în cadrul companiei există un grup de specialiști care au răspuns întotdeauna prompt solicitărilor noastre a fost cheia multor realizări comune esențiale. Comunic constant cu echipele de suport True HR și dp-Payroll, îmi răspund cu promptitudine la solicitări și aș vrea să le mulțumesc pentru profesionalism, răbdare, empatie.

Nevoile noastre sunt în continuă schimbare și depind de cerințele de Grup, dar și de modificările legislative constante. În toate modulele am solicitat modificări, ajustări, completări care să ne ajute. De la câmpuri specifice, la interogări dedicate sau chiar dezvoltări de la zero, toate au fost din fericire, un succes.

Așa cum menționează tot mai mulți specialiști din domeniu, este de așteptat ca tehnologia în ansamblu să fie dominată de AI, iar eu mi-aș dori ca AI să preia tot mai mult din lucrurile repetitive. Cât de repede va interfera AI cu calculul salarial și legislația românească, vom vedea. Este important să fim deschiși la schimbări și să învățăm continuu.