De ce mai este nevoie să ții cont când alegi o companie care se ocupa de dezvoltare soft și care să-ți ofere soluția software potrivită de HR și payroll? De această dată, vom vorbi despre pașii necesari pentru a evalua corect o achiziție de software, despre relația cu departamentul de suport al furnizorului, cât și despre strategiile pe care le poți urma pentru o implementare reușită, care să-ți aducă beneficii pe termen lung.

Citește și:

» Adevăratul cost al personalizărilor de software 

Suportul furnizorului: Cheia unei colaborări eficiente și durabile

Pe termen lung, relația cu un software și cu specialiștii în dezvoltare soft și mentenanță ai furnizorului nu este reprezentată de faza de implementare, ci de faza de suport. În interacțiunea cu produsul de-a lungul anilor, vei comunica cu aceeași echipă și vei lucra cu aceleași persoane din partea furnizorului, mai exact cu cele din cadrul departamentului de suport. Așadar, este bine să înțelegi ce este suportul, cum funcționează si la ce să te aștepți după implementarea aplicației.

Erorile de operare scad cu trecerea timpului

În primele 3 luni de exploatare a soluției software, numărul de probleme pe care le vei întâlni în operare este foarte ridicat. Acest lucru se poate datora mai multor factori:

• aspecte ce nu au fost cuprinse pe parcursul implementării;
• lipsa testării temeinice,
• instruirea deficitară;
• lipsa de deprinderi în noul produs software;
• diverse încurcături în operare.

Prin urmare, nu te aștepta ca în primele 3 luni de viață ale produsului să ai parte de o operare foarte facilă, ci va trebui să colaborezi constant cu reprezentanții companiei de dezvoltare soft. Numărul erorilor și al reclamațiilor va scădea semnificativ în următoarele 3-6 luni.

Cum negociezi contractul de suport?

Prin urmare, la negocierea contractului de suport, ia în considerare faptul că în primul an vei avea nevoie de foarte mult suport. Doar din al doilea an vei putea reduce numărul de tichete pe care îl negociezi în contractul de suport (în cazul în care negociezi un contract de suport cu număr de tichete limitat sau cu număr de ore de suport limitat). Trebuie să ai mereu în vedere faptul că nu poți prezice numărul de modificări legislative, respectiv numărul de probleme pe care vei avea nevoie să le rezolvi cu ajutorului suportului.

Acordă atenție sporită procesului de suport

În primele luni de la implementarea și utilizarea aplicației, va fi nevoie să te familiarizezi cu soluția software, și astfel este firesc să te solicite mai mult decât ți-ai dori. Astfel, e important să nu te lași tentat de o soluție cu implementare rapidă și ieftină, dar cu un suport scump, limitat și deficitar.

Pentru a afla mai multe despre evaluarea corectă a achiziției de software dar și despre alte criterii importante în alegerea acesteia, descarcă gratuit Ghidul alegerii inteligente a unei soluții software!

Ce înseamnă Hope Methodology?

Începem cu o exemplificare: Ești pus în situația în care trebuie să achiziționezi o nouă soluție software. Cel mai probabil, vei avea tendința de a proceda ca și până acum sau cum ai văzut la alții. Cel mai la îndemână va fi să alegi o soluție software în urmei unei selecții a softurilor văzute în faza demo. Chiar dacă așa se procedează în general, nu înseamnă că e și cea mai bună metodă pentru tine. Tocmai de aceea se numește Hope Methodology. Practic, procesul se desfășoară astfel:

• Te interesezi în piață de furnizorii care ar putea să livreze o soluție software pentru compania ta;
• Cel mai probabil, vei găsi o serie de furnizori cărora le vei solicita demo;
• Nu ai neapărat niște criterii clare de departajare, așadar mergi mai departe cu ce ți-a rămas în minte – de exemplu: îți amintești prima si ultima sesiune demo + cea care a venit cu ceva nou/diferit;
• Decizi, în baza celor văzute/amintite și începi implementarea;
• Abia după ce ai semnat contractul începi adevărata analiză a solicitărilor. Doar în această fază află furnizorul toate aspectele specifice ale soluției de care ai nevoie;
• Doar după o analiză punctuală afli cât de potrivită este soluția aleasă, astfel că toată partea de descoperire a nevoilor o faci abia după ce ai finalizat procesul de achiziție.

De aceea se numește “Hope Methodology”, deoarece practic, vei merge pe o variantă de “hope for the best” după ce treci printr-un proces de achiziție fără a ști dacă rezultatul se va apropia de ceea ce ai nevoie în companie.

Ce metodologie ar trebui să folosești, de fapt?

Dacă metodologia Hope nu este cea eficientă, atunci cum procedăm? Metodologia corectă din punctul de vedere al unei implementări software – nu doar din perspectiva unei selecții de software – implică, obligatoriu, o etapă de diagnoză la începutul procesului. Este, practic, o etapă care trebuie privită ca o mini-analiză în care, împreună cu posibilii furnizori, definiți cerințele specifice pe care trebuie să le integreze softul. Rezultatul acestei analize este o documentație cu cerințe de development care te va ghida atât în selecția furnizorului și soluției potrivite pentru compania ta, cât și în implementarea efectivă a acesteia. Asigură-te că modul în care faci selecția și implementarea, dar și decizia pe care o iei vor contribui la succesul pe termen lung, folosind metode care te duc la o rată mare de adopție și care te ajută să te încadrezi în bugetul stabilit.

Descoperă soluțiile dezvoltate de UCMS by AROBS

Vrei să descoperi soluțiile software de resurse umane și salarizare dezvoltate de compania noastră? Ele sunt dezvoltate pentru a răspunde la o gamă largă de nevoi, te ajută să gestionezi operațiuni complexe, iar astfel reduci la minimum birocrația. Programează acum un demo gratuit al aplicațiilor True HR și dp-Payroll!