Cum să eficientizezi gestionarea documentelor?

În orice companie, gestionarea documentelor într-un mod eficient reprezintă o prioritate pentru un flux rapid de lucru. Arhivarea și administrarea unui volum mare de documente ocupă în general mult timp și spațiu, însă există soluții pentru a simplifica procedurile. Înregistrarea informațiilor complexe despre angajați este un aspect important pentru o administrare personal optimizată. Un soft resurse umane facilitează gestionarea documentelor și crește eficiența și productivitatea din organizații. Posibilitatea de a accesa cu ușurință date despre personal sprijină activitatea din departamentul de resurse umane, care își poate organiza mult mai bine timpul și sarcinile zilnice.

Citește și:

• Avantajele folosirii unui soft dedicat pentru managementul documentelor
• Cum alegi un sistem de management personal potrivit pentru compania ta?

Gestionarea documentelor: fizic sau digital?

Unele companii folosesc metode tradiționale de stocare a documentelor angajaților și nu numai, care implică necesitatea unor spații fizice de mari dimensiuni. În acest fel, documentele sunt greu de accesat la nevoie, fiind o procedură complicată în special în contextul desfășurării muncii în sistem hibrid, sau chiar complet remote. Totuși, există o alternativă menită să ușureze munca administrativă din organizații, și anume soluțiile tehnologice pentru gestionarea documentelor. În prezent, implementarea unor instrumente digitale în companii este o necesitate, pentru a îmbunătăți eficiența internă.

Informații importante ușor de accesat

Gestionarea documentelor în format digital presupune stocarea lor într-un sistem centralizat și organizat, de unde pot fi accesate oricând și din orice loc. Persoanele autorizate pot accesa documente importante, cum ar fi contractele de muncă, evidența controalelor medicale, rapoarte, cereri de concediu, delegații și multe altele.

Într-o lume dinamică de business, accesul ușor la orice document este esențial. Informațiile despre angajați și despre activitatea lor trebuie să fie la îndemână în orice moment, lucru posibil prin gestionarea documentelor în format electronic. Procedurile administrative eficiente vin cu avantaje pe termen lung pentru organizații. În acest fel, specialiștii HR nu mai consumă mult timp pe acțiuni repetitive, iar birocrația este redusă.

Acces permanent la documente de interes

Un raport prezentat de către Record Storage arată 77% dintre proprietarii de afaceri își doresc să poată accesa documente remote. Pentru a rezolva rapid orice situație, cei din mediul profesional au nevoie de acces permanent la informații din orice locație. Se poate întâmpla ca un manager sau un angajat să aibă nevoie de un document important când nu se află la birou. În loc să solicite scanarea documentului de către o persoană care se află la sediul companiei, apoi să-l trimită pe email, ar fi mult mai simplu să îl poată accesa în format online, dintr-un program dezvoltat pentru gestionarea documentelor.

Productivitatea organizației, la un nivel ridicat

O soluție software de gestionare a informațiilor permite organizarea și distribuirea rapidă a documentelor importante, dar și automatizarea anumitor operațiuni administrative. Prin urmare, departamentul de HR și întreaga organizație poate funcționa mai eficient, iar productivitatea angajatilor este ridicată. Actele păstrate în format fizic pot reprezenta o soluție de back-up, dar prin gestionarea documentelor în mediul digital te asiguri că informațiile importante sunt în siguranță și disponibile la orice oră.

Actualizează rapid și ușor documentele

Un sistem digital pentru gestionarea documentelor permite utilizatorilor să actualizeze informațiile oriunde s-ar afla, în orice moment. În acest fel, documentele angajaților pot fi modificate ori de câte ori este necesar. Astfel, ai mereu la dispoziție date actualizate pe care le poți extrage cu ușurință, pe baza cărora pot fi luate anumite decizii.

Securitatea informatiilor este asigurată

Dintr-un HR software performant poți acorda permisiuni de acces numai persoanelor autorizate, care să gestioneze documentelele angajaților și alte informații importante. Astfel, este minimizat riscul ca anumiți oameni din afara organizației să vadă un document, sau ca o persoană să poată avea acces la informații care nu-i sunt adresate. Spre exemplu, sunt securizate datele din fluturasi de salariu sau alte informații personale ale angajaților.

Reducerea consumului de hârtie

În cazul care compania ta se bazează pe documentele tipărite, trecerea la un sistem pentru gestionarea documentelor poate ajuta la reducerea dependenței de hârtie și la minimizarea costurilor pentru materiale consumabile, imprimarea, stocatea și arhivarea dosarelor. Mai mult decât atât, trecerea la un sistem digital contribuie la protejarea mediului înconjurător.

Orice organizație care alege gestionarea documentelor angajaților printr-un sistem digital intuitiv va avea parte de beneficii multiple, precum cele prezentate în acest articol, dar și multe altele. Dezvoltarea rapidă a unui business se realizează și cu ajutorul digitalizării, care centralizează datele, aduce o securitate sporită a informațiilor, acces simplificat la documente și economisirea costurilor. Alege un sistem pentru gestionarea documentelor care te ajută să găsești oricând și cu ușurință informațiile de care ai nevoie.

Gestionează documentele în format digital cu True HR

True HR, o aplicație complexă pentru managementul resurselor umane, simplifică realizarea operațiunilor administrative. Dezvoltată de UCMS by AROBS, conține 19 funcționalități dedicate eficientizării proceselor de HR, fiind de ajutor atât pentru specialiștii în resurse umane, cât și pentru fiecare angajat. Printre acestea se regăsesc module care simplifică gestionarea documentelor și a informațiilor despre salariații din organizație.

Soluția digitală True HR este intuitivă și configurabilă pe nevoile companiei tale, indiferent de domeniul de activitate. Solicită un demo gratuit pentru a afla toate particularitățile softurilor dezvoltate de UCMS by AROBS și cum îți pot sprijini activitatea companiei.