Cum te afectează gestionarea manuală a operațiunilor de BPO?

Operațiunile administrative externalizate realizate manual necesită un timp îndelungat, și îngreunează considerabil activitatea companiilor de BPO. Pentru a avea parte de performanță pe termen lung, organizațiile din toate sectoarele de activitate au nevoie să-și realizeze operațiunile într-un mod eficient. Tehnologia contribuie semnificativ la simplificarea procedurilor administrative, pentru a se desfășura mult mai rapid și cu o eficiență sporită.

Citește și:

• Cinci motive pentru a digitaliza serviciile de BPO
• Nevoia unui program semnatura digitala, tot mai întâlnită în organizații

Ce spun datele statistice?

În 2019, compania americană Automation Anywhere a efectuat un studiu din care a reieșit faptul că timpul pierdut cu sarcini repetitive, care ar putea fi automatizate, este de peste 40%. Cele mai multe dintre acestea sunt operațiuni precum: introducerea datelor, copierea datelor dintr-o aplicație în alta și crearea unor rapoarte. Jumătate dintre respondenții sondajului consideră că astfel de sarcini îi împiedică să-și îndeplinească principala activitate.

De asemenea, într-un raport publicat de McKinsey Global Institute în 2017, se arată că aproximativ 60% dintre angajații chestionați ar putea salva șase ore sau mai mult pe săptămână (aproape o zi întreagă de muncă), dacă aspectele repetitive din activitatea lor ar fi automatizate. În rândurile următoare, vă vom prezenta câteva dintre efectele nedorite ale gestionării manuale ale operațiunilor de BPO.

Predispoziție la erori

Unul dintre dezavantajele majore ale introducerii manuale a datelor și a gestionării în format clasic a diferitelor operațiuni, este predispoziția la erori umane. Atunci când trebuie gestionat un număr important de date, este posibil să apară greșeli cauzate de oboseala ochilor, neatenție sau informații greu de citit. Operarea manuală a datelor necesită mult timp, dar și resurse materiale pentru a instrui angajații să realizeze corect procedurile . Un sistem care automatizează o mare parte din procesele de HR și payroll facilitează identificarea și remedierea eventualelor erori.

O companie de BPO își poate mări portofoliul de clienți semnificativ, până când volumul de muncă devine mult prea greu de gestionat. Odată cu creșterea ratei de introducere a datelor, șansa de apariție a unor erori în introducerea datelor crește, până la un punct în care compania riscă anumite sancțiuni. Chiar și angajații experimentați sunt predispuși să facă greșeli în timp ce introduc date manual într-un mod repetitiv, oboseala fiind riscul principal în acest sens.

Costuri suplimentare

Într-o organizație care gestioneză procesele de HR și payroll pentru alte companii, sarcinile sunt numeroase și presupun o organizare și mai bună, pentru ca rezultatele să fie cele așteptate. Introducerea manuală a datelor implică deseori costuri care nu se observă la prima vedere. Alături de salariile angajaților care operează manual datele, costul suplimentar este cel al corectării erorilor.

Erorile de introducere manuală a datelor pot afecta semnificativ o organizație din punct de vedere financiar. Un material al celor de la Entrepreneur demonstrează că datele incorecte costă companiile cel puțin 30% sau mai mult din veniturile lor. Verificarea acurateței datelor și corectarea erorilor reprezintă cheltuieli care sunt adesea trecute cu vederea.

Moral scăzut al angajaților

Procesul repetitiv de operare manuală a datelor poate fi demoralizant pentru membrii organizației tale, mai ales având în vedere că poate fi automatizat în mare măsură. Munca de acest tip ar putea duce la nemulțumirea angajaților și la un moral scăzut al acestora, ceea ce îi poate face neproductivi. Mai mult, se pot crea situații nedorite în ceea ce privește retentia angajatilor și o destabilizare a companiei pe termen lung. În mediul profesional extrem de competitiv din prezent, astfel de probleme pot aduce efecte negative cu impact major asupra organizației.

Întârzieri costisitoare

Introducerea manuală a datelor în mai multe sisteme, pentru multiple organizații, necesită mult timp. Uneori, apar perioade lungi de așteptare pentru ca informațiile să fie actualizate în diferite etape ale unui proces specific. Rezultatul unor întârzieri în procesele de administrare personal si salarizare poate însemna o pierdere de venituri atât pentru compania ta, cât și pentru clienții tăi.

O securitate a datelor precară

Arhivarea manuală a documentelor, care este necesară de cele mai multe ori în absența unui soft hr și payroll, aduce după sine mai multe riscuri. Documentele pot fi deteriorate, pierdute sau pot ajunge în atenția unor persoane cărora nu le sunt destinate. De asemenea, astfel de situații îți pot crea o imagine negativă în fața clienților existenți și a unor posibili viitori parteneri. Clienții se așteaptă ca informațiile lor să fie în siguranță atunci când se află în gestiunea ta, și orice breșă de securitate va afecta imaginea companiei tale.

Optimizarea modului de lucru

Pe măsură ce o organizație crește și își mărește portofoliul de clienți și gama de servicii oferite, gestionarea manuală operațiunilor de externalizare devine tot mai complicată. Uneori, resursele existente nu sunt suficiente pentru a trece la următorul nivel, fiind nevoie de o eficientizare a activității prin mijloace digitale.