Despre digitalizarea Medicover cu soluțiile UCMS by AROBS, la Știri Med TV

Ionuț Gherle, CEO UCMS by AROBS, a fost prezent la televiziunea online Știri Med TV, unde a vorbit despre digitalizarea serviciilor de administrare de personal și payroll din Medicover cu aplicațiile dezvoltate de UCMS by AROBS. Acesta a oferit detalii despre beneficiile aduse de soluțille software True HR și dp-Payroll în grupul Medicover, și cum pot fi ele utilizate de către personalul HR și de către cadrele medicale.

Interviul complet poate fi citit mai jos, fiind disponibil și în format video.

Citește și:

• Parteneriat între UCMS by AROBS și Medicover România
• Tendințele în HR și payroll care trebuie urmărite în ultimul trimestru al anului 2022

Ce înseamnă colaborarea cu Medicover și ce presupune digitalizarea?

Avem peste un an de la începerea procesului de digitalizare în zona de HR și payroll din Medicover România. Am început cu cele două mari companii din grupul Medicover, și anume Medicover și Synevo. Și am început procesul de eficientizare și digitalizare al departamentului de HR, începând cu partea de administrare de personal, până la partea de pontaj, raportare și partea de calcul salarial pentru toți angajații din cele două companii. Acum suntem în faza de extindere, în etapa a doua, implementăm soluțiile noastre, True HR și dp-Payroll, la toate companiile și toate clinicile care fac parte din grupul Medicover.

Care sunt beneficiile implementării acestor soluții pentru Medicover și partenerii lor?

În primul rând, își eficientizează tot procesul de administrare de personal și salarizare. Au schimbat un furnizor, în momentul de față lucrează doar cu noi, cu un singur furnizor, este un sistem integrat în care toate informațiile sunt într-un singur loc, și toți stakeholderii, toți factorii care au nevoie să fie în zona de payroll sau de HR, au acces la informații foarte ușor. Beneficiile lor sunt multiple, printre ele se numără partea de planificare, planificarea gărzilor, a turelor, sunt medici care lucrează în mai multe clinici, sau mai multe spitale ale grupului Medicover, și atunci e foarte important ca aceștia să aibă o planificare. Astfel se creează o vizibilitate foarte bună și medicilor, pentru a-și știi orarul, și pentru că au o predictabilitate care se întinde pe o lună de zile.

Este o planificare care poate fi împărtășită, atât de către cei care sunt în planificarea respectivă, cât și de către administratori?

Da, în funcție de rolurile care se permit în soluție, spre exemplu, asistentele văd planificarea medicilor, sau medicii văd planificarea asistentelor. În funcție de roluri, de departamente, în funcție de clinici, există posibilitatea să se vadă aceste planificări, pentru că ulterior vine și partea de pontaj. Există o planificare, dar e posibil să apară ceva precum o intervenție chirurgicală, sau analize care să depășească partea de planificare, și atunci discutăm de ore suplimentare. Acolo, de exemplu, am creat un sistem, o bancă de ore suplimentare, ”un coșuleț” unde se adună orele suplimentare și medicii sau cadrele medicale, până la partea de salarizare, au posibilitatea să-și recupereze acele suplimentare cu ore libere.

Este o soluție populară printre clinicile medicale private?

Noi mai avem clienți din zona farmaceutică, colaborarea cu Medicover este prima în partea medicală sau de prevenție, unde discutăm și de clinici și de spitale, nu există soluții populare sau nepopulare în acest domeniu. Soluția noastră este completă și foarte complexă, și ne-a dat posibilitatea să ne adaptăm soluția, pe care până acum o avem în foarte multe industrii: IT, automotive, producție, retail, banking.

Vorbim de aceste domenii mai tehnice, unde este normal să apară mai întâi aceste soluții inteligente.

Marele avantaj al soluției noastre este că se poate mula și pe alte industrii cu multe specificități, cum este industria medicală. Spre exemplu, povestim de gărzi, care nu există în IT. Sau vorbim de ore on-call, mă gândesc la partea de nașteri, la maternități.

Care ar fi beneficiile soluției de payroll pentru grupul Medicover?

Partea de payroll este foarte strâns legată de partea de prezență, de pontaj. Tocmai pentru că noi oferim un sistem integrat, partea de payroll se calculează automat. Spre exemplu, dacă sunt gărzi de o anumită durată și există anumite indemnizații, automat în funcție de cum sunt planificați medicii sau cadrele medicale, știm ce înseamnă din punct de vedere salarial la finalul lunii. Dacă am ore on-call, ele se definesc foarte bine și știm ce înseamnă ca parte salarială. De asemenea, există tot felul de indemnizații. Pe perioada covid s-au oferit diverse indemnizații cadrelor medicale, pentru personalul care a făcut vaccinarea de exemplu. În funcție de alocarea pe acele segemente, noi am știut ce înseamnă din punct de vedere salarial. Sau turele diferite, toate informațiile se traspun în zona de calcul salarial, dar cel mai important este că se desfășoară fără intervenția umană. Adică o dată setat tot acest sistem, în momentul în care se efectuează calculul salarial, toate elementele sunt setate iar salariile se calculează.

Aplicațiile pot fi accesate de către personalul angajat, pentru a vizualiza diverse date?

Da, soluția are și un modul de self-service, portalul angajatului, în care fiecare angajat își poate vedea partea de pontaj, cum este planificat în ture, cât a lucrat efectiv, partea de concedii și inclusiv partea de calcul de avans salarial. În orice moment, un angajat dacă solicită un avans salarial, în funcție de numărul de ore și de zile lucrate, și de rețineri salariale dacă este cazul, el poate vedea care sunt drepturile sale salariale.

Este o comunicare directă prin intermediul tehnologiei între angajați și departamentul de contabilitate.

Unul dintre rolurile pe care le îndeplinește soluția este comunicarea digitală, mai ales în cadrul unor companii cu mii de angajați. Toate informațiile sunt accesibile în format digital, într-o platformă web, iar angajatul își poate vedea toate aceste informații. El poate inclusiv să-și scoată anumite adeverințe. Este util pentru a genera diverse adeverințe care sunt de ajutor în diferite scopuri.

Cât de fezabile ar fi aceste soluții în spitalele publice din România?

Știm că toții că foarte mulți medici din sistemul public merg și în sistemul privat. Din cât știu acest domeniu, sunt destul de multe similarități, nu cred că ar fi o problemă să putem să adaptăm soluția inclusiv pentru sistemul public.

V-ați înhăma la o digitalizare a sistemului medical public din România?

Cred că dacă am avea partenerul potrivit, cu siguranță am intra în acest joc, dar contează foarte mult partenerul de discuție care își dorește să facă această digitalizare.

Vă ocupați de digitalizarea grupului Medicover la nivel național? Implementați aceste soluții în toate filialele grupului Medicover?

Da, implementăm acest sistem în toate filialele, inclusive în spitalele recent achiziționate. Spre exemplu, urmează spitalul Polaris din Cluj, recent achiziționat de către Medicover. Se implementează sistemul pe toate filialele.

Există comunicare între cei din Cluj și cei din București?

Da, comunicarea se face prin intermediul departamentelor de HR, și prin directorii de spitale, care au o strânsă legătură cu departamentul HR și financiar din București, de la grup.

Am înțeles cât de importantă este această soluție digitală pentru planificarea gărzilor, a concediilor, pentru evidența financiară, atât a angajatorilor, dar și a angajaților. Dar există și o opțiune pentru a eficientiza procesul de recrutare? Știm cu toții că în sistemul medical este o nevoie permanentă de personal, deci procesele de recrutare cred că sunt continue. Cum îi ajută soluția?

Sistemul nostru dispune de această funcționalitate în zona de management a recrutărilor, până în acest moment nu am implementat această soluție, vom vedea dacă după ce terminăm de implementat sistemul care ajută în primul rând zona de organizare, și de eficientizare a tuturor proceselor, vom decurge și la această funcționalitate. Dar da, noi lucrând în HR, știm că e foarte important acest proces de recrutare în toate organizațiile din România, și în cele mari, și în cele mici. Găsim cu greu resurse umane și personal pregătit.

Nu ați găsit încă soluția digitală care să înlocuiască resursa umană?

Putem să digitalizăm și să eficientizăm procesul de recrutare, dar până la urmă, din perspectiva mea, tot trebuie să se ajungă la o comunicare între oameni. Noi ne ghidăm după un principiu, și anume, venim cu o soluție care digitalizează departamentul de HR, dar niciodată nu venim să dăm oameni afară din HR. Pentru că de multe ori ne lovim de reticența aceasta, că nu va mai fi nevoie de la fel de mult personal după implementarea unei soluții software. De fapt, noi venim să eficientizăm zona de administrare de personal, de payroll, care implică foarte multă hârțogărie, sau foarte multe elemente repetitive, tocmai ca să lăsăm timp personalului din departamentul de HR să comunice mai mult cu angajații, să se ocupe mai mult de procesul de recrutare astfel încât să-și aducă persoanele potrivite pe rolurile pe care le au disponibile, să motiveze angajații, să aibă grijă de ei, să-i rețină în companie.

Ar trebui să ne temem că la un moment dat inteligența artificială va înlocui departamentul de HR sau de contabilitate?

Nu, cu siguranță omul va avea decizia finală. Tehnologia, dacă o folosești cum trebuie, și dacă o folosești într-un scop bun, poate să ne ajute pe toți indiferent de domeniu.

Tehnologia să fie liantul dintre partea umană și partea umană, să ne ajute să comunicăm mai ușor. Soluțiile pe care le propuneți și le implementați, ajută și comunicarea dintre entitatea medicală private și Casa Națională de Sănătate? Este vorba de o relație dintre o entitate din mediul privat și de o entitate publică.

Avem câteva funcționalități care optimizează partea administrativă, legată de concediile medicale. Prin soluția noastră, anumite date de pe concediile medicale, necesare pentru decontarea lor, se completează automat dintr-o imprimantă care este în legătură cu softul, și atunci eficientizăm procesul, îl facem mai rapid și nu mai trebuie cineva să scrie de mână toate acele date. În funcție de codul de boală, și în funcție de salariu, există niște plaje în care se acordă venitul pe acea perioadă, în care pacientul a fost în concediu medical. Toate aceste informații fiind în softul nostru, noi le completăm digital. În momentul de față, lucrăm și anul viitor vom veni cu o soluție prin care ne dorim să ocr-izăm, să citim digital datele de pe certificatul medical, și să le introducem direct în sistemul nostru. Acum, operațiunea se desfășoară manual.

Noi vrem să schimbăm această introducere manuală, și efectiv să trimit o poză sau un scan, iar când documentul se încarcă în soft, să se citească automat datele de pe el. Lucrăm în momentul de față să eficientizăm procesul de citire a datelor, pentru că unii doctori emit aceste certificate medicale la imprimante, alții le scriu de mână, sau se listează la imprimante cu ace. Acolo este provocarea cea mai mare, să reușim printr-o soluție care folosește inteligența artificială și machine learning, să depistăm scrisul de pe formatul predefinit al concediului medical.

Ar exista o variantă ca un angajat, care după o intervenția medicală în cadrul Medicover, să nu mai trebuiască să ducă fizic concediul medical, ci să ajungă direct la angajator?

Ar exista dacă toate sistemele din România ar fi integrate. Și dacă inclusiv softul nostru, sau alte softuri, ar fi integrate cu softul Casei de Asigurări de Sănătate. Din păcate, în momentul de față acest lucru nu există, și de aceea există acest flux.

Cum procedați cu partea de GDPR, având în vedere că în aceste softuri sunt introduse toate datele angajaților?

Noi lucrăm cu toate datele sensibile din punct de vedere GDPR, cred că nu există alte date de genul în afară de datele personale plus valoarea salariului. Datele sunt în infrastructura Medicover, noi ca furnizori avem un contract pe zona de GDPR, suntem certificați ISO 27000:1, 9000:1, avem audituri constante, îmbunătățim continuu procesul nostru prin tot ce înseamnă user management. Eu de exemplu nu am avut niciodată acces la datele Medicover, doar colegii care au lucrat efectiv pe implementarea programului. Ele se șterg ulterior, există un proces continuu în acest context GDPR. Într-adevăr, sunt date foarte sensibile, dar protejate. Depunem tot timpul eforturi ca soluțiile noastre să aibă parte de îmbunătățiri în zona de securitate, astfel încât să nu fie penetrabile din exterior.

Cum gestionați partea de actualizări a softurilor? În România apar modificări legislative frecvente, cum reușiți să aveți un sistem care actualizează automat, încât să nici nu blocați activitatea departamentelor HR și economic?

Aveți dreptate, cel puțin de când cu pandemia, au fost foarte multe modificări legislative. Noi avem unul dintre cele mai bune departamente de suport la nivel de soluții de HR din țară, avem colegi cu foarte multă experiență în departament, și aici vorbesc de peste 15 ani. Reușim să dăm aceste modificări legislative chiar dacă ele vin, din păcate, în data de 23, care este vineri, și de luni se aplică. Am avut destul de multe cazuri, din păcate. Datorită efortului comun al colegilor, am reușit să actualizăm soluția și să o punem la dispoziția clienților inclusiv duminica noaptea la 12 sau la 1, astfel încât luni dimineața ei să-și poată face update-ul la soluție, și să poate depune declarațiile. În domeniul nostru, cel mai important este acea depunere de declarație 112, și trimiterea notelor contabile în sistemul de gestiune, de contabilitate.

Unde vedeți aceste soluții, pe care le implementați la Medicover, în viitorul apropiat?

Noi, ca și companie, UCMS by AROBS este pe piață de 26 de ani, face parte din grupul AROBS de trei ani și jumătate. În principal, lucrăm cu clienți mari și foarte mari, cu companii de 3-400 angajați în sus. În momentul de față nu lucrăm cu start-up-uri, pentru că soluția prea complexă pentru nevoile unui start-up cu câțiva angajați, și nici nevoile lor nu sunt atât de complicate și sunt soluții mult mai accesibile din punct de vedere al prețului. Noi ne dorim să acoperim cât mai mult din piață, atât din zona medicală, cât și în celelalte industrii în care suntem consacrați și avem destui clienți.

Ar fi chiar un lucru îmbucurător că toate entitățile medicale țin pasul cu aceste trenduri în materie de digitalizare. Pe lângă beneficiile pe care le au cei care lucrează în acest sistem, este imposibil să nu existe beneficii asupra pacienților. Cel puțin un angajat fericit, oferă o doză de optimism și pacientului pe care îl îngrijește.

Dacă cadrele medicale nu mai stau să facă treburi administrative, pot să se ocupe mult mai bine de pacienți.