Conferințele de HR organizate de Business Mark au continuat cu prima ediție a Magnetico Pitești, desfășurat în data 23 mai. În cadrul evenimentului, Anca Pucă, Sales Manager, UCMS by AROBS, a discutat alături de Zenaida Cremeneanu, Head of Global Business Services H2R, Siemens România, despre cum contribuie digitalizarea proceselor de HR la retenția angajaților.

Siemens România, prezentă în multiple locații din țară

Anca Pucă, Sales Manager, UCMS by AROBS: Ne poți spune mai multe despre Siemens România?

Zenaida Cremeneanu, Head of Global Business Services H2R, Siemens România: Siemens înseamnă tehnologie într-un cuvânt simplu. E greu să definești complexitatea ei, ca și companie. Există șapte entități Siemens în România, în care sunt prezenți în total 4300 de angajați. Activitățile noastre de business acoperă o gamă foarte largă de industrii. Sunt sigură că foarte mulți dintre dumneavoastră ați întâlnit soluțiile noastre de automatizări industriale, pentru că avem foarte mulți clienți în România. Avem o divizie de IT de aproximativ 800 de angajați care creează soluții IT pentru aplicațiile Siemens, sau urmăresc soluții IT globale. Avem aplicații în zona de transporturi, aplicații în zona de energie de înaltă, medie și joasă tensiune. De asemenea, avem în România patru fabrici, trei în Sibiu și una în Iași, pentru care, departamentul pe care îl gestionez, se ocupă de activitățile operaționale, însemnând admin, payroll, travel și onboarding pentru cei 4300 de angajați, funcționăm ca o firmă de outsourcing internă pentru firmele Siemens din România.

Procese de HR digitalizate din cadrul Siemens România

Anca Pucă: Tema discuției de astăzi este retenția și mai exact, cum digitalizarea a ajutat grupul Siemens în România să crească retenția angajaților. Știm cu toții, probabil dumneavoastră, specialiștii de resurse umane, știți cel mai bine că o mare provocare este atragerea talentelor în companii. Însă munca dumneavoastră nu se oprește acolo, ci atunci începe greul, când trebuie să rețineți pentru o perioadă cât mai lungă acele talente în cadrul companiei. Și dacă ne gândim la cifre, statisticile ne spun că patru din cinci angajatori se confruntă în acest moment cu probleme ale retenției angajaților.

Cum procedați pentru a crește retenția, să vă țineți angajații în companiile pe care le aveți în România, ajutându-vă de automatizarea proceselor și de digitalizare?

Zenaida Cremeneanu: Digitalizarea a venit ca soluție naturală, nu este simplu să satisfaci o gamă foartă diferită de angajați, de la performeri foarte înalți, tehnicieni de înaltă calificare, până la blue collar. Și atunci, digitalizarea în HR nu a însemnat numai automatizarea proceselor standard de admin sau de payroll. O să povestesc despre o soluție Siemens de care suntem foarte mândri, se numește Carl, colegul nostru digital, care este o aplicație care interacționează cu angajații noștri. Ce știe să facă, este un fel de chatbot, creat de colegii mei din Siemens, care cumulează cunoștințele colegilor mei din HR și știe să răspundă în limb română la un număr impresionat de întrebări. Ne-a ajutat pe noi să câștigăm timp, nu ne-am gândit să înlocuim pe nimeni, pur și simplu am vrut să ne ajutăm singuri.

Aplicația în sine știe să răspundă oricând, este accesibilă doar prin rețeaua Siemens pentru angajații noștri, la o grămadă de întrebări. Are, de asemenea, un landing page unde sunt informații generale despre proceduri, despre contractele colective, dar are și o zonă de ticketing, unde dacă angajații au întrebări punctuale, dacă au nevoie de o adeverință de bancă într-un anumit format și așa mai departe, aplicația colectează informația asta într-o căsuță electronică, iar colegele mele preiau aceste tichete și le rezolvă. Cumva ne-a crescut ”ratingul de HR” printre angajații noștri, pentru că interacționează foarte repede cu ea, și le-a crescut nivelul de satisfacție.

