UPDATE. În ce condiții se acordă diurna și cine poate beneficia de ea

Diurna este o sumă de bani care poate fi acordată angajaților care își desfășoară activitatea profesională în afara sediului companiei, pentru o anumită perioadă de timp. Numită și indemnizație de delegare sau deplasare, aceasta acoperă costurile de deplasare ale beneficiarului.

Pe durata activității profesionale a unui  angajat din compania ta, pot apărea  momente când trebuie să îi soliciți prezența într-o altă localitate decât cea în care lucrează de obicei. Înainte ca expertiza și cunoștintele acestuia să fie folosite într-o delegație, este util să-l informezi în legătură cu costurile care îi sunt acoperite.

Plafonul maxim deductibil pentru diurnă

Nivelul maxim deductibil pentru diurna în anul 2023 se împarte astfel:

• Suma maxim deductibilă pentru diurna internă este de 50 de lei pe zi;
• Suma maxim deductibilă pentru diurna externă este de 2.5 x nivelul pentru instituțiile publice. Diurna externă maxim deductibilă este stabilită pentru fiecare țară în parte;
• De asemenea, alături de diurna acordată pe zi, există un plafon maxim/lună în valoare de trei salarii de bază, corespunzătoare locului de muncă al angajaților care primesc diurna. Acest plafon se aplică atât pentru diurnele interne, cât și pentru cele externe.

Diurna se decontează în baza unui ordin de deplasare sau a unui decont de cheltuieli, prin care se demonstrează efectuarea deplasării în interes de serviciu și durata ei. Între localitatea în care angajatul muncește și locul în care se efectuează deplasarea trebuie să fie o distanță de minimum 5 km, iar durata deplasării să fie de cel puțin 12 ore.

Plafonul deductibil în țară pentru diurna este de 50 lei pe zi, iar diferența este considerată venit de natură salarială. Astfel, dacă se depășește această sumă, vor fi plătite contribuții sociale și impozit pe salarii. În ceea ce privește beneficiarii de diurna din cadrul unei companii, aceștia pot fi salariații sau administratorul firmei.

Diurna externă, particularități în ceea ce privește transportul

Perioada pentru care se acordă diurna externă este determinată în funcție de mijlocul de transport folosit, după cum urmează:

• Momentul în care decolează avionul la plecarea în străinătate, și momentul aterizării avionului la sosirea în țară, dar și pe aeroporturile care sunt puncte de trecere a frontierei de stat din România.
• Momentul trecerii cu trenul sau cu autoturismul prin punctele de trecere a frontierei de stat din România, atât la plecarea în afara țării, cât și la întoarcere.

Dacă o fracțiune de timp dintr-o delegație nu însumează 24 de ore, diurna se acordă astfel: 50% din valoare până la 12 ore și 100% pentru perioada care depășește 12 ore. Diurna se poate plăti în avans angajatului, înainte de plecarea în delegație. La întoarcere, cheltuielile vor fi calculate și se vor regla eventualele diferențe. Legislația nu specifică un termen limită pentru întocmirea ordinului de deplasare în cazul entităților private.

Gestionează eficient delegațiile cu modulul True Delegații și deconturi

Cu ajutorul funcționalității din soluția True HR, ai o imagine de ansamblu clară în privința delegațiilor și a deconturilor. Cheltuielile legate de diurna acordată nu mai reprezintă o grijă în plus, pentru că gestionarea lor este simplificată cu True Delegații și Deconturi.

Cu ajutorul acestui modul, administrezi rapid și ușor planificarea pentru întâlniri de afaceri, delegații sau alte deplasări în interesul companiei. Vei avea parte de transparență totală în privința cheltuielilor efectuate de către angajați printr-o monitorizare atentă. Documentele doveditoare trebuie încărcate în program pentru ca decontul să se desfășoare în legalitate. Totodată, din aplicație poți stabili fluxuri de aprobare specifice pentru fiecare tip de delegație ori decont.

Poți, de asemenea, să calculezi automat diurna în mod diferențiat în funcție de țara de destinație, fapt ce îți va economisi foarte mult timp. Angajații își pot completa singuri ordinul de deplasare și decontul de cheltuieli fără să fie nevoiți să mai apeleze la alte departamente. Ulterior, poți genera rapoarte care îți oferă o situație clară a cheltuielilor, ele fiind ușor accesibile în orice moment.

Evită erorile de calcul a diurnelor

Un program performant te ajută să eviți anumite erori ce pot apărea la calculul diurnelor, care pot fi cauzate de lipsa unor proceduri interne clare. De exemplu, greșelile pot consta în neimpozitarea sau impozitarea incorectă a sumelor care depășesc plafonul legal sau reglarea necorespunzătoare a avansurilor acordate angajaților.

Așadar, un soft care simplifică procedurile de decontare a costurilor de deplasare este esențial pentru a câștiga timp prețios, o resursă foarte importantă care poate fi folosită de către angajați în scopuri productive. Dacă folosești un instrument digital pentru administrarea delegațiilor, vei scăpa de operațiunile manuale repetitive de sortare a documentelor de călătorie sau a altor hârtii justificative.