Lectură de 4 minute

În orice companie, gestionarea documentelor într-un mod eficient trebuie să fie o prioritate, pentru a avea parte de un flux rapid al proceselor de HR. Arhivarea și administrarea unui volum mare de documente fizice implică mult timp și spațiu, dar și un nivel ridicat de birocrație. Din aceste motive, implementarea unor solutii software pentru gestionarea documentelor și alte operațiuni de administrare personal este necesară.

Citește și:

• Avantajele folosirii unui soft dedicat pentru managementul documentelor
• Cum alegi un sistem de management personal potrivit pentru compania ta?

O aplicatie HR îți simplifică managementul personalului

Un soft resurse umane facilitează gestionarea documentelor și crește eficiența și productivitatea muncii din organizații. Posibilitatea de a accesa ușor datele despre personal sprijină activitatea din departamentul de resurse umane, care își poate organiza mult mai bine timpul și sarcinile zilnice.

Gestionarea documentelor: fizic sau digital?

Unele companii folosesc metode tradiționale de stocare a documentelor angajaților, care implică necesitatea unor spații fizice de mari dimensiuni. În acest fel, documentele sunt greu de accesat la nevoie, fiind o procedură complicată în special în contextul desfășurării muncii în sistem hibrid, sau chiar complet remote. Totuși, există o alternativă menită să ușureze munca administrativă din organizații, și anume soluțiile tehnologice pentru gestionarea documentelor. În prezent, implementarea unor instrumente digitale în companii este o necesitate, pentru a îmbunătăți eficiența internă.

Accesezi ușor informații importante cu un soft dedicat

Gestionarea documentelor în format digital presupune stocarea lor într-un sistem centralizat și organizat, de unde pot fi accesate oricând și din orice loc. Persoanele autorizate pot accesa documente importante, cum ar fi contractele de muncă, evidența controalelor medicale, rapoarte, cereri de concediu, delegații și multe altele.

Ce arată studiile despre gestionarea documentelor?

Un raport realizat recent de Forrester Consulting arată cât de importantă este necesitatea unor instrumente digitale pentru operațiunile de HR, cum ar fi gestionarea documentelor. Conform studiului, 97% dintre organizațiile în care sunt tehnologizate foarte puține procese care implică documente, sau chiar deloc, au confirmat faptul că productivitatea are de suferit. De asemenea, 72% dintre cele care folosesc un mix între operațiuni clasice, pe hârtie, și cele digitalizate, au spus același lucru. Lipsa digitalizării documentelor, pe baza unor fluxuri optime, a făcut ca organizațiile să piardă timp esențial în procesarea documentelor.

De ce este importantă eficientizarea cu soluții digitale?

Într-o lume dinamică de business, accesul ușor la orice document este esențial. Informațiile despre angajați și despre activitatea lor trebuie să fie la îndemână în orice moment, lucru posibil prin gestionarea documentelor în format electronic. Procedurile administrative eficiente vin cu avantaje pe termen lung pentru organizații. În acest fel, specialiștii HR nu mai consumă mult timp pe acțiuni repetitive, iar birocrația este redusă la minim.

Acces permanent la documente de interes

Un raport prezentat de către Record Storage arată 77% dintre proprietarii de afaceri își doresc să poată accesa documente remote. Pentru a rezolva rapid orice situație, cei din mediul profesional au nevoie de acces permanent la informații din orice locație. Se poate întâmpla ca un manager sau un angajat să aibă nevoie de un document important când nu se află la birou. În loc să solicite scanarea documentului de către o persoană care se află la sediul companiei, apoi să-l trimită pe email, ar fi mult mai simplu să îl poată accesa în format online, dintr-un program dezvoltat pentru gestionarea documentelor.

Vrei să afli mai multe despre beneficiile gestionării documentelor cu un soft dedicat? Programează acum o discuție cu specialiștii UCMS by AROBS!

Crești productivitatea din organizație

O soluție software de gestionare a informațiilor permite organizarea și distribuirea rapidă a documentelor importante, dar și automatizarea anumitor operațiuni administrative. Prin urmare, departamentul de HR și întreaga organizație poate funcționa mai eficient, iar productivitatea angajatilor este ridicată. Actele păstrate în format fizic pot reprezenta o soluție de back-up, dar prin gestionarea documentelor în mediul digital te asiguri că informațiile importante sunt în siguranță și disponibile la orice oră.

Actualizezi rapid și ușor documentele

Un sistem digital pentru gestionarea documentelor permite utilizatorilor să actualizeze informațiile oriunde s-ar afla, în orice moment. În acest fel, documentele angajaților pot fi modificate ori de câte ori este necesar. Astfel, ai mereu la dispoziție date actualizate pe care le poți extrage cu ușurință, pe baza cărora pot fi luate anumite decizii.

Integrează o semnătură digitală

Pentru a eficientiza și mai mult gestionarea documentelor, alege să implementezi o semnatura electronica în compania ta. Cu ajutorul acesteia, pot fi semnate rapid și în siguranță diverse documente (acte adiționale, adeverințe, etc.), direct în format electronic. Funcționalitatea inclusă într-un soft HR permite semnarea unui volum mare de documente într-un mod eficient, pe baza unui flux de aprobare și a unor etape bine definite.

Securitatea informatiilor este asigurată

Dintr-un HR software performant poți acorda permisiuni de acces numai persoanelor autorizate, care să gestioneze documentele angajaților și alte informații importante. Astfel, este minimizat riscul ca anumite persoane din afara organizației să vadă un document, sau ca cineva să poată avea acces la informații care nu-i sunt adresate. Spre exemplu, sunt securizate datele din fluturasii de salariu sau alte informații personale ale angajaților.

Digitalizarea îți reduce consumul de hârtie

În cazul în care compania ta se bazează pe documentele tipărite, trecerea la un sistem pentru gestionarea documentelor poate ajuta la reducerea dependenței de hârtie și la minimizarea costurilor pentru materiale consumabile, imprimarea, stocarea și arhivarea dosarelor. Mai mult decât atât, trecerea la un sistem digital contribuie la protejarea mediului înconjurător.

Profită de beneficiile soluțiilor tehnologice

Orice organizație care alege gestionarea documentelor angajaților printr-un sistem digital intuitiv va avea parte de beneficii multiple, precum cele prezentate în acest articol, dar și multe altele. Dezvoltarea rapidă a unui business se realizează și cu ajutorul digitalizării, care centralizează datele, aduce o securitate sporită a informațiilor, acces simplificat la documente și economisirea costurilor. Alege un sistem pentru gestionarea documentelor care te ajută să găsești oricând și cu ușurință informațiile de care ai nevoie.

Gestionează documentele în format digital cu True HR

True HR, o aplicație complexă pentru managementul resurselor umane, simplifică realizarea operațiunilor administrative. Dezvoltată de UCMS by AROBS, conține 19 funcționalități dedicate eficientizării proceselor de HR, fiind de ajutor atât pentru specialiștii în resurse umane, cât și pentru fiecare angajat. Printre acestea se regăsesc module care simplifică gestionarea documentelor și a informațiilor despre salariații din organizație.

Soluția digitală True HR este intuitivă și configurabilă pe nevoile companiei tale, indiferent de domeniul de activitate. Solicită un demo gratuit pentru a afla toate particularitățile softurilor dezvoltate de UCMS by AROBS, și cum îți pot sprijini activitatea companiei pe termen lung.