Provocări și soluții actuale | de vorbă cu Delia Vlăișan, HR Project Manager – Lasting Group

Provocari si solutii actuale

De vorbă cu Delia Vlăișan,
HR Project Manager, Lasting Group

De vorbă cu specialiștii HR

„s-au redus erorile de date și ne bucurăm de o mai mare acuratețe și promptitudine în livrarea datelor/ rapoartelor….”

Delia Vlăișan,

/ HR Project Manager – Lasting Group

Continuăm seria de convorbiri cu specialiștii HR. Ne bucurăm că avem ocazia să cunoaștem oamenii și provocările lor. Aflăm cum reușesc să se adapteze în permanență la piața actuală și cum își concentrează energia pentru a aduce rezultate cât mai avantajoase.

Despre Delia Vlăișan

Din echipa  LASTING Group , am stat de vorbă cu Delia Vlăișan, HR Project Manager. Delia s-a alăturat echipei din 8 martie 2017 și a început activitatea în sectorul administrativ al Resurselor Umane.

Cea mai mare provocare pe care a întâmpinat-o a fost implementarea unei soluții de automatizare a proceselor administrative. Devotamentul pe care l-a arătat, alături de perseverența cu care și-a îndeplinit sarcinile i-au adus rezultate pe măsură.

Dorind să cunoaștem mai multe despre modul actual de funcționare al departamentului HR în cadrul grupului Lasting, am inițiat o discuție cu ea.

Delia Vlaisan, HR Project Manager, Lasting

Pe lângă o atentă preocupare pentru întreținerea unui mediu de lucru armonios la birou și, mai nou, la distanță, crearea unei culturi organizaționale pozitive, impulsionarea dezvoltării organizaționale, educarea responsabilității sociale a angajaților precum și ghidarea procesului de dezvoltare al angajaților echipa de HR are în vedere îmbunătățirea continuă a proceselor.

Suntem orientați spre transformarea și automatizarea operațiunilor de HR. Deocamdată pe zona de Administrare &  Payroll . Iar după ce vom trece de aceste vremuri tulburi din 2020 intenționăm extinderea automatizării proceselor și pe celelalte zone ( recrutare,  evaluare performanțe ,  training , etc).

Administrarea resurselor umane în contextul actual, la distanță, nu a fost ceva total nou pentru noi. Deoarece una dintre liniile de business ale grupului LASTING a utilizat acest mod de lucru încă din 2018. Mă refer aici la divizia de Software Development.

Cea mai bună decizie luată în această perioadă, cred că a fost cea generată de protecție și siguranță, atât a angajaților, cât și a celor dragi lor. 90% dintre colegi au optat pentru work from home
în această perioadă.

Rezultate True HR:

rezultate-solutie-True-HR
Care au fost provocările cu care v-ați confruntat? Ce factori au stat în spatele deciziei de a optimiza procesele de HR de-a lungul timpului?
Ceea ce s-a dorit a fost eficientizarea timpului de muncă al echipelor de HR și contabilitate. Cum? Prin eliminarea introducerii de date redundante, reducerea erorilor de date și a ajustărilor, o mai mare acuratețe și promptitudine în livrarea datelor/  rapoartelor , opțiuni avansate de filtrare a datelor, opțiuni de export/extragere date în format txt, doc, pdf, automatizarea generării documentelor standard. Totodată ne-am dorit o mai mare transparență a datelor obținute printr-o platformă self service. Am redus astfel controalele asupra editării și validării datelor, am simplificat procesele prin utilizarea unor fluxuri predefinite, am securizat informațiile prin acces pe bază de parolă. În cele din urmă, a crescut calitatea suportului oferit angajaților.
Cum ați identificat tehnologia potrivită pentru optimizarea proceselor din cadrul departamentului?
Procesul deciziei a fost unul destul de îndelungat. Am studiat în prealabil încă alte 7 soluții de automatizare a proceselor de Admin &Payroll existente în România în anii 2017-2018. Am cerut feedback de la companii care foloseau astfel de sisteme de automatizare. Ba chiar am accesat și marketplace-uri în care se pot face comparații între astfel de platforme. True HR s-a calificat drept varianta câștigătoare. Ne-a convins complexitatea modulelor pe care le poate integra de-a lungul timpului, gândind o soluție în funcție de necesitățile business-ului pe termen lung. Dar și timpii de actualizare cu normele juridice în continuă schimbare pe administrarea personalului - salarizare și mai ales seriozitatea furnizorului recunoscută în piață.

Una dintre noutățile din ultimul an a fost implementarea soluției de automatizare  True HR și  Payroll. Aceasta a fost apreciată de către majoritatea utilizatorilor. Este privită ca fiind o soluție de automatizare cu accesare ușoară. De asemenea, a cucerit și prin interfața prietenoasă și conținutul portalului care este actualizat în timp real.

S-au eliminat timpii de introducere de date redundante, s-au redus erorile de date. Ne bucurăm de o mai mare acuratețe și promptitudine în livrarea datelor/rapoartelor. Acest lucru se datorează opțiunilor de export/extragere date în format txt, doc, pdf.

De asemenea, ne bucurăm de automatizarea generării documentelor standard, posibilitatea de a vedea zilele de concediu planificate ale colegilor de echipă, pentru evitarea suprapunerii concediilor, simplificarea procesului de aprobare a unei cereri de concediu prin folosirea soluției electronice de aprobare fără interacțiunea face to face.

Unii manageri au totuși anumite rețineri în privința noului flux de aprobare. Cauza? Reducerea interacțiunii/comunicării a colegilor de echipă cu managerul în privința concediilor odată cu implementarea acestei soluții fără semnătura olografă.

Am aproape 20 de ani de experiență în contabilitate și resurse umane. Apreciez că există suport de calitate din partea departamentului juridic. UCMS are rol important în implementarea normelor juridice în aplicație. De aceea este important suportul acordat de către echipa UCMS pe zona de legal.

Prioritar ar fi fost modulul de delegații, . Acesta fiind ușor de link-uit cu modulele deja existente. Însă în contextul actual acest modul nu mai este o prioritate. Numărul de delegații a scăzut cu 90% față de aceeași perioadă a anului trecut.

Prelungirea procesului de decizie a achiziției a fost o cauză a câtorva temeri. Cea mai importantă?Teama de nou. Teama de schimbare a proceselor care funcționau într-un stil mai rudimentar. Know-how-ul echipei de administrare a soluției de  pontaj și salarizare cred că a cântărit mult în demontarea temerii de schimbare. Teama de imperfecțiune a soluției recent implementate am combătut-o ușor. Nimeni și nimic nu e perfect. Așadar micile imperfecțiuni pot fi trecute cu vederea.

Deocamdată consider că echipa HR și Contabilitate (Salarizare) a reușit să aleagă soluția HR care corespunde cerințelor specifice grupului LASTING. Prin intermediul acesteia a crescut nivelul la care echipa își desfășoară activitatea. Mă bucur că am încurajat această inițiativă. Am participat astfel la atingerea acestui nivel. Adică nivelul care poate furniza rapid, la distanță, informații pentru managementul strategic al organizației. Ceea ce poate ajuta în luarea unor decizii de business mai bune.

Referitor la trendurile actuale existente pe piață. Avem încrederea că UCMS by AROBS rămâne în continuare aliatul nostru de nădejde. Ne ajută în atingerea obiectivelor noastre de eficiență și performanță. Totodată mizăm pe inteligența colectivă a grupului LASTING pentru a găsi soluții la preocupările comune care vor urma.

Alătură-te afacerilor în care procedurile de HR și payroll sunt digitalizate!