Ce avantaje îți oferă modulul True Semnătură Electronică?

Ce-avantaje-iti-ofera-modulul-True-Semnatura-Electronica-1

Ce avantaje îți oferă modulul True Semnătură Electronică?

Când vorbim de digitalizare, vorbim despre avantajele pe care ni le oferă, despre felul în care ne permite să ne schimbăm modul de lucru astfel încât să lucrăm cât mai optim. Sarcinile manuale, redundante, pot fi foarte ușor automatizate astfel încât să ne creăm un flux de lucru mult mai bine organizat. Semnarea olografă a documentelor este o sarcină nu doar importantă, cât și consumatoare de timp și energie. O alternativă eficientă din punct de vedere al costului este, desigur, adoptarea unor instrumente digitale care să permită semnarea electronică, cum ar fi True Semnătura Electronică, un modul aflat în dezvoltare în portofoliul funcționalităților din True HR. Care sunt avantajele utilizării lui?

Citește și:

» Ce avantaje îți oferă True Work from Home?
» Există doar anumite industrii pe care se pliază True HR și dp-Payroll?

1. Te bucuri de securitate la cel mai înalt nivel

Semnăturile olografe pot suferi pe parcurs modificări sau pot fi copiate foarte ușor. O semnătură digitală nu este la fel de ușor de modificat sau de copiat, deoarece se înregistrează în forma sa exactă. Astfel că, documentele semnate direct în softul de resurse umane True HR, dețin semnătura originală a persoanelor implicate. Prin urmare, din punct de vedere legislativ nu există nicio neconcordanță. Mai mult decât atât, cu True Semnătura Electronică poți aplica pe documente, atât semnătura simplă, cât și certificată de autoritățile competente.

2. Economisești timp și crești viteza de lucru

În procesul de administrare personal gestionarea documentelor este sarcina principală. De aceea, colectarea datelor în timp util, precum și depunerea lor către instituțiile statului, necesită resurse de timp considerabile. Prin semnarea electronică a documentelor, procedeele birocratice nu mai sunt la fel de complicate. Angajații pot semna online documentele, iar specialiștii în resurse umane au acces la ele în timp real. Prin urmare, pot depune documentațiile într-un timp foarte scurt, iar întregul procesul se desfășoară mult mai rapid.

3. Îmbunătățești comunicarea cu angajații și cu instituțiile statului

Viteza prin care putem opera datele în mediul digital este cu siguranță în avantajul tuturor. În momentul în care ai un document sau un flux de documente ce trebuie semnate, notifici angajatul, iar acesta se va conecta imediat în aplicație prin True Portalul Angajatului și va semna actele necesare. Cu siguranță angajații vor aprecia ușurința prin care decurge acest flux de lucru.

4. Semnezi printr-o singură mișcare un flux de documente

Softul True HR permite generarea unui flux de documente ce urmează a fi semnate. Fie că sunt generate din soft, fie că sunt încărcate din calculator, softul comprimă fișierele într-un singur flux de lucru. Actorii implicați semnează o singură dată documentul din fluxul de aprobare. Ulterior, semnătura se va aplica pe toate documentele existente. În același timp, angajații implicați în acest proces, vor avea acces doar la documentul pe care trebuie să îl semneze individual, nu la toate celelalte din fluxul de aprobare.

5. Reduci costurile

Costurile implicate în întregul procesul de semnare în acest context în care regimul de lucru work from home este o normalitate sunt destul de ridicate. De ce? Pentru că implică, în mare parte, costul pentru curier. Actele trebuie trimise către angajat, iar ulterior trebuie recuperate. În cazul în care se optează pentru semnarea electronică, costurile sunt reduse cu aproximativ până la 50%. De asemenea, vorbim despre o metodă mult mai comodă de lucru, atât pentru angajați, cât și pentru oamenii din HR.

Dorești să afli cum te ajută True Semnătura Electronică? Contactează-ne!