
Capcanele implementării unui HRIS software
Capcanele implementării unui HRIS software
După ce ai ales soluția de HR potrivită pentru nevoile companiei, urmează un proces de implementare hris software, care trebuie gestionat cu grijă atât de furnizorul soluției, cât și de tine în calitate de beneficiar. Pot apărea situații neașteptate, pentru care trebuie să fii pregătit, dar și câteva capcane, pe care le vom detalia în acest articol. Citește în continuare pentru a afla la ce să fii atent atunci când te afli în procesul de implementare a unui soft HR complex în compania ta.
Citește și:
» Diferențe între un soft consacrat de HR și o soluție nou-dezvoltată
Cuprins
Efortul implementării, prezent de ambele părți
Indiferent de particularitățile companiei tale, o implementare hris software este un mers în tandem. De aceea, numărul de pași realizați este egal: câți pași face implementatorul, tot atâția pași trebuie să facă și compania care a cerut softul. Altfel spus, efortul unui beneficiar în implementare este la fel de mare ca și al implementatorului. Provocarea este că furnizorul are experiență în astfel de dezvoltări și implementări, în timp ce beneficiarul nu are. De asemenea, un dezvoltator de soluții recunoscut pe piață îți poate oferi îndrumare dacă vrei să integrezi aplicația HR cu un sistem payroll.
Cum arată un proces de implementare optim
Deși unul dintre criteriile de top în selecția softului nu este și ușurința de implementare, rămâne o etapă esențială în care prezența beneficiarului ar trebui să fie obligatorie. Dacă o implementare hris software decurge fără implicarea directă a beneficiarului, rezultatul riscă să fie unul neplăcut, care să aibă nevoie de numeroase ajustări. Dar cum arată un proces de implementare optim?
Anumite etape pot fi comasate (cum ar fi analiză și design) sau ordinea anumitor faze schimbate (cum ar fi migrare de date cu instruirea). În proporție de 80-90% din cazuri însă, așa arată un proces optim de implementare hris software.
Vrei să afli mai multe despre identificarea aplicației potrivite pentru procesele de HR și payroll? Descarcă acum Ghidul alegerii inteligente a unei soluții software!
Capcanele implementarii unui hris software
Analiza frugală
În etapa de analiză, o serie de lucruri pot fi omise de la stabilirea nevoilor beneficiarului. Iată câteva erori pe care o parte dintre companiile care și-au dorit la un moment dat un soft personalizat le-au făcut în faza de analiză:
- Persoanele participante la analiză nu erau factori decizionali – Nu sunt rare situațiile în care sunt prezente persoane care au timp dar nu au putere de decizie reală, sau în care beneficiarul spune: „am angajat pe cineva nou care o să se ocupe”. Analiza trebuie făcută sau cel puțin supervizată de persoane cu experiență și/sau să fie persoane de decizie care sunt responsabile de procesele de business și de modelarea acestora în noua aplicație.
- Etapa de analiză este subevaluată – situația în care beneficiarii se așteaptă ca soluția software să răspundă cerințelor în întregime, fără să verifice dacă toate procesele lor de business sunt identificate și integrate în cadrul analizei.
- Analiza reală se face abia în faza de go live – adică, abia la pornirea aplicației în companie se identifică procese care ar trebui să facă parte din implementare hris software, procese care nu au fost inventariate în etapa de analiză și fără de care softul nu poate funcționa corespunzător.
Testarea necorespunzătoare
Faza de testare a soluției software, înainte de a fi utilizată în companie, este o fază critică. Nu de puține ori nu se alocă destul timp angajaților responsabili cu testarea, astfel încât aceștia să se asigure că produsul corespunde tuturor funcționalităților dorite. Care este riscul? Un rezultat final cu multe deficiențe și care, cel mai probabil, nu va fi folosit concret în companie. Nu de puține ori soluțiile software dezvoltate la cerere ajung în această situație.
Migrarea datelor
În procesul de selecție te va interesa, desigur, dacă datele pot fi importate. Și chiar dacă, aparent, răspunsul afirmativ, ceea ce poate nu vei ști încă de la început este că migrarea de date va presupune un efort mare din partea echipei tale.
Cele patru puncte critice din cadrul migrării datelor
Atunci când ne referim la migrarea datelor, există patru puncte esențiale care trebuie gestionate cu maximă atenție, pe care le vom detalia în cele ce urmează.
Extragerea datelor din sistemul curent
Operațiunea poate fi realizată de implementatorul soluției sau de echipa ta, care va trebui să extragă datele din fișiere de tip Excel pentru a putea face procesarea ulterioară. Încearcă să extragi cât mai mult din sistemul curent, indiferent dacă poți rula interogări cu care se exportă datele sau poți exporta diferite rapoarte în format tabelar, adică Excel, sau efectiv le poți lua direct din interfața programului.
Transformarea datelor pentru a corespunde sistemului nou
Cel mai simplu este să lucrezi în baze de date intermediare de tip Access unde poți rula diferite interogări, comasa diferite tabele și obține tabele finale cât mai apropiate de ce ai nevoie.
Consistența și corectitudinea datelor
Cel mai sigur e că nu vei pregăti un singur fișier de import date. Cel mai important este să te asiguri că datele sunt corecte și consistente. Spre exemplu, numărul de zile de concediu rămase de efectuat pentru un angajat să fie 100% corect. S-ar putea ca într-un fișier să dai numărul de zile de concediu rămase de efectuat pentru fiecare angajat din companie, iar în alt fișier să dai numărul de zile de concediu rămase de efectuat pe fiecare departament. Dacă cele 2 informații nu sunt corelate (adică suma zilelor de concediu rămase în companie să fie identică în ambele cazuri), atunci undeva la importul în noul soft se vor genera erori și toată operațiunea de export și de pregătire a datelor trebuie reluată.
Momentul migrării datelor
În ciuda faptului că, în mod normal, este o etapă din mijlocul procesului, este esențial să începi lucrul la migrarea datelor încă din prima zi a proiectului. Este un proces foarte lung și anevoios să scoți date, să le corectezi, să le “mapezi”, să te asiguri că sunt consistente – de aceea trebuie să începi cât mai devreme această fază a proiectului. Poți solicita formatele de fișiere de migrare, poți efectua migrări de test, extrageri și importuri de test pentru a te asigura că, atunci când ajungi la final, la migrarea finală de date, vei avea succes. Solicită formatele de fișiere de migrare, deși știm că nu sunt cele finale (dar solicită șabloanele standard de fișiere de migrare pe care le are furnizorul tău) încă din prima zi a proiectului.
Planifică atent procesul de implementare alături de furnizor
Acestea sunt capcanele care pot apărea în procesul de implementare hris software, pe care le poți evita pentru a beneficia la maximum de particularitățile soluției alese și pentru a utiliza aplicația în condiții optime. Operațiunea complexă necesită o colaborare strânsă între implementator și beneficiar pe tot parcursul acesteia. Deși furnizorul de software vine cu experiență și expertiză, succesul implementării depinde în mare măsură de implicarea activă a echipei beneficiarului. Analiza inițială, migrarea corectă a datelor, precum și testarea riguroasă a sistemului sunt elemente esențiale pentru a evita capcanele obișnuite. Printr-o planificare atentă și o coordonare eficientă, poți maximiza beneficiile soluției HRIS alese, având astfel parte de o implementare de succes.