5 pași pentru a crea o strategie de digitalizare a departamentului de HR

Pandemia de COVID-19 a provocat organizațiile să își reorganizeze modul de lucru. Munca de la distanță a câștigat tot mai mult teren și, dacă înainte era doar o opțiune care se acorda ocazional, acum a devenit principala formă de lucru pentru cele mai multe companii. Desigur, adoptarea acestei măsuri a însemnat și achiziționarea de echipamente tehnologice corespunzătoare, dar nu numai atât. Această schimbare a presupus și crearea unei strategii de digitalizare a departamentelor de resurse umane.

Citește și:

» Păstrează o evidență clară asupra activității companiei cu dp-Rapoarte Complexe!
» Ce avantaje îți oferă modulul True Semnătură Electronică?

Ce înseamnă o strategie de digitalizare a departamentului de HR?

Prin digitalizarea departamentului de resurse umane ne referim la adoptarea unor instrumente tehnologice destinate automatizării procedurilor și gestionării lor în format electronic. Să nu uităm că departamentul de HR are multe sarcini administrative de îndeplinit, precum:

• gestionarea programului de lucru și pontajul;
• calcularea și livrarea salariilor;
• gestionarea cererilor de concediu și a absențelor;
• gestionarea procesului de recrutare;
• asigurarea managementului performanței angajaților;
• întocmirea documentelor și a rapoartelor.

Gestionate manual, aceste sarcini consumă resurse considerabile de timp, energie și pot fi  destul de complicate. Desigur că în funcție de mărimea companiei, aceste atribuții vor fi gestionate de una sau mai multe persoane. Totuși, acum este posibil să se digitalizeze o mare parte a sarcinilor recurente folosind instrumente digitale sau un soft resurse umane astfel încât să se automatizeze.  

Digitalizează departamentul de resurse umane

Trecerea de la o organizație care se bazează pe gestionarea sarcinilor manual, la o soluție software digitală poate fi, fără îndoială, o mare provocare pentru o afacere. De aceea, trebuie realizat un plan de management al schimbărilor, pentru ca trecerea să fie mai ușoară. Chiar dacă managerii de resurse umane sunt primii afectați de această schimbare, implementarea unui HRIS (human resource information system) va avea un impact asupra modului în care lucrează aproape toți angajații din companie. Pentru a vă ajuta să implementați cu succes o strategie de digitalizare a departamentului de HR, am enumerat mai jos 5 pași pe care ar trebui să îi aveți în vedere:

Pasul 1: Întocmiți o listă cu sarcinile existente în departamentul de HR

Un pas cât se poate de simplu, dar extrem de util. Creați o listă cu toate atribuțiile pe care le efectuați în mod recurent în departamentul de resurse umane. Odată definită lista, vă va ajuta să vă identificați nevoile, astfel încât atunci când veți alege un program software, veți ști ce funcționalități să căutați. Prin urmare, este util și pentru a vă ajuta să alegeți cel mai bun soft de HR.

Pasul 2: Evaluați sarcinile care consumă cel mai mult timp

Pentru fiecare sarcină enumerată la pasul 1, va trebui să calculați timpul  alocat într-o lună de zile pe fiecare în parte. Acest pas este util deoarece unele sarcini se fac doar mai rar și durează câteva ore. Totuși, altele sunt recurente, astfel, chiar dacă durează doar câteva minute de fiecare dată, cumulate, pot reprezenta resurse importante de timp. Această activitate este foarte importantă deoarece vă va permite să identificați sarcinile pe care petreceți cel mai mult timp.

Pasul 3: Analizați opțiunile de softuri existente și faceți o alegere potrivită

Pe piață există multe soluții software pentru gestionarea activității din departamentele de resurse umane. Acum că aveți identificate nevoile, analizați fiecare opțiune și vedeți dacă funcționalitățile pe care le dețin răspund la necesitățile existente. Priviți comparativ opțiunile și consultați părerile utilizatorilor.

Pasul 4: Nu uita de integrarea datelor în sistem

Odată ce software-ul HR a fost ales, integrarea datelor va fi necesară. Este o sarcină cu adevărat solicitantă, mai ales dacă datele existente în format fizic trebuie introduse în soft, manual. Cu toate acestea, unele softuri pot face acest lucru automat, dacă datele există totuși într-o arhivă digitală. Pentru a spori eficiența, puteți să vă interesați de acest aspect înainte de a achiziționa soluția.

Pasul 5: Instruiți personalul cu privire la noile modificări

Pentru a beneficia la maxim de avantajele digitalizării procedurilor din departamentul de resurse umane, este nevoie ca personalul să fie bine instruit. Softurile de HR sunt adesea destul de complexe. De aceea, cunoașterea lor amănunțită se va realiza în timp. Însă, pentru a accelera procesul, solicitați de la furnizor un program de instruire. Cu cât angajații se obișnuiesc mai repede cu noul sistem, cu atât rezultatele se vor vedea mai repede, iar eficiența nu va întârzia să apară. Desigur, alegerea unui software de resurse umane intuitiv și  simplude utilizat, face mai ușoară parcurgerea acestui pas.

Procesul de digitalizare al departamentului de HR este mai simplu cu True HR și dp-Payroll

Digitalizarea departamentului de HR aduce cu siguranță nenumărate avantaje. Prin automatizarea procedurilor, angajații vor câștiga mai mult timp pentru a le aloca pe sarcini creative și elaborarea de strategii de optimizare a activității. Cu soluțiile noastre, True HR și dp-Payroll munca din departamentul de HR devine mai ușoară. Softurile sunt configurabile pe nevoile oricărei companii, indiferent de industria din care face parte, având 25 de ani de experiență. Contactează-ne și află mai multe despre noi!