Mai avem o variantă de digitalizare care este curentă, sub șase luni. Se leagă de semnătura electronică pe care am implementat-o cu partenerii noștri de la UCMS by AROBS, a avut iarăși un impact extraordinar în organizație. Noi avem angajați în toată țara, asta însemnând Cluj, Sibiu, Brașov, Timișoara, Iași, Constanța, și evident în București. Și atunci, pentru noi nu era simplu să obținem, de exemplu, semnăturile.

O să vă dau un exemplu, după ce am implementat-o, am avut de semnat aproximativ 1100 de acte adiționale, pe care le-am semnat în 3 zile. Deci entuziasmul a fost unul major și rezultatul excelent, deci cumva am eliminat o muncă de peste o lună aș zice, cu mutat hârtii dintr-o localitate într-alta.  Digitalizarea este extrem de importantă, știți deja acest lucru, iar nouă ne-a adus satisfacție, dar mai ales angajaților noștri.

Anca Pucă: Aș adăuga aici Zina, că oricum au scăzut costurile privind printarea documentelor și transmiterea cu firmele de curierat.

Cum își desfășoară angajații Siemens România activitatea

Anca Pucă: Știm că odată cu pandemia, atât candidații dar și angajații s-au obișnuit cu o flexibilitate privind locul de muncă. Spune-ne te rog Zina, cum funcționează la voi? Pe ce variantă ați ales să mergeți? On-site, birou sau remote sau hibrid? Cum stau lucrurile la voi?

Zenaida Cremeneanu: Noi aveam implementată munca remote și înainte de pandemie. Ulterior, perioada aceea critică ne-a obligat pe toți să ne dezvoltăm rapid. Dar, am continuat să o dezvoltăm după, am descoperit că ne eficientizează foarte tare muncă. Pentru că angajații noștri au capacitatea să-și flexibilizeze programul, e adevărat, după niște reguli. Pot să stea conectați cu colegii lor atât din România, din afară, pentru că foarte mulți dintre ei fac parte din echipele internaționale. Managerii îi pot îndruma cu ușurință, a devenit un atuu al companiei oferirea acestui beneficiu, care este foarte apreciat de oamenii noștri. E adevărat, nu funcționează și în producție.

Proiecte de loializare ale angajaților

Anca Pucă: Un alt aspect care la care cumva angajații țin și ajută la retenție sunt proiectele de loializare pe care angajatorii le au pentru angajații lor. Aveți programe de recomandări interne? Dacă da, ce rezultate au avut la voi?  Ați văzut o îmbunătățire, o creștere a retenției în zona aceasta?

Zenaida Cremeneanu: În toată lumea, recrutarea e dificilă. Noi ne-am gândit la un program, un ”refferal program” prin care angajații au posibilitatea să recomande un candidat pentru ocuparea pozițiilor lor. Cum se desfășoară chestia asta? Noul candidat aplică în platformele noastre, trece prin procesul standard de recrutare, în momentul în care devine angajatul nostru i se monitorizează activitatea atât de șeful lui direct, cât și de HR. Dacă după șase luni confirmă toate așteptările, angajatul care l-a recomandat primește bonus. Cumva este un câștig pentru ambele părți. Un procent important din pozițiile deschise, începând de la 10 până la 15%, am reușit să-l acoperim cu aceste recomandări, dar rezultatul e și în altă direcție. Aceste recomandări au fost excelente, adică cumva am câștigat timpul în care angajații erau incluși, și treceau de perioada aceea de induction mai rapid. Rezultatele au venit cumva la pachet.

Anca Pucă: Practic ați scutit un efort în zona de recrutare, plus ați securizat angajații care v-au făcut acele recomandări și în plus și procesul de induction a fost mai rapid și poate mai ușor acolo unde a fost cazul.

Despre implicarea angajaților în optimizarea proceselor interne

Anca Pucă: Metoda de implicare-recompensă funcționează de cele mai multe ori la nivel de motivație pentru angajați, la nivel de implicare, cât și la nivel de fidelizare a angajaților. Ne poți povesti despre ce experiențe ați avut voie din aceste punct de vedere, și dacă ați observat anumite rezultate pe zona aceasta?

Zenaida Cremeneanu: Implicarea angajaților este esențială. Noi ne-am gândit cum să colectăm ideile lor și atunci am înființat program care a avut mare succes în fabrici. Asta înseamnă că angajații au fost încurajați să se gândească cum le este mai ușor muncească, însemnând de la lucruri simple, lucruri de logistică sau de a interveni în flux.

Am colectat aceste idei pentru că am descoperit că le-a făcut mare plăcere să participe la acest sondaj de idei, le place să fie implicați, le place să gândească, să participe efectiv. După ce am colectat ideile, ele au trecut printr-o analiză a managementului, sau a unei echipe tehnice, depinde de locul în care ar fi avut rezultat, și toate ideile care s-au implementat au fost recompensate. Nu recompensa în sine a contat, ci recunoașterea colegilor și a managerilor, și faptul că fiecare se putea mândri că ideea a fost lor, a contat cel mai mult pentru ei.

Ce strategii mai sunt utilizate în Siemens România pentru retenția angajaților?

Anca Pucă: Într-adevăr angajații au nevoie să simtă că aparțin, sunt integrați. Mai aveți și alte lucruri pe care voi la Siemens le faceți pentru a menține angajații integrați în această buclă?

Zenaida Cremeneanu: M-aș referi la cultura organizațională pe care o avem, cumva este o tradiție în Siemens, ca managementul de la nivelul global până la local, și pe toate direcțiile de business pe care le-am enunțat mai înainte, să facă cu angajații, o numesc management employee meeting, dar de fapt nu sunt niște ședințe, sunt niște dezbateri în care cel puțin o dată pe an, chiar de două ori pe ani li se explică angajaților strategie, ce facem, de ce facem, care e direcția de business din anul respectiv, încotro ne îndreptăm.

Angajații au posibilitatea să pună întrebări, să lămurească diverse aspecte. Este o colaborare continuă în aceste ședințe, nu este doar așa o prezentare în care li se spune asta trebuie să facem și atunci fiecare dintre ei se simte cumva important și implicat și automat le crește engagementul.

Anca Pucă: De obicei ședințele de management sunt cu persoanele din management, iar ce decizii se iau, ulterior, se aplică la nivel de companie. Este interesantă abordarea voastră de a implica și angajații în zona aceasta de a lua, diverse decizii împreună cu managementul.

Ce eforturi trebuie să depun pentru a păstra angajații în companii

Anca Pucă: Ce crezi că trebuie făcut astfel încât să ținem angajații cât mai aproape în companiile noastre? Odată ce am depus eforturi pentru recrutarea lor, pentru a-i învăța procesele, pentru a-i integra în companie, ce putem face pentru a-i ține? Ca o concluzie de final.

Zenaida Cremeneanu: Nu știu dacă aș putea să spun niște adevăruri universale legate de lucrul ăsta, pentru că fiecare în organizațiile noastre ne străduim. Pot să vă spun ce facem noi la nivel de HR, a omului de HR, că nu este suficient să derulezi niște procese care să-ți iasă bine sau impecabil dacă poți, cum ar fi plata salariilor sau orice idee de interes general pentru angajați.

Important este cum te raportezi la acești oameni. Este foarte important ca ei să simtă că fac parte dintr-un angrenaj, că fiecare dintre ei e o rotiță importantă. Rolul nostru în HR-ul ăsta operațional este să fim lângă oamenii ăștia, cum spunea primul nostru coleg. Emoția este importantă, deci încercăm să fim acolo pentru ei, să-i ajutăm, să-i îndrumăm, să-i informăm, să le explicăm ce oportunități de dezvoltare au, cumva să mențină, vie această legătură, să simtă ca un sprijin în oamenii HR, și să mediem când e cazul discuțiile dintre ei și management.

Despre schimbările din piața muncii

Zenaida Cremeneanu: Piața s-a așezat puțin, știm cu toții acest lucru. Noi avem angajați atât de diverși și noi considerăm că fiecare este special. Există zone din businessul nostru în care angajații au peste 30 de ani în companie, și-au început activitatea după terminarea facultății și au continuat să rămână aici și nu au rămas, să zicem neapărat pentru un pachet salarial.

Au rămas pentru un context, dacă mă întrebați ce-mi place mie cel mai mult la Siemens, mie îmi plac oamenii și cred că și ei simt același lucru, există genul ăsta de conexiune.

După care, venim un pic partea să generației mileniale, ea are cea mai mare mobilitate și în ultimii ani cel puțin mă refer la partea de IT, acolo schimbă foarte mult lucrurile, chiar și asta s-a stabilizat în ultimul timp. În momentul în care oamenii își văd posibilitatea de dezvoltare, iar în Siemens există o gamă foarte largă de tehnologie, iar fiecare dintre ei încearcă să-și găsească direcția.

Atunci oamenii ajung într-o zonă de confort pe care încearcă să și-o mențină și atunci asta ne crește și nouă gradul de retenție. Deci contează mulți factori.

Anca Pucă: Sunt în asentimentul Zinei. Trebuie să recunosc că într-adevăr și climatul economic a făcut ca și angajații să fie mult mai atenți atunci când primesc o altă ofertă de la o altă companie. Adică cântăresc mult mai multe aspecte și analizează mult mai bine înainte de a lua o decizie. Nu mai este doar factorul financiar care primează, cum zicea și Zina mai devreme, contează foarte mult cultura organizațională, contează foarte mult mediul, echipa din care faci parte uneori, chiar dacă nu de fiecare dată, managerul cu care colaborezi îndeaproape și nu în ultimul rând, poate chiar ce ai în pachetul salarial pe lângă salariu, ce alte beneficii mai primești.

Cred că inclusiv asta la un moment dat îi face pe oameni să fie mai atenți în a lua o decizie și cumva chiar cred că se simte în piață că și candidații sunt puțin mai statornici și nu mai vor să facă o schimbare așa peste noapte, adică iau decizie foarte bine gândită. Pe de altă parte, într-adevăr, în ultimii ani cred că toate companiile au început să facă diverse acțiuni și au diverse procese în a-și îmbunătăți retenția în companie și a-și tine angajații aproape.

Ce skilluri ale candidaților vor fi importante în viitor în procesele de recrutare și selecție

Zenaida Cremeneanu: Din experiența mea apropiată, încercând să găsesc doi membri în echipele mele, n-am căutat neapărat oameni extrem de experimentați. Am căutat oameni care să aibă acel ceva în plus, adică să fie dispuși să învețe, să fie dispuși să se adapteze și cumva să colaboreze foarte ușor.

Există o tendință a generației acestea, noi, să zicem, în care oamenilor le place să colaboreze. Poate că nu neapărat din cauza Social Media, care creează comunități diverse, dar lor în mod natural le place să muncească împreună. În Siemens, avem planuri de dezvoltare, indiferent de profesii, fiind atât de diferite avem. Cumva, ne alocăm timp să-i învățăm astfel încât să se adapteze și să înțeleagă tehnologia cu care lucrează. Și atunci asta am căutat.

Anca Pucă: Și din punctul nostru de vedere cred că se caută oameni cu dorința de a învăța, oameni flexibili. Până la urmă, și angajatorii trebuie să fie flexibili, dar și angajații, și care se pot adapta la schimbare, pentru că deja schimbarea face parte din viața noastră de zi cu zi.

Digitalizarea operațiunilor de HR, importantă pentru creșterea retenției

Pentru a avea rată de retenție ridicată, care să te ajute să ai o echipă închegată, automatizarea proceselor de resurse umane are o contribuție importantă. Asimilarea tehnologiei în aceste operațiuni contribuie la creșterea satisfacției angajaților, alături de optimizarea timpului și a resurselor atribuie pentru operațiunile de HR.