Digitalizarea procedurilor în departamentul de resurse umane este un instrument benefic de adaptare. Criza provocată de COVID-19 ne arată cât de important este să ai un management flexibil și agil de administrare resurse umane. Totuși, multe companii ezită să opteze pentru digitalizarea procedurilor administrative. Cu cât această modificare se amână, cu atât urmările devin mai evidente.

De ce să digitalizezi procedurile de administrare resurse umane ?

A devenit din ce în ce mai clar că digitalizarea aduce multe beneficii. Potrivit sondajului european din 2019 „Going digital – Challanges facing European SMEs”  57% dintre IMM-uri consideră că digitalizarea va avea un impact pozitiv asupra afacerii lor în următorii cinci ani. Cu toate acestea, departamentul de resurse umane rămâne deseori în urmă în ceea ce privește adoptarea acestei schimbări.

Odată digitalizate procedurile de administrare resurse umane eficiența crește cu un procentaj de până la 20-30%. Optimizarea procedurilor din departamentul de resurse umane contribuie la crearea unei experiențe pozitive pentru angajați, ceea ce contribuie major la păstrarea motivației lor.

Digitalizarea procedurilor în departamentul de resurse umane aduce un real beneficiu și managerilor. Astfel ei câștigă timp să își concentreze atenția spre nevoile angajaților, sarcinile administrative rezolvându-le într-un interval de timp mai scurt.

Departamentul de resurse umane este reticent la digitalizarea procedurilor

Din păcate, domeniul HR este reticent la schimbare, mai ales în ceea ce privește digitalizarea. Motivul este acela că presupune mult efort și resurse financiare consistente. Mai mult decât atât, gradul de satisfacție ridicat raportat la procedurile existente contribuie la întârzierea adoptării acestei schimbări.

Consecințele întârzierii utilizării unui software de administrare personal

Problemele dispar rar de la sine, dacă nu sunt abordate și rezolvate.  Amânate, cu timpul se vor înrăutăți, ca în cele din urmă să provoace pierderi mari. De aceea este ideal ca problemele să fie prevăzute, sau măcar soluționate. Mai jos poți vedea 5 consecințele ale amânării adoptării unui program software în departamentul de resurse umane:

1. Crearea unui impact negativ asupra noilor angajați

Odată cu introducerea în afacere a noilor angajați este nevoie de un proces de integrare complex. Dacă investiți mult timp în programarea manuală a sarcinilor noilor angajați, timpul de lucru al acestora se scurtează. Astfel angajații pot constata că spațiul lor de lucru este slab organizat. Drept urmare, se vor simți nemulțumiți încă de la început. În acest mod li se va afecta imaginea față de noul loc de muncă, productivitatea va scădea, iar departamentul de resurse umane va avea mai mult de lucru pentru a reface un mediu stabil.

2. Scăderea productivității angajaților

Un studiu realizat de Personio în colaborare cu Bitkom a arătat că managerii de resurse umane își petrec 42% din timp cu sarcini administrative. Prin urmare, nu este surprinzător faptul că activități importante, cum ar fi dezvoltarea leadership-ului sunt adesea eliminate. Un manager suprasolicitat cu sarcini administrative nu doar că angajează personal nepotrivit, dar nici nu reușește să exploateze adecvat întregul potențial al angajaților existenți. În timp, productivitatea scăzută a angajaților va afecta profitabilitatea afacerii.  

3.  Întârzierea creșterii vânzărilor

Digitalizarea procedurilor din departamentul de resurse umane contribuie major la eficientizarea sarcinilor angajaților. Un proces lent de recrutare înseamnă o perioadă de timp extinsă în care anumite posturi sunt libere. Astfel profitabilitatea firmei scade. De exemplu, dacă ești în căutarea unui reprezentat vânzări, dar procesul de recrutare întârzie, activitatea din departamentul de resurse umane se îngreunează, afectând profitul IMM-ului.

4. Nu reușești să faci față concurenței

Potrivit sondajului european din 2019 „Going digital – Challanges facing European SMEs” două treimi din IMM-urile europene au proceduri digitalizate. Acest lucru este în defavoarea firmelor care încă funcționează după proceduri manuale. Afacerile care funcționează optim, cu o echipă completă, gestionată eficient va reuși să aibă rezultate mai avantajoase decât firmele a căror activitate se desfășoară într-un ritm lent.

Dezavantajul de a rămâne în urma concurenților poate afecta activitatea firmei pe o perioadă de timp îndelungată. Odată ce o altă companie din aceeași industrie și-a construit cu succes brandul ca angajator de frunte, de exemplu, va fi cea care va domina recrutarea în domeniu o lungă perioadă de timp.

5. Mici greșeli trecute se pot transforma în crize interne acute

Noile protocoale și standarde implică proceduri digitale. Faptul că demersurile din cadrul IMM-ului tău nu mai corespund cu normalitatea existentă va putea genera o criză dăunătoare. De aceea, poate va apărea o situație urgentă în departamentul de resurse umane în care va trebui să adopți noi moduri de acțiune, într-un timp foarte scurt. Această perioadă de timp poate fi vitală pentru afacerea ta. În acest caz toate resursele se vor concentra pe gestionarea crizei, ceea ce înseamnă că alte sarcini sunt neglijate.

Ți-a plăcut articolul? Citește și:

» Mituri și adevăruri despre softurile payroll
» Ce este HRIS și de ce este util pentru compania ta?
» Cât plătește angajatorul la stat pentru un angajat?
» Cum a evoluat telemunca? Istoric și context | Infografic