Experiența CEMACON cu soluțiile UCMS by AROBS (True HR și dp-Payroll)

Interviu cu Iulia Androne, specialist senior dezvoltare organizațională @Cemacon, și Raluca Avram, coordonator relații de muncă și payroll @Cemacon 

Într-o industrie tradițională precum cea a construcțiilor, digitalizarea proceselor de HR și payroll părea, la început, complicată. Pentru CEMACON, transformarea digitală cu soluțiile UCMS by AROBS a fost un proces lin și a însemnat o optimizare a operațiunilor zilnice.

Am stat de vorbă cu Iulia Androne, specialist senior dezvoltare organizațională @Cemacon, și Raluca Avram, coordonator relații de muncă și payroll @Cemacon, despre ce așteptări aveau de la digitalizare, ce rezultate au obținut odată implementate cele două soluții (True HR și dp-Payroll) și cum s-a schimbat modul în care HR-ul și payroll-ul funcționează astăzi într-o companie cu 400 de angajați.

1. Digitalizarea ca trend sau necesitate? Ce v-a determinat să începeți procesul de digitalizare pentru HR și payroll și care erau inițial obiectivele pe care voiați să le atingeți?

Ne uităm constant la cum evoluează lucrurile din punct de vedere tehnologic și ne propunem să ținem pasul cu ce se întâmplă în piață. Dar, întotdeauna, urmărim să adoptăm noile tendințe în contextul specific al companiei.

Principalul obiectiv a fost eficientizarea activităților de HR și payroll într-un context în care volumul de muncă și numărul de angajați erau în creștere. Ne doream să eliminăm munca repetitivă, să reducem riscurile de eroare și să-i oferim echipei HR mai mult timp pentru activități cu valoare adăugată mai mare.

Pe scurt, ne-am dorit să trecem de la un model de lucru administrativ-tradițional la unul orientat mai mult spre nevoile de business, în care tehnologia sprijină deciziile, nu doar execută sarcini.

2. Să refacem un pic contextul în care se întâmplau procesele înainte de a investi în digitalizare: cum arătau activitățile de HR și payroll înainte de implementare?

O parte din procese se desfășurau predominant manual. Spre exemplu, pontajele se centralizau în Excel, iar cererile de concediu circulau pe hârtie. Iar calculul salarial presupunea verificări și corecții laborioase.

De exemplu, completarea și verificarea pontajelor pentru aproximativ 200 de angajați, câți erau atunci în companie, dura patru zile de muncă lunar. În plus, fiecare ajustare presupunea o serie de email-uri și verificări suplimentare între HR și manageri.

În lipsa unui sistem digital integrat, volumul de muncă manuală era considerabil, iar procesele zilnice erau greoaie și consumatoare de timp. O mare parte din efortul echipei era direcționată către completări, verificări și corecturi administrative, în loc să fie orientată spre activități cu valoare adăugată. Astfel, nivelul de digitalizare a proceselor de la acel moment nu doar că îngreuna fluxul operațional, ci limita și eficiența generală a departamentului.

3. Dincolo de obiectivul principal, cu siguranță v-ați setat anumite așteptări cu privire la ce putea rezolva digitalizarea? Care erau acestea?  

Ne așteptam ca noul sistem să aducă o schimbare reală în modul nostru de lucru: să reducă semnificativ timpul de procesare, să crească acuratețea datelor și să elimine o parte din complexitatea comunicării dintre HR, management și angajați. Ne doream să trecem de la procese fragmentate și solicitante la un flux unitar, automatizat și ușor de gestionat.

În același timp, vizam un nivel superior de transparență și autonomie. Fiecare angajat ar trebui să poată accesa rapid informațiile care îl privesc — pontaje, concedii, documente — fără să mai fie nevoie de email-uri sau solicitări către HR. În esență, ne doream un sistem care să simplifice, să clarifice și să conecteze mai bine întreaga organizație.

4. Cât de mult au reflectat rezultatele obținute cu digitalizarea ceea ce v-ați propus inițial? A reușit să răspundă așteptărilor inițiale?

Rezultatele au răspuns într-o mare măsură așteptărilor noastre inițiale. Ne așteptam la eficientizare, iar digitalizarea ne-a adus un nivel mai ridicat de control și transparență. Vorbim atât despre procese mai rapide, cât și despre un mod de lucru mai clar, mai coerent și mai responsabil.

Digitalizarea ne-a oferit o imagine mai detaliată și ne-a furnizat informații relevante în timp real asupra resurselor umane, iar asta a optimizat modul în care luăm deciziile, planificăm și comunicăm. În urma introducerii unor informații suplimentare în aplicații, reușim acum să generăm mai rapid și mai ușor rapoarte și documente necesare proceselor de HR și salarizare.

Documentele de personal se generează acum automat, fluxurile de aprobare pentru concedii, pontaje și evaluări sunt digitale, iar toate modificările sunt vizibile în timp real.

Echipa HR este acum mai rapidă, mai sigură pe datele sale și mai aproape de oameni.

5. Să ne uităm un pic la impactul concret pe care digitalizarea a avut-o asupra unor procese. De exemplu, cum arată acum procesele de payroll? Și, dacă ar fi să ne uităm la cum se reflectă impactul în cifre, care sunt cele mai evidențe optimizări?

Pentru exemplificare, cred ca este esențial să luăm ca reper provocările recurente. Datele de input se preiau automat din sistem, fără intervenții manuale, iar prelucrarea lor este definită de acuratețe și coerență.

În plus, când ne-am aflat în situația de a calcula automat compensările aplicate în urma eliminării facilităților fiscale din domeniul construcțiilor, softul dp-Payroll ne-a ajutat în acest proces pentru că a redus presiunea de pe echipă.

Ca rezultate măsurabile, ne putem uita la pontaj, la fluxurile de aprobare și, în special, la rata erorilor. Aici, impactul digitalizării este semnificativ:

• importul datelor din pontaj în calculul salarial s-a redus semnificativ;
• fluxurile de aprobare pentru pontaj, concedii sau managementul performanței sunt complet automatizate;
• am optimizat procesele de administrare de personal și salarizare semnificativ: s-a redus timpul dedicat înregistrării cererilor de concedii și introducerii și preluării obiectivelor dintr-o sesiune de evaluare în alta;
• în cazul pontajelor, s-a redus timpul pentru evidențierea timpului lucrat odată cu alocarea automată a programului de lucru pentru fiecare angajat;
• echipa HR a câștigat timp pe care îl poate redirecționa către proiecte de dezvoltare;
• angajații au acces rapid la fluturași, informații contractuale și pontaj, iar acest lucru a îmbunătățit experiența lor în companie.

6. De obicei, schimbarea aduce cu sine o ieșire din zona de confort sau rezistență. Cum a fost primită această transformare de către angajați, în special de către cei din producție?

Rezistența la schimbare apare, de regulă, odată cu propunerea unui mod de lucru diferit. Pentru a diminua această reticență, am adoptat o abordare activă și constantă de susținere: am organizat sesiuni de training dedicate și am purtat discuții deschise cu angajații ori de câte ori a existat ocazia. Atât echipa de HR, cât și managerii din unități s-au implicat activ.

Pentru colegii a căror activitate nu presupune muncă la calculator, digitalizarea a adus o schimbare reală: prin info-kiosk-urile din fabrici, își pot accesa oricând fluturașul de salariu, pontajul și cererile de concediu. Putem considera că a fost o formă de democratizare a informației. Fiecare are acces la aceleași date, în același timp, conform propriului nivel de acces la informații, desigur.

Așa cum am și anticipat, a existat inițial o ușoară reticență, însă, după doar câteva luni, funcționalitățile s-au dovedit a fi intuitive și utile. Tot mai mulți dintre colegii noștri, inclusive cei din producție, devin utilizatori activi.

Pe de altă parte, angajații care erau deja obișnuiți să folosească tehnologia zilnic au fost cei care au adoptat rapid noile instrumente și au devenit, astfel, repere pentru ceilalți. Deschiderea lor a accelerat procesul de adaptare și a creat o cultură a învățării și colaborării digitale, chiar și acolo unde părea inițial dificil să scoatem oamenii din zona de confort.

7. Dincolo de procese și activități recurente, ați simțit că digitalizarea a influențat într-o anumită măsură și cultura organizațională?

Da, digitalizarea a avut ecouri și în această privință. Transformarea a început ca o soluție tehnologică și a devenit un proces de schimbare culturală. A adus transparență, a crescut gradul de autonomie al angajaților și a profesionalizat rolul HR-ului.

Astfel, se consolidează poziționarea HR-ului ca partener de business, și nu mai este văzut ca fiind doar un departament administrativ. Pe termen lung, digitalizarea va consolida încrederea între echipe și va întări cultura organizațională bazată pe claritate, colaborare și evoluție.

8. Încheiem cu o întrebare firească: ce urmează din perspectiva digitalizării? Care sunt planurile CEMACON?

Continuăm direcția de automatizare cu procese de onboarding, development și analize de impact. Vedem un viitor în care HR-ul este interconectat cu toate sistemele companiei și chiar cu instituțiile statului, iar inteligența artificială are capacitatea de a sprijini deciziile pe care le luăm în cadrul echipei.

Digitalizarea nu mai este un proiect punctual, ci reprezintă un proces continuu de îmbunătățire menit să aducă mai multă eficiență, dar și mai mult sens muncii din HR.

Privim această transformare nu doar ca pe o evoluție tehnologică, ci ca pe o schimbare de mentalitate. Automatizarea ne eliberează de sarcinile repetitive și ne permite să ne concentrăm pe ceea ce contează cu adevărat: oameni, dezvoltare și cultură organizațională.

Digitalizarea este, în fond, despre a aduce mai multă claritate, încredere și valoare în tot ceea ce facem. Este un parcurs spre un HR mai uman, sprijinit de tehnologie.

Despre CEMACON

Cu 57 de ani de experiență în industria materialelor de construcții, CEMACON este liderul pieței de zidărie din România și cel mai mare producător care are capital românesc.

CEMACON operează șapte linii de producție pe trei platforme industriale și face parte din Pavăl Holding, consolidându-și poziția prin investiții strategice, tehnologii inovatoare și o viziune orientată spre dezvoltare sustenabilă.

Tripla certificare „Best Managed Companies” (2023, 2024 și 2025) confirmă eforturile constante ale CEMACON spre excelență operațională și stabilitate, reflectând un parcurs construit pe inovație, responsabilitate și performanță.