Cinci motive pentru a digitaliza serviciile de BPO

Serviciile de externalizare a operațiunilor de management de personal și payroll (BPO), sunt tot mai căutate de către organizațiile din diverse domenii de activitate. Acestea doresc să-și reducă costurile și să diminueze timpul necesar pentru gestionarea proceselor specifice de HR.

În căutarea unui furnizor de astfel de servicii, companiile acordă atenție mai multor factori. Își doresc un partener de încredere, care să le răspundă cu promptitudine la solicitări, și care printr-o organizare eficientă să le îndeplinească nevoile prin serviciile oferite.

Citește și:

• Nevoia unui program semnatura digitala, tot mai întâlnită în organizații
• Despre digitalizarea Medicover cu soluțiile UCMS by AROBS, la Știri Med TV

Procedurile administrative, tot mai complexe

Dacă reprezinți o companie specializată pe servicii de BPO, probabil ai întâmpinat dificultăți de-a lungul activității tale. Procesele zilnice pot fi îngreunate de operațiuni manuale, repetitive, de birocrație sau de informații greu accesibile în format fizic.

Spre exemplu, răspândirea tot mai amplă a muncii în sistem work from home sau în format hibrid a făcut ca pontajul angajaților să fie tot mai greu de gestionat. Alături de datele referitoare la prezența salariaților, există numeroase informații și procese care pot fi digitalizate pentru a fi gestionate optim.

În continuare, îți vom prezenta cinci motive importante pentru a lua în considerare digitalizarea proceselor de administrare personal si salarizare.

1. Volum de muncă prea încărcat

Din cauza unor proceduri tot mai complexe, sarcinile zilnice pot avea nevoie de un timp îndelungat pentru a fi realizate și astfel apar nemulțumiri din partea clienților. Unele sarcini ar putea fi neglijate sau amânate pentru prea mult timp, fapt care îngreunează activitatea unei companii pe termen lung.

Dacă operațiunile esențiale nu sunt duse la bun sfârșit, efectele negative pot fi majore. Mai mult, dacă membrii echipei tale se simt copleșiți sau suprasolicitați, le va fi greu să mențină un nivel ridicat al productivității muncii pe care o desfășoară.

2. Ai nevoie de o eficientizare a costurilor

În orice organizație, tehnologia intuitivă joacă un rol esențial pentru economisirea costurilor, alături de simplificarea proceselor recurente. Utilizarea unor softuri pentru desfășurarea activității minimizează necesarul de materiale auxiliare (ex: hârtii), elimină sau reduce nevoia de a păstra o arhivă în format fizic, care poate fi greu de accesat la nevoie, și elimină costurile cu transportul documentelor prin intermediul unor curieri.

3. Portofoliul de clienți al companiei tale se mărește constant

Dacă organizația ta trece printr-un proces de dezvoltare accelerată, care presupune și creșterea portofoliului de clienți, probabil și nevoile angajaților se modifică, iar sarcinile care trebuie gestionate sunt din ce în ce mai multe. A avea mai mulți clienți înseamnă un aspect pozitiv pentru companie, însă presupune și un volum mai mare de muncă. Procesele desfășurate manual sunt predispuse la anumite întârzieri, care poate fi un factor de stres pentru membrii echipei.

4. Îți este greu să ții cu pasul cu actualizările legislative

În general, modificările legislative din Codul Muncii sunt dese, fapt care poate îngreuna activitatea unei companii care desfășoară operațiuni de resurse umane și salarizare. Frecvența actualizărilor din lege poate face ca unele operațiuni să fie neconforme dintr-o neatenție, sau pentru că nu te-ai informat la timp asupra unei modificări.

Respectarea tuturor actualizărilor legislative în procesele administrative și de payroll este esențială pentru a evita sancțiuni sau penalizări din partea instituțiilor statului. Soluțiile software performante de HR beneficiază constant de actualizări în ceea ce privește legea care trebuie respectată, astfel că nu trebuie să îți faci griji în acest sens.

5. Erori dese în procesele de zi cu zi

Când vine vorba de îndeplinirea sarcinilor, oamenii sunt mai predispuși la erori decât instrumentele digitale. Procedurile complicate, un volum mare de muncă și procesele repetitive pot cauza anumite erori în activitatea zilnică. Ele pot necesita un timp îndelungat pentru a fi corectate, lucru care adaugă un stres suplimentar pentru angajați și le îngreunează activitatea.

Digitalizarea optimizează fluxul de lucru și oferă posibilitatea de a face corecturi ușoare și rapide. Când operațiunile sunt automatizate în mare parte, probabilitatea erorii umane este redusă considerabil.

Tehnologia, un sprijin important pentru dezvoltarea afacerii

Dacă întâmpini situațiile descrise mai sus în desfășurarea activității, poți lua în considerarea implementarea unor soluții digitale. Cu ajutorul tehnologiei, se reduc costurile dintr-o companie, alături de îmbunătățirea productivității generale și a performanței echipei. Sarcinile repetitive sunt minimizate iar tu te poți concentra pe strategii de dezvoltare a companiei. Pentru a rămâne competitiv la un nivel înalt, dar și pentru a maximiza potențialul organizației, soluțiile software sunt de mare ajutor.