Administrarea personalului cu True HR – ghid de utilizare

Lectură de 4 minute

Administrarea personalului este o activitate destul de complexă și presupune multe sarcini. Cu True HR, modulul True Administrare Personal gestionarea datelor angajaților este mai simplă. Prin centralizarea informațiilor într-un sigur soft pentru administrarea personalului te bucuri de autonomie deplină în gestionarea activităților, economisind resurse valoroase de timp. Iată cum te ajută modulul:

Citește și:

» Generează adeverința de salariat din aplicațiile True HR și dp-Payroll!
» Află cum poți planifica turele angajaților în contextul pandemic

Informații generale

Accesul la aplicația pentru administrarea personalului se face prin intermediul unui browser de internet: Chrome și Edge. Accesul în aplicație este permis doar pe baza unui utilizator atribuit de către adminsitartorul sistemului și a unei parole.

Fiecare utilizator poate avea roluri diferite în aplicație.

În situația în care utilizatorul are mai multe roluri setate, el va putea să-și schimbe rolul din aplicație în funcție de nevoi. Fiecare utilizator își poate personaliza interfața cu limba de navigare (română sau engleză), alături de tema dorită.
Interfața modulului pentru administrarea personalului este prietenoasă cu utilizatorii, gestionarea acțiunilor fiind intuitivă. Selectarea informațiilor ce urmează a fi prelucrate se bifează corespunzător. Ulterior, toate acțiunile se bazează pe informațiile selectate.

Aplicația permite stocarea tuturor datelor angajaților, grupate astfel:

• Date generale (date de identitate ale angajatului – adrese, date de contact, acte de identitate, permise de muncă, date bancare, cetățenii, fonduri de pensii etc.);
• Date contractuale;
• Date medicale;
• Profilul angajatului;
• Date de evaluare;
• Management de carieră;
• Rapoarte;

Majoritatea paginilor din True HR afișează liste de înregistrări. Astfel și modulul pentru administrarea personalului oferă o privire de ansamblu asupra tuturor datelor înregistrate.

Mesaje de avertizare și de eroare

Administrarea personalului cu aplicația True HR te ajută le prevenirea erorilor. Cum? De fiecare dată când se adaugă sau se salvează o înregistrare, sistemul validează toate elementele din aceasta înregistrare (spre exemplu, câmpurile obligatorii să fie completate). Dacă apar erori, softul de resurse umane va afișa o fereastră în care se explică motivul apariției mesajului. Apoi va permite revenirea în pagină pentru corectarea lor.
Atenție la gestionarea datelor angajaților. O înregistrare ștearsă nu mai poate fi recuperată.
Mai mult, aplicația pentru administrarea personalului permite setarea unor avertizări. Acestea au rolul de a te anunța asupra modificărilor ce intervin în sistem. În cazul avertizărilor cu privire la expirarea perioadei de probă sau a contractului pe perioadă determinată, se poate seta ca avertizarea să se declanșeze cu un anumit număr de zile înainte producerea evenimentului. . Astfel, vei avea timp să îți planifici sarcinile într-un mod optim

Configurare liste

True HR pune la dispoziția utilizatorilor un mare număr de liste preconfigurate (dropdown list). Astfel se menține coerența datelor, iar operarea în aplicație este ușurată.

Pe liste pot fi configurate diverse informații, în funcție de nevoile existente. Iată câteva tipuri de date ce pot fi configurate pentru a te ajuta în administrarea personalului:

• Titlu, sex, stare civilă, religie, cetățenie, adresa, card, educație;
• Grupa sanguină, RH, stare medicală, examen medical, invaliditate, grad militar, permis de muncă;
• Categorie carnet de conducere, mașină;
• Motiv schimbare tip / status / durata contract;
• Motiv încadrare și/sau motiv intern;
• Clasa contact și condiții de muncă;
• Venit, credit, clauză contract.

Configurare template pentru utilizatori

Softul pentru administrarea personalului True HR permite configurarea mai multor template-uri folosite pentru transmiterea unor notificări. În funcție de modulul în care sunt folosite, se pot defini următoarele tipuri:

• Template pentru cerere de actualizare CV;
• Template pentru proiecte de recrutare;
• Template pentru invitație training;
• Template pentru trimitere CV;
• Template pentru trimitere de notificări;
• Template notificare echipă de recrutare;
• Template notificare la angajare;
• Template notificare pentru oferta salarială.

Descărcare rapoarte word predefinite

Se pot încărca pe serverul pe care rulează aplicația True HR mai multe template-uri pentru rapoartele word ce se pot genera din aplicație. Astfel că, la nevoie, rapoartele se accesează și se vor face completările necesare pentru administrarea personalului.

Managementul organizației

O condiție de succes pentru orice sistem de HR pentru administrarea personalului este posibilitatea de a simula cât mai bine structura propriu-zisă a organizației pe care o gestionează. De aceea True HR oferă posibilitatea definirii oricăror structuri organizatorice independente care să acopere atât nevoile de raportare interne, cât și pe cele impuse de legislație. În cadrul acestor structuri organizatorice pot fi definite unitățile propriu-zise. Apoi, în cadrul fiecărei unități se pot specifica locurile de muncă, cu detaliile lor specifice.

Cine suntem noi?

UCMS by AROBS este o companie producătoare de soluții software pentru HR și Payroll cu 24 de ani de experiență. Punem accent pe nevoile partenerilor noștri, pentru a le facilita munca și ușura procedurile administrative. Soluția True HR este configurabilă pentru orice afacere din orice tip de industrie. De aceea, pentru a găsi o soluție cât mai bună care să te ajute la modul real să îți ușureze munca, haide să facem cunoștință. Contactează-ne și află tot ce ai nevoie despre True Administrarea Personalului